Er zijn verschillende zaken waar vastgoed- en vastgoedbeheerbedrijven op de hoogte moeten blijven. Je beheert huurders en houdt je financiën/budgetten in de gaten, naast het monitoren van onderhoudswerkzaamheden.
De beste manier om dat te doen is met software voor vastgoedbeheer. Omdat er echter zoveel opties online beschikbaar zijn, kan het nemen van een beslissing erg moeilijk zijn.
Het is van cruciaal belang om het juiste vastgoedbeheersysteem te kiezen. U vermindert uw stress, kosten en tijd aanzienlijk.
Online vastgoedbeheersystemen zijn verkrijgbaar in verschillende functies en prijzen. De meeste bieden meerdere functies en oplossingen, die uw besluitvormingsproces aanzienlijk kunnen vereenvoudigen.
Lees verder als u een vastgoedbelegger of vastgoedbeheerder bent en de moeilijkheden bij het beheren van uw bedrijf tot een minimum wilt beperken.
Wat is software voor woningbeheer?
In het geval dat u niet echt begrijpt wat het is: gespecialiseerde software voor vastgoedbeheer is een systeem dat wordt geleverd door „SaaS voor gastvrijheid“ experts om de taken van een verhuurder gemakkelijker te maken.
Ernstige vastgoedbeleggers en vastgoedbeheerders, evenals de mensen die voor hen werken, zouden deze oplossingen moeten gebruiken.
Dit soort software kan routinematige beheertaken voor zowel woningen als commercieel onroerend goed uitvoeren. Huurders, huurovereenkomsten, boekhouding en gebouwonderhoud worden allemaal gemonitord door een gecentraliseerd systeem.
Het optimaliseren van de handmatige planning is het belangrijkste voordeel van een vastgoedbeheersysteem. U hoeft niets handmatig bij te houden als u alle gegevens over uw huurders, huurovereenkomsten en eigendommen op één locatie heeft.
Dingen waarmee u rekening moet houden als u een vastgoedbeheersysteem kiest
Op basis van de functie die ze bieden, kunnen diensten met betrekking tot vastgoed- of facility management worden onderverdeeld in verschillende categorieën.
Afhankelijk van de vastgoedtaak die u het meest bewerkelijk vindt, kunt u beslissen welk vastgoedbeheersysteem ideaal voor u is.
Hier volgen enkele factoren waarmee u rekening moet houden:
Organiseren
Als vastgoedbeheerder heeft u waarschijnlijk moeite met het organiseren van uw planning. Het bijhouden van alle belangrijke data kan een hele uitdaging zijn.
In die situatie moet u een oplossing kiezen die namens u uw eigendommen beheert.
De data waarop de huurders zich vestigen en verhuizen, evenals de vervaldata van de huurbetalingen, zijn inbegrepen. Bovendien kunt u vergaderingen en planningen van werknemers of personeelsleden bijhouden.
Huurderstoezicht
Het is moeilijk om de communicatie en informatie van huurders bij te houden, vooral als u een gerenommeerde vastgoedbeheerder bent en veel huurders onder toezicht heeft. U moet deze kennis echter in de gaten houden, omdat deze zo belangrijk is.
U kunt de bezettingsgraad op peil houden door gebruik te maken van een huur- of vastgoedbeheeroplossing die voor dit doel is ontwikkeld. Bovendien kunt u het aantal beschikbare en leegstaande appartementen opzoeken.
Ook kunt u kredietrapporten opstellen, antecedentenonderzoeken uitvoeren en opmerkingen over potentiële huurders bijhouden.
Logistiek en transport
Als vastgoedbeheerder gaat u waarschijnlijk naar veel plaatsen, vooral voor rondleidingen en bezoeken aan uw eigendommen. Kies in deze situatie voor een tool voor vastgoedbeheer die uw routes optimaliseert voor kortere, zuinigere bezoeken.
Boekhouding en facturering
Het is niet echt eenvoudig om uw geld te beheren terwijl u een veeleisende verantwoordelijkheid op zich neemt, zoals het bezit van een eigen huis of het beheer van onroerend goed. Er kan gebruik worden gemaakt van vastgoedbeheersoftware die zich richt op huurinning en financiering.
Het bijhouden van een goed georganiseerde begroting helpt ook bij belastingen, boekhouding en andere taken.
Vermeldingen voor huizen- en buurtbewaking
De meest geschikte oplossing voor u is een systeem voor het aanbieden van onroerend goed als u alleen maar wilt adverteren voor de eigendommen waarvan u de eigenaar bent.
U kunt dit soort software gebruiken om uw huurwoningen te adverteren en de waarde van het nabijgelegen onroerend goed te evalueren.
