Rapporten genereren bij de receptie

Rapporten zijn een belangrijk onderdeel van elke instelling, vooral in de horecasector, waar veel check-ins en check-outs plaatsvinden. En niet alleen dat, maar om uw klanten tevreden te stellen en hun veiligheid te garanderen, zijn rapporten nodig. Je moet weten wat ze lekker vinden en hoe ze het lekker vinden, wat ze eten en wat ze niet doen, om ze tevreden te stellen. Het is noodzakelijk om te begrijpen wie uw gasten kan bezoeken, hoe laat ze wakker worden, welke diensten ze graag aangeboden krijgen op verschillende tijdstippen, welke faciliteiten ze graag gebruiken en andere essentiële informatie om ervoor te zorgen dat u hen het beste kunt bieden. omwille van de klanten; Rapportages zijn ook nodig om de groei van de organisatie te monitoren. Vragen over winst, hotelbeveiliging, hotelmanagement, welzijn van werknemers en hoteladministratie kunnen allemaal worden beantwoord met adequate rapporten. 

Hoewel andere gegevens mogelijk niet beschikbaar zijn bij de receptie, zijn receptierapporten van cruciaal belang en hebben ze veel te maken met de klant. en klanten welzijn. Ze begeleiden receptionisten bij de receptie bij het beantwoorden van vragen, ongeacht de dienst, en helpen bij een goede hoteladministratie. 

Betekenis van het genereren van rapporten bij de receptie

• Operationele efficiëntie: Frontdeskrapporten bieden een momentopname van de dagelijkse activiteiten, waardoor het management de prestaties kan volgen, reserveringen kan volgen, in- en uitchecken en een soepele werking kan garanderen.
• Nauwkeurigheid van gegevens: door regelmatig rapporten te genereren, kan het receptiepersoneel ervoor zorgen dat klantgegevens, financiële transacties en inventaris up-to-date en accuraat zijn, waardoor fouten tot een minimum worden beperkt.
• Inkomsten bijhouden: rapporten over boekingen, betalingen en terugbetalingen helpen de inkomstenstromen bij te houden, zodat alle financiële activiteiten correct worden geregistreerd en afwijkingen vroegtijdig worden geïdentificeerd.
• Klantenservice: Rapporten kunnen trends in klantverzoeken, klachten of feedback benadrukken, waardoor de servicekwaliteit kan worden verbeterd en proactief op de behoeften van de klant kan worden gereageerd.
• Toewijzing van middelen: inzicht in patronen in de aankomst van gasten of piekuren kan helpen bij het effectief toewijzen van personeel en middelen, waardoor onder- of overbezetting wordt voorkomen.
• Naleving en auditing: gedetailleerde gegevens die worden bijgehouden via rapporten aan de receptie garanderen de naleving van de financiële regelgeving en kunnen als referentie dienen tijdens audits.
• Probleemidentificatie: Rapporten kunnen problemen identificeren zoals dubbele boekingen, systeemfouten of vertragingen, waardoor het receptieteam onmiddellijk corrigerende maatregelen kan nemen.

Hier vindt u enkele rapporten die bij de receptie worden gegenereerd en hoe u deze kunt ontwikkelen.

Aankomstrapport

Het aankomstrapport is het rapport dat informatie bevat over de gasten. aankomst. Het laat precies zien wanneer gasten binnenkwamen en helpt het management vanaf dat moment bij het nemen van beslissingen of conclusies over de gast. 

Het genereren van de aankomstrapporten hangt uitsluitend af van de stijl van bijhouden die door elk horecabedrijf wordt gebruikt. Een zoektocht in de tijd in een geautomatiseerd bedrijf kan opduiken met de volledige gegevens en details. Het zou een zoektocht naar de naam van de gast zijn of een entiteit die op een andere plaats zoekt.

Het aankomstrapport, indien weergegeven, bevat niet alleen de inchecktijd. Het kan soms de boekingsstatus, reserveringstijd en reserveringsnotities, huur- en vluchtinformatie van een gast weergeven, naast vele andere details.

Huishoudstatusrapport

Huishoudstatusrapport helpt bepalen of en wanneer een gast is op zijn kamer. Op deze manier kunnen huishoudsters de kamers van gasten bezoeken voor routinematige schoonmaak. Het is gemakkelijk om doorheen te kijken en helpt bij het bepalen van de bezettingsgraad van een kamer. Hoe lang een gast weg is, kan worden gebruikt om te bepalen hoe lang hij of zij weg mag blijven op basis van gegevens of het soort beddengoed dat hij/zij graag in zijn kamer heeft.

Het genereren van het housekeeping statusrapport is ook afhankelijk van het hotelmanagementsysteem dat door het hotel wordt gebruikt. Een aanzienlijk deel van het rapport wordt echter bepaald bij de receptie, waar de gast in- en uitcheckt. 

Het is essentieel om het huishoudelijk statusrapport van tijd tot tijd bij te werken om de relevantie ervan te behouden en informatie te geven over de vraag of een kamer is schoongemaakt schoongemaakt.

