Berichte sind ein wichtiger Bestandteil jeder Einrichtung, insbesondere des Gastgewerbes, wo viele Ein- und Auscheckvorgänge stattfinden. Aber nicht nur das, auch um Ihre Kunden zufriedenzustellen und ihre Sicherheit zu gewährleisten, sind Berichte erforderlich. Man muss wissen, was sie mögen und wie sie es mögen, was sie essen und was nicht, um sie zufrieden zu stellen. Sie müssen wissen, wer Ihre Gäste besuchen kann, wann sie aufwachen, welche Dienstleistungen sie zu verschiedenen Zeiten wünschen, welche Einrichtungen sie gerne nutzen und andere wichtige Informationen, um sicherzustellen, dass Sie ihnen das Beste bieten.
Natürlich werden Berichte nicht nur im Interesse der Kunden benötigt, sondern auch, um das Wachstum des Unternehmens zu überwachen. Fragen zum Gewinn, zur Hotelsicherheit, zum Hotelmanagement, zum Wohlergehen der Mitarbeiter und zur Hotelverwaltung lassen sich mit geeigneten Berichten beantworten.
Während andere Aufzeichnungen an der Rezeption vielleicht nicht verfügbar sind, sind die Berichte an der Rezeption von entscheidender Bedeutung und haben viel mit dem Wohlbefinden der Kunden und der Gäste zu tun. Sie helfen den Rezeptionisten an der Rezeption bei der Beantwortung von Fragen, unabhängig von der Schicht, und unterstützen die ordnungsgemäße Verwaltung des Hotels.
Hier sind einige der Berichte, die an der Rezeption erstellt werden, und wie man sie entwickelt.
1. Ankunftsbericht
Der Ankunftsbericht enthält Informationen über die Ankunft der Gäste. Er zeigt genau, wann die Gäste eingetroffen sind, und hilft dem Management, Entscheidungen zu treffen oder Schlussfolgerungen über den Gast zu ziehen.
Die Erstellung von Ankunftsberichten hängt einzig und allein von der Art der Aufzeichnung ab, die von jedem Gastgewerbebetrieb verwendet wird. In einem computergestützten Betrieb kann eine Suche nach der Zeit die vollständigen Aufzeichnungen und Details ergeben. In anderen Betrieben wäre es eine Suche nach dem Namen des Gastes oder eine Suche nach einer Entität.
Der Ankunftsbericht, wenn er angezeigt wird, enthält nicht nur die Check-in-Zeit. Er kann manchmal den Buchungsstatus eines Gastes, die Reservierungszeit und die Reservierungsnotizen, Miet- und Fluginformationen sowie viele andere Details enthalten.
2. Housekeeping-Statusbericht
Der Housekeeping-Statusbericht hilft festzustellen, ob und wann ein Gast in seinem Zimmer ist. Auf diese Weise kann das Hauspersonal die Zimmer der Gäste für die Routinereinigung aufsuchen. Der Bericht ist leicht zu überblicken und hilft bei der Feststellung des Belegungszustands eines Zimmers. Anhand der Dauer der Abwesenheit eines Gastes kann ermittelt werden, wie lange der Gast aufgrund von Aufzeichnungen oder der Art der Bettwäsche, die er in seinem Zimmer bevorzugt, abwesend sein darf.
Die Erstellung des Housekeeping-Statusberichts hängt auch von dem vom Hotel eingesetzten Hotelmanagementsystem ab. Ein wesentlicher Teil des Berichts wird jedoch an der Rezeption erstellt, wo die Gäste ein- und auschecken.
Es ist wichtig, den Housekeeping-Statusbericht von Zeit zu Zeit zu aktualisieren, um seine Aktualität zu wahren und Auskunft darüber zu geben, ob ein Zimmer gereinigt wurde.