Iedereen die op zoek is naar een productieve strategie om de leegstaande woningen in zijn portefeuille te verkopen, zou deze moeten overwegen.
Registraties bijhouden
Het bijhouden van documenten is een uitdagende verantwoordelijkheid voor elke sector, niet alleen voor onroerend goed of vastgoedbeheer. Software voor woningbeheer houdt uw afspraken voor deze taak bij.
Leaseovereenkomsten en verzekeringscontracten kunnen ook met dit soort software worden beheerd.
Bovendien kunt u de documentatie van eventuele leaseaanvragen, huurdersverzekeringen en vele andere belangrijke zaken organiseren.
Communicatie met huurders en feedback
Communicatie met huurders is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden voor een doorgewinterde vastgoedbeheerder. U en uw huurders hebben toegang tot gesynchroniseerde chatsystemen als u software voor het beheer van woningen gebruikt die zich op deze functie richt.
Met dit soort software kunt u met uw huurders communiceren over overeenkomsten, verzekeringsdekking, huurcontracten en huur.
Weinig problemen die specifiek zijn voor het beheer van woningen
In vergelijking met het beheer van commerciële gebouwen brengt het beheer van woningen en meergezinswoningen een aantal unieke uitdagingen met zich mee.
Een aantal veelvoorkomende problemen bij het beheer van woningen zijn de volgende:
Onderverhuur van huurwoningen
Huurders kiezen er af en toe voor om de woning die zij huren onder te verhuren om hun eigen inkomen te vergroten. Sommige mensen kiezen er vrijwillig voor om hun familie of vrienden voor langere tijd een kamer te geven.
Door huurders die niet op het huurcontract staan toe te staan het pand te bewonen, stelt de vastgoedbeheerder zichzelf bloot aan nog meer risico's.
De meerderheid van de vastgoedbeheerders probeert dit probleem in de huurovereenkomst op te lossen door een bepaling op te nemen die de huurovereenkomst in een exclusieve overeenkomst verandert, waardoor alleen de in de huurovereenkomst genoemde personen de ruimte mogen bewonen.
Regels voor huisdierbezit opstellen
Woningen waarin huisdieren zijn toegestaan, kunnen een grote verkoopcomponent zijn, maar kunnen ook nieuwe verplichtingen en onderhoudsproblemen met zich meebrengen.
Dit probleem maakt het beheren van meergezinswoningen vaak lastiger.
PMS voor woningen moet zorgvuldig overwegen hoe om te gaan met het bezit van huisdieren bij het opstellen van huurovereenkomsten, inclusief welke soorten huisdieren zijn toegestaan, hoeveel huisdieren per eenheid zijn toegestaan, en hoe hulpdieren kunnen worden geverifieerd.
Voor een residentiële huurwoning moeten deze regels ondubbelzinnig zijn en consequent worden toegepast om verwarring en claims van vriendjespolitiek te voorkomen.
Uitzetting van huurder
Bij het beheer van woningen is uitzetting een gevoelig onderwerp dat vaak op ongepaste wijze wordt afgehandeld. Een huurder moet worden uitgezet om een passende reden die niet in strijd is met de voorwaarden van de huurovereenkomst of enige relevante staats- of federale wetgeving.
Uitzettingen moeten correct worden afgehandeld. Volgens sommige bureaus moet de allerlaatste uitzetting bijvoorbeeld worden uitgevoerd door het kantoor van de sheriff. Dit betekent dat de verhuurder of beheerder de huurder niet kan verwijderen.
Het verwijderingsproces moet voor de rechtbank worden voorgelegd nadat de huurder een uitzettingsbevel heeft ontvangen (en gaat niet in op de reden van de uitzetting, zoals het niet betalen van de huur).
Voordat u met dit soort procedures begint, kan het van cruciaal belang zijn om met een advocaat te spreken die gespecialiseerd is in eigendomsrecht voor de locatie waar de verhuizing wordt overwogen, omdat dergelijke procedures van staat tot staat kunnen verschillen of vanwege specifieke omstandigheden.
Hoe pakt software voor woningbeheer deze problemen aan?
Vastgoedbeheerders kunnen hun eigendommen overzien en deze problemen op verschillende manieren aanpakken met behulp van vastgoedbeheersoftware.
Er zijn discrepanties in de manier waarop verschillende softwarepakketten voor vastgoedbeheer met typische problemen omgaan (als ze dat al doen), omdat ze niet allemaal gelijk zijn. Verschillende voordelen van software voor vastgoedbeheer zijn onder meer:
Het aanbieden van online portalen voor verhuurincasso
Huurders kunnen hun huurbetalingen online boeken dankzij ingebouwde huurincassofaciliteiten in verschillende softwareprogramma's voor vastgoedbeheer.
