I report sono una parte significativa di qualsiasi istituzione, in particolare del settore dell'ospitalità, dove vengono effettuati numerosi check-in e check-out. Non solo, ma per soddisfare i tuoi clienti e garantire la loro sicurezza, sono necessari dei report. Devi sapere cosa gli piace e come gli piace, cosa mangiano e cosa no, per soddisfarli. È necessario capire chi può far visita ai tuoi ospiti, l'ora in cui si svegliano, quali servizi preferiscono che vengano offerti nei diversi orari, le strutture di cui preferiscono usufruire e altre informazioni vitali per garantire loro il meglio.
Naturalmente i resoconti non sono necessari solo per il bene dei clienti; i report sono necessari anche per monitorare la crescita dell'organizzazione. Domande su profitti, sicurezza alberghiera, gestione alberghiera, benessere dei lavoratori e amministrazione alberghiera possono tutte trovare risposta con report adeguati.
Anche se altri documenti potrebbero non essere disponibili alla reception, i resoconti della reception sono cruciali e hanno molto a che fare con i clienti e il loro benessere. Guidano gli addetti alla reception quando rispondono alle domande, indipendentemente dal turno, e aiutano la corretta amministrazione dell'hotel.
Ecco alcuni dei report generati alla reception e come svilupparli.
Report sugli arrivi
Il report sugli arrivi è quello che contiene le informazioni sull'arrivo degli ospiti. Mostra esattamente quando sono arrivati gli ospiti e da quel momento in poi aiuta la direzione a prendere qualsiasi decisione o trarre conclusioni sull'ospite.
La generazione dei report sugli arrivi dipende esclusivamente dallo stile con cui vengono tenuti i registri utilizzato da ciascuna struttura ricettiva. Una ricerca temporale in un'attività computerizzata può rivelare documenti e dettagli completi. In altri luoghi si può trattare di una ricerca tramite il nome dell’ospite o una ricerca tramite entità.
Il report sugli arrivi, quando mostrato, non include solo l'orario del check-in. A volte può indicare lo stato della prenotazione di un ospite, l'orario e le note nella prenotazione, le informazioni sul noleggio e sul volo, oltre a molti altri dettagli.
Report sullo stato delle pulizie
Il report sullo stato delle pulizie aiuta a determinare se e quando un ospite è nella sua stanza. In questo modo, gli addetti alle pulizie possono visitare le stanze degli ospiti per le pulizie ordinarie. È facile da sfogliare e aiuta a determinare lo stato di occupazione di una stanza. Il tempo di assenza di un ospite può essere utilizzato per determinare per quanto tempo può stare lontano in base ai registri o il tipo di biancheria da letto che preferisce avere nella sua stanza.
La generazione del report sullo stato delle pulizie dipende anche dal sistema di gestione alberghiera adottato dall'hotel. Tuttavia, una parte significativa del rapporto viene redatta alla reception, dove l'ospite effettua il check-in e il check-out.
È essenziale aggiornare di tanto in tanto il rapporto sullo stato delle pulizie per mantenerne la pertinenza e fornire informazioni sul fatto se una stanza è stata pulita.
Report sulle prenotazioni
Un altro dei report della reception che è possibile generare è il report sulle prenotazioni. I report sulle prenotazioni coprono tutti i dettagli delle prenotazioni con l'orario e il pagamento effettuato. Tiene traccia delle informazioni dal momento della prenotazione fino all'arrivo degli ospiti nell'edificio. Aiuta gli hotel a monitorare quanto stanno andando bene, il periodo dell'anno in cui hanno le prenotazioni più alte e quante risorse stanno investendo nei lavori.
Il software di prenotazione determina quante informazioni possono essere ottenute sulla prenotazione poiché regola le informazioni raccolte riguardo gli ospiti. Ad ogni modo, i dati sono spesso accurati poiché forniscono informazioni dettagliate. Spesso i resoconti delle prenotazioni sono dotati di un'etichetta che semplifica il monitoraggio di ogni prenotazione o del numero di giorni trascorsi in hotel da ciascun ospite.
Report sui soggiorni
Il report sui soggiorni è un rapporto che contiene i dati dei soggiorni di un ospite. Dà accesso ai dettagli della visita di un ospite e ai tipi di servizi che preferisce. Se un ospite ha mai soggiornato nel tuo hotel con un particolare nome di prenotazione, puoi essere certo che avrai sempre la possibilità di servirlo meglio al suo ritorno. Un report sui soggiorni aiuta a fornire maggiori informazioni sulle abitudini di visita di un ospite, ad esempio il periodo dell'anno in cui preferisce visitare l'hotel e le attività svolte durante il soggiorno.
La generazione di un rapporto sul soggiorno può essere basata sul soggiorno effettivo dell'ospite e potrebbe contenere i servizi in sospeso che gli verranno offerti. I sistemi utilizzati nell'hotel aiutano anche a determinare come viene presentato il rapporto e quanto spazio viene concesso ai singoli aspetti.