Boekingsrapport

Een ander receptierapport dat kan worden gegenereerd is het Boekingsrapport. De boekingsrapporten bevatten alle details van boekingen, inclusief tijd en betaling. Het houdt gegevens bij vanaf het moment van reserveren tot de gasten in het gebouw zijn. Het helpt hotels bij te houden hoe goed ze het doen, de tijd van het jaar waarin ze de meeste boekingen hebben en hoeveel middelen ze in hun werkzaamheden steken.  

De boekingssoftware bepaalt hoeveel informatie over de boeking kan worden verkregen, terwijl deze de verzamelde informatie reguleert van gasten. Niettemin zijn de gegevens vaak accuraat omdat ze gedetailleerde informatie verschaffen. Vaak zijn de boekingsrapporten voorzien van een label, waardoor u eenvoudig elke boeking kunt volgen of het aantal dagen dat elke gast in het hotel heeft doorgebracht. 

Overnachtingsrapport

Het verblijfsrapport is een rapport dat dekt het verblijf van een gast boven de administratie. Het geeft toegang tot details van het bezoek van een gast en de soorten diensten waar hij van houdt. Als een gast ooit onder een bepaalde reserveringsnaam in uw hotel heeft verbleven, kunt u er zeker van zijn dat u hem bij terugkomst altijd beter van dienst kunt zijn. Een verblijfsrapport helpt om meer te vertellen over de bezoekgewoonte van gasten, zoals de tijd van het jaar waarin ze het hotel graag bezoeken en hun activiteiten tijdens hun verblijf.

   Het genereren van een verblijfsrapport kan op basis van over het huidige verblijf van de gast, en het kan de diensten bevatten die nog in behandeling zijn.  De systemen die in het hotel worden gebruikt, helpen ook bij het bepalen hoe het rapport wordt gepresenteerd en welke aspecten van het areaal worden toegekend.

Incidentrapport

Een incidentenrapport bij de receptie dient om eventuele ongebruikelijke gebeurtenissen of problemen die zich tijdens de operatie voordoen, te documenteren. Het bevat details zoals het type incident (bijvoorbeeld klachten van klanten, inbreuken op de beveiliging of verloren voorwerpen), de tijd en datum waarop het incident heeft plaatsgevonden en de betrokken personen. Daarnaast schetst het rapport de acties die zijn ondernomen om het probleem op te lossen, waardoor het management de situatie kan beoordelen en de nodige vervolgacties kan ondernemen voor toekomstige preventie.

Klantfeedback en klachtenrapport

Het klantfeedback- en klachtenrapport is cruciaal voor het begrijpen van bezoekers- of klantervaringen aan de receptie. Het registreert zowel positieve feedback als negatieve klachten en biedt inzicht in verbetergebieden en klanttevredenheid. Het rapport bevat doorgaans de datum en tijd van de feedback, details van de opmerkingen van de klant en eventuele vervolgacties die zijn ondernomen om problemen op te lossen. Deze informatie helpt het management om problemen snel aan te pakken en de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Het rapport houdt ook terugkerende problemen bij, maakt verbeteringen op de lange termijn mogelijk en geeft een overzicht van de manier waarop klachten worden afgehandeld, wat bijdraagt ​​aan een beter klantrelatiebeheer.

Vertrekrapport

 Wil je meer weten over het tijdstip waarop gasten vertrekken? Het vertrekrapport geeft u alle details. Het omvat de eenheid die de gast heeft gebruikt, het kamernummer of de verdieping, de dag van vertrek, de naam van de reservering, het aantal doorgebrachte nachten en het exacte tijdstip waarop de gast uiteindelijk heeft uitgecheckt om het hotelgebouw te verlaten. 

Omdat de receptie het laatste aanspreekpunt is voordat u vertrekt, is dit ook de plaats waar al deze informatie eenvoudig kan worden gegenereerd via welk beheermiddel dan ook dat door de hoteladministratie wordt gebruikt. 

Het vertrekrapport is als een logboek dat meer vertelt over elke keer dat de gast het pand verliet en zijn sleutels bij de receptie achterliet om naar andere zaken te gaan. Uiteraard geeft het de algehele toegang tot al deze informatie alleen aan de geautoriseerde personen.

Standaardprocedure voor het genereren van routine- en noodrapporten

Met tussenpozen heeft het hotelmanagement rapporten nodig om beslissingen te nemen en plannen te maken voor de toekomst. Het management zou deze rapporten elk jaar op een bepaald tijdstip kunnen opvragen, en leidinggevende functionarissen kunnen deze in urgente situaties nodig hebben. Soms zijn rapporten alleen nodig om de huidige status van het bedrijf te vertellen en hoeveel kamers beschikbaar zijn. Ze kunnen dagelijks, wekelijks of met andere tijdsintervallen worden gegenereerd. Hieronder vindt u enkele procedures die u moet volgen bij het genereren van rapporten bij de receptie

Overdrachtsrapport verschuiven

Een ploegoverdrachtsrapport is een essentieel document aan de balie en waarborgt de continuïteit tussen uitgaand en inkomend personeel. Het biedt een gedetailleerd overzicht van voltooide taken, openstaande problemen en belangrijke updates voor de volgende dienst. Dit rapport bevat doorgaans informatie over onopgeloste vragen van klanten, onderhoudsverzoeken of speciale instructies voor aankomende evenementen. Bovendien worden eventuele incidenten of onregelmatigheden die tijdens de dienst zijn waargenomen, benadrukt, zoals veiligheidsproblemen of VIP-gasten die naar verwachting zullen arriveren. Door een duidelijk overzicht te bieden van de lopende activiteiten, faciliteert het ploegoverdrachtsrapport een soepele overgang, voorkomt miscommunicatie en zorgt voor consistente receptieactiviteiten.