3. Buchungsbericht
Ein weiterer Bericht, der an der Rezeption erstellt werden kann, ist der Buchungsbericht. Die Buchungsberichte enthalten alle Details zu den Buchungen mit Zeit und Zahlung. Er verfolgt die Aufzeichnungen vom Zeitpunkt der Reservierung bis zum Eintreffen der Gäste im Gebäude. Er hilft Hotels dabei, zu verfolgen, wie gut sie abschneiden, zu welcher Jahreszeit sie die meisten Buchungen haben und wie viele Ressourcen sie in die Arbeit stecken.
Die Buchungssoftware bestimmt, wie viele Informationen über die Buchung eingeholt werden können, da sie die von den Gästen gesammelten Informationen regelt. Nichtsdestotrotz sind die Daten oft genau, da sie detaillierte Informationen liefern. Oft sind die Buchungsberichte mit einem Etikett versehen, so dass sich jede Buchung oder die Anzahl der Tage, die jeder Gast im Hotel verbracht hat, leicht verfolgen lässt.
4. Übernachtungsbericht
Der Stay-over-Bericht ist ein Bericht, der die Aufenthaltsdaten eines Gastes erfasst. Er ermöglicht den Zugang zu Details über den Besuch eines Gastes und die Arten von Dienstleistungen, die er liebt. Wenn ein Gast schon einmal unter einem bestimmten Reservierungsnamen in Ihrem Hotel übernachtet hat, können Sie sicher sein, dass Sie die Chance haben, ihn bei seiner Rückkehr besser zu bedienen. Ein Aufenthaltsbericht hilft, mehr über die Besuchsgewohnheiten eines Gastes zu erfahren, z. B. zu welcher Jahreszeit er das Hotel gerne besucht und welche Aktivitäten er während seines Aufenthalts ausübt.
Die Erstellung eines Aufenthaltsberichts kann sich auf den aktuellen Aufenthalt des Gastes stützen und könnte anstehende Dienstleistungen enthalten, die dem Gast angeboten werden sollen. Die im Hotel verwendeten Systeme tragen auch dazu bei, wie der Bericht präsentiert wird und welche Aspekte des Aufenthalts gewährt werden.
Bericht über die Abreise
Möchten Sie mehr über die Abfahrtszeit der Gäste erfahren? Der Abreisebericht liefert Ihnen alle Details. Er enthält die Einheit, die der Gast benutzt hat, die Zimmernummer oder das Stockwerk, den Tag der Abreise, den Namen der Reservierung, die Anzahl der verbrachten Nächte und die genaue Zeit, zu der der Gast schließlich ausgecheckt hat, um das Hotelgebäude zu verlassen.
Da die Rezeption die letzte Anlaufstelle vor der Abreise ist, können all diese Informationen leicht über das von der Hotelverwaltung verwendete Verwaltungssystem erstellt werden.
Der Abreisebericht ist wie ein Protokoll, das mehr darüber aussagt, wann der Gast das Gebäude verlassen hat, indem er seine Schlüssel an der Rezeption hinterließ, um andere Geschäfte zu erledigen. Natürlich haben nur die befugten Personen Zugang zu all diesen Informationen.
Standardverfahren für die Erstellung von Routine- und Notfallberichten
Das Hotelmanagement benötigt in regelmäßigen Abständen Berichte, um Entscheidungen zu treffen und für die Zukunft zu planen. Das Management könnte diese Berichte jedes Jahr zu einem bestimmten Zeitpunkt anfordern, und die leitenden Angestellten könnten sie in dringenden Situationen benötigen. Manchmal sind die Berichte auch nur erforderlich, um den aktuellen Stand des Unternehmens und die Anzahl der verfügbaren Zimmer zu ermitteln. Sie können täglich, wöchentlich oder in anderen Zeitabständen erstellt werden. Im Folgenden finden Sie einige der Verfahren, die bei der Erstellung von Berichten an der Rezeption befolgt werden müssen.