Report sulle partenze
Vuoi saperne di più sull'orario di partenza degli ospiti? Il report sulle partenze ti fornirà tutti i dettagli. Copre l'unità utilizzata dall'ospite, il numero della camera o del piano, il giorno della partenza, il nome della prenotazione, il numero di notti trascorse e l'ora esatta in cui ha effettuato il check-out per lasciare l'edificio dell'hotel.
Essendo l'ultimo punto di contatto prima di partire, la reception è anche il luogo in cui tutte queste informazioni possono essere generate facilmente attraverso qualsiasi mezzo di gestione dell'amministrazione dell'hotel.
Il resoconto sulle partenze è come un registro che racconta di ogni volta che l'ospite ha lasciato la struttura, lasciando le chiavi alla reception per occuparsi di altre attività. Naturalmente, dà l’accesso generale a tutte queste informazioni solo alle persone autorizzate.
Procedura standard per la generazione di report di routine e di emergenza
Di tanto in tanto, la direzione dell'hotel ha bisogno di rapporti per prendere decisioni e pianificare il futuro. La direzione potrebbe richiedere questi rapporti ogni anno in un momento specifico e i funzionari di gestione potrebbero averne bisogno in situazioni urgenti. A volte, potrebbero essere necessari report solo per indicare lo stato attuale dell'attività e quante camere sono disponibili. Possono essere generati giornalmente, settimanalmente o ad altri intervalli di tempo. Di seguito sono riportate alcune delle procedure da seguire per generare report alla reception.
Stampa
Di solito, a un intervallo di tempo specifico, secondo necessità, i rapporti vengono stampati. La stampa viene effettuata principalmente durante il turno notturno in quanto si suppone che in questo momento le attività siano rallentate. L'utilizzo di un sistema di gestione digitale semplifica inoltre l'intero processo di stampa poiché puoi fascicolarli e convertirli in modo efficiente in un formato stampabile, come PDF, e quindi stamparli per l'uso.
Poiché le tipologie di report da stampare sono diverse è necessario indicare quelli da stampare e quindi fascicolarli per evitare confusioni. A questo livello, vengono stampati i report del dipartimento e ogni dipartimento gestisce i propri.
Fascicolazione
La fascicolazione consiste nell'organizzare i report in base ai reparti da cui provengono e a dove sono diretti. Utilizzerai i registri sullo stato delle pulizie per indicare quanto lavoro ha svolto il reparto delle pulizie? Questo ti aiuterà a determinare il pagamento per camera o qualsiasi altro tipo di cosa. Lo smistamento chiarisce le cose e con esso si ottengono indicazioni chiare sui parametri per il processo decisionale.
Stampa interna
Oltre alla stampa di reparto, che può essere paragonata ad una stampa generale, esiste anche la necessità di stampare internamente report specifici. Questi report aggiuntivi si basano su altri elementi necessari come il numero della camera, la data e l'ora e altro. Se hai aggiunto una nuova camera o creato una nuova sezione nel tuo hotel all'inizio dell'anno, rapporti speciali come questo ti aiuteranno a capire quanto sta andando bene lo spazio e quanto le persone hanno speso per esso finora. Puoi vedere il feedback e le domande e quindi puoi rispondere alla domanda se duplicare i servizi e renderli più disponibili o meno.
Report sui tempi di inattività
Ci sono altri rapporti esterni all'hotel a cui vorresti accedere? Allora questa fase è il momento di provarci. Le informazioni sui servizi di ritiro in aeroporto, consegna, pianificazione e gestione di eventi/funzioni e prenotazioni sono disponibili qui. Nel caso di generazione di report giornalieri, questo è il punto in cui vengono avvisati i soggetti incaricati di tali servizi per garantirne l'esecuzione. Vieni a sapere il saldo di apertura giornaliero dell'hotel e il saldo di chiusura. Viene esaminato l'elenco degli arrivi, nonché le richieste speciali effettuate, l'orario di partenza per numero di camera, l'elenco degli ospiti interni, il rapporto sulla variazione della tariffa, l'elenco delle camere fuori servizio, lo stato degli addetti e gli elenchi delle camere fuori servizio vengono tutti compilati in questa fase della generazione del report.
Archiviazione
Il metodo finale per ottenere tutti i rapporti sui tempi di inattività è poterli archiviare nei posti appropriati o utilizzarli nel modo in cui dovrebbero essere utilizzati. L'archiviazione aiuta a inviare i report al dipartimento giusto, quindi le questioni in sospeso vengono risolte. Vengono offerti anche i servizi richiesti e viene assistito il processo decisionale.
Conclusione
Le decisioni sono parte integrante di qualsiasi organizzazione e, pertanto, i rapporti che devono essere utilizzati per prenderle dovrebbero essere adeguatamente forniti. Con strumenti e sistemi digitalizzati, gli hotel possono generare questi report rapidamente e senza ostacoli.
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