Afdrukken

Meestal worden de rapporten met een specifiek tijdsinterval, zoals vereist, afgedrukt. Het printen gebeurt voornamelijk tijdens de nachtploeg, omdat er wordt aangenomen dat de activiteiten op dit punt worden vertraagd. Het gebruik van een digitaal beheersysteem maakt het hele afdrukproces ook eenvoudiger, omdat u ze efficiënt kunt verzamelen en converteren naar een afdrukbaar formaat, zoals pdf, en ze vervolgens kunt afdrukken voor gebruik. 

Aangezien er verschillende soorten rapporten zijn die moeten worden afgedrukt, is het noodzakelijk aan te geven welke worden afgedrukt en verzamel ze daarom om verwisselingen te voorkomen.  Op dit niveau worden de afdelingsrapporten afgedrukt en verwerkt elke afdeling de hunne.

Sorteren

Sorteren is het ordenen van de rapporten, allemaal op basis van de afdelingen waar ze vandaan komen en waar ze naartoe gaan. Gaat u de huishoudelijke statusgegevens gebruiken om te vertellen hoeveel werk de huishoudelijke afdeling heeft gedaan? Zal dat u helpen bij het vaststellen van het tarief per kamer of iets anders? Sorteren zuivert de lucht en daarmee krijgt u duidelijke indicaties over de parameters voor besluitvorming.

In-house printen

Naast afdelingsprinten, dat kan worden vergeleken met algemeen printen, is er ook de specifieke rapporten intern moeten afdrukken. Deze aanvullende rapporten zijn gebaseerd op andere noodzakelijke zaken, zoals het kamernummer, tijdstempels en andere. Als u aan het begin van het jaar een nieuwe kamer heeft toegevoegd of een nieuwe sessie in uw hotel heeft aangemaakt, kunnen speciale rapporten zoals deze u helpen te vertellen hoe goed de ruimte het heeft gedaan en hoeveel mensen er tot nu toe aan hebben uitgegeven. U krijgt zowel de feedback als de vragen te zien en kunt daarom de vraag beantwoorden of u de services wilt dupliceren en deze meer beschikbaar wilt maken of niet.

Downtimerapporten

Archief

Het uiteindelijke middel om alle downtimerapporten te verkrijgen is om ze naar de juiste afdelingen te kunnen archiveren of ze te kunnen gebruiken op de manier waarop ze zouden moeten worden gebruikt. Door te archiveren wordt het naar de juiste afdeling gestuurd, waarna de openstaande problemen worden afgehandeld. Ook worden de benodigde diensten aangeboden en wordt de besluitvorming ondersteund.

Het vastgoedbeheersysteem gebruiken bij het genereren van rapporten bij de receptie

Een Property Management Systeem (PMS) is van onschatbare waarde voor het genereren van diverse rapportages aan de balie. Het integreert gegevens uit verschillende aspecten van hotel- of vastgoedactiviteiten om uitgebreide inzichten te bieden. Het kan bijvoorbeeld automatisch dagelijkse activiteitenrapporten genereren door check-ins, check-outs en gastinteracties samen te voegen. Het PMS beheert ook gastenfoliorapporten, waarin de transacties en saldi van individuele gasten worden beschreven. Bezettingsrapporten tonen de beschikbaarheid van kamers en boekingspatronen, terwijl inkomstenrapporten de financiële prestaties van kamerverkopen en ondersteunende diensten volgen. Bovendien kunnen schoonmaakrapporten en onderhoudsverzoeken worden beheerd om een ​​tijdige service te garanderen. Door deze rapporten te automatiseren, helpt het PMS de receptieactiviteiten te stroomlijnen, de nauwkeurigheid te verbeteren en de besluitvorming te verbeteren.

Einde gedachte

Beslissingen zijn een integraal onderdeel van elke organisatie, en daarom moeten de rapporten die gebruikt worden om ze te maken op adequate wijze worden verstrekt. Met gedigitaliseerde tools en systemen kunnen hotels deze rapporten snel en ongehinderd genereren.

Booking Ninjas' Property Management System biedt een uniek platform en sjabloon om gasten te automatiseren en te vereenvoudigen onboarding in uw faciliteiten. We bieden onze klanten een uniek, one-stop-platform om al het vastgoedbeheer af te handelen vanuit een cloudgebaseerd, wereldwijd toegankelijk platform. Bezoek zeker onze Pilot-pagina om het Booking Ninjas-systeem met eigen ogen te zien.