Normalerweise werden die Berichte in einem bestimmten Zeitintervall nach Bedarf ausgedruckt. Der Druck erfolgt hauptsächlich während der Nachtschicht, da man davon ausgeht, dass die Aktivitäten zu diesem Zeitpunkt verlangsamt sind. Die Verwendung eines digitalen Verwaltungssystems vereinfacht den gesamten Druckvorgang, da Sie die Berichte effizient zusammenstellen und in ein druckfähiges Format (z. B. PDF) umwandeln können, um sie dann auszudrucken.
Da es verschiedene Arten von Berichten gibt, die gedruckt werden müssen, ist es notwendig, die zu druckenden Berichte zu kennzeichnen und sie zusammenzustellen, um Verwechslungen zu vermeiden. Auf dieser Ebene werden die Abteilungsberichte gedruckt, wobei jede Abteilung ihre eigenen Berichte bearbeitet.
Sortieren
Beim Sortieren werden die Berichte nach den Abteilungen geordnet, aus denen sie stammen und wohin sie gehen. Werden Sie die Statusberichte der Hauswirtschaftsabteilung verwenden, um festzustellen, wie viel Arbeit die Hauswirtschaftsabteilung geleistet hat? Wird Ihnen das helfen, die Bezahlung pro Zimmer oder andere Dinge zu bestimmen? Die Sortierung schafft Klarheit, und damit erhalten Sie klare Hinweise auf die Parameter für die Entscheidungsfindung.
Interner Druck
Neben dem Abteilungsdruck, der mit dem allgemeinen Druck vergleichbar ist, besteht auch die Notwendigkeit, spezifische Berichte intern zu drucken. Diese zusätzlichen Berichte basieren auf anderen notwendigen Dingen wie der Zimmernummer, Zeitstempeln und anderen. Wenn Sie zu Beginn des Jahres einen neuen Raum oder eine neue Veranstaltung in Ihrem Hotel eingerichtet haben, können Sie mit Hilfe dieser speziellen Berichte feststellen, wie gut sich der Raum entwickelt hat und wie viel die Gäste bisher dafür ausgegeben haben. Sie erhalten einen Überblick über das Feedback und die Anfragen und können so die Frage beantworten, ob Sie die Dienste duplizieren und weiter verfügbar machen sollten oder nicht.
Berichte über Ausfallzeiten
Gibt es weitere Berichte von außerhalb des Hotels, auf die Sie gerne zugreifen möchten? Dann ist dies der richtige Zeitpunkt, um sie abzurufen. Informationen über den Flughafenabholservice, die Lieferung, die Planung und Verwaltung von Veranstaltungen, Reservierungen usw. kommen hier hinein. Bei der Erstellung eines Tagesberichts ist dies der Punkt, an dem die Verantwortlichen für diese Dienstleistungen benachrichtigt werden, um sicherzustellen, dass sie ausgeführt werden. Sie kennen die tägliche Eröffnungsbilanz des Hotels sowie die Schlussbilanz. In dieser Phase der Berichtserstellung werden die Ankunftsliste und die Sonderwünsche geprüft, die Abreisezeit nach Zimmernummer, die Liste der Hausgäste, der Bericht über Ratenabweichungen, die Liste der Zimmer ohne Service, der Kassenstatus und die Liste der Zimmer, die nicht in Ordnung sind.
Ablage
Das letzte Mittel, um alle Ausfallzeitberichte zu erhalten, ist die Möglichkeit, sie an den richtigen Stellen abzulegen oder sie so zu verwenden, wie sie verwendet werden sollten. Die Ablage hilft dabei, sie an die richtige Abteilung zu schicken, und dann werden die anstehenden Fragen geklärt. Außerdem werden die erforderlichen Dienstleistungen angeboten und die Entscheidungsfindung unterstützt.
Schlussfolgerung
Entscheidungen sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens, und daher sollten die Berichte, die für diese Entscheidungen verwendet werden, in angemessener Weise bereitgestellt werden. Mit digitalisierten Tools und Systemen können Hotels diese Berichte schnell und ungehindert erstellen.
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