Dit neemt vaak de vorm aan van een mobiele app gericht op huurders, die huurders naar hun mobiele telefoon kunnen downloaden en gebruiken om binnen de app betalingen te doen.
Deze tools stroomlijnen de huurbetalingsprocedure aanzienlijk; sommige bieden zelfs sms-herinneringen aan huurders om hen eraan te herinneren wanneer ze moeten betalen of de mogelijkheid om automatische factuurbetaling in te stellen om late huurbetalingen te voorkomen.
Bovendien is het versturen van geld, cheques of postwissels per post wellicht niet de veiligste keuze voor huurders.
Bovendien stellen bepaalde softwareprogramma's voor vastgoedbeheer PM's in staat de incassoprocedure te stroomlijnen, in gebreke blijvende huurders bij het juiste incassobureau aan te melden, deze aan te geven bij een kredietbureau en de gemiste huur bij te houden voor mogelijk gebruik in de uitzettingsprocedure.
De interactie tussen huurder en vastgoedbeheerder verbeteren
Het gebruik van bepaalde softwareprogramma's voor het beheer van woningen kan de communicatie tussen een vastgoedbeheerder en zijn of haar huurders aanzienlijk verbeteren.
Afhankelijk van de software kunnen vastgoedbeheerders en vastgoedeigenaren hun huurders op de hoogte stellen van naderende onderhoudsbezoeken, vastgoedinspecties of toekomstige wijzigingen in de huurovereenkomsten die nodig zijn door wijzigingen in de staats- of gemeentelijke wetten.
Door het huren eenvoudiger te maken, kan dit huurders ertoe aanzetten hun huurcontracten te verlengen wanneer hun huidige contract afloopt.
Inkomsten en kosten monitoren voor elk beheerd eigendom
De mogelijkheid om de inkomsten en uitgaven voor elke individuele huurwoning te monitoren is een ander voordeel dat wordt gedeeld door alle vastgoedbeheersoftware.
Dit kan managers helpen erachter te komen of bepaalde eigendommen winstgevend zijn of een verspilling van middelen zijn.
Vastgoedbeheerders kunnen vervolgens beoordelen welke factoren, zoals hoge kosten voor noodreparaties, ongebruikelijke energietarieven of een hoge omloopsnelheid bij een bepaald onroerend goed, bijdragen aan stijgingen of verliezen in de winstgevendheid.
Door een beter inzicht te krijgen in de eigendommen waarop zij toezicht houden, kunnen vastgoedbeheerders hun beheertechnieken verbeteren en onnodige uitgaven verminderen.
De schaalbaarheid en efficiëntie van vastgoedbeheer vergroten
Vastgoedbeheerders kunnen sneller reageren op veranderende omstandigheden dankzij het verbeterde inzicht in de activiteiten en interactie van sommige vastgoedbeheersoftware.
Vastgoedbeheerders kunnen: bepaalde softwareprogramma's voor vastgoedbeheer gebruiken om:
- Hun vastgoedvermeldingen beheren.
- Controleer de voortgang van hun inspanningen om de huur te innen.
- Geautomatiseerde processen maken of aanpassen om hun werklast te verlichten.
Essentiële huurdersinformatie monitoren
Het handhaven van een gezond evenwicht tussen bedrijfstypen in commercieel vastgoed kan van essentieel belang zijn voor managers van commercieel vastgoed om huurders te behouden.
Om ervoor te zorgen dat elk bedrijf kan functioneren (en bijgevolg de inkomsten kan genereren die nodig zijn om de huur te betalen, moet u vermijden dat te veel bedrijven met vergelijkbare doelgroepen op slechts één gedeelde commerciële locatie worden gepropt).
Om te voorkomen dat directe rivalen per ongeluk te dicht bij elkaar worden geplaatst, houden verschillende softwareprogramma's voor vastgoedbeheer belangrijke informatie over huurders bij.
Bovendien kunnen sommige van deze programma's informatie weergeven over de kredietgeschiedenis van huurders en andere criteria die worden gebruikt om potentiële huurders te onderzoeken voordat ze een huurcontract ondertekenen.
Het monitoren van de kosten van het onderhoud van openbare ruimtes voor woningen
De onderhoudskosten voor de openbare ruimte voor commerciële woningen kunnen worden bijgehouden door een aantal programma's voor het onderhoud van commercieel vastgoed, zodat ze eerlijk kunnen worden verdeeld over alle huurders die een bepaalde faciliteit bewonen.
Dit zorgt ervoor dat het onderhoud van de gemeenschappelijke ruimtes van het gebouw voldoende wordt ondersteund en dat huurders voor deze kosten niet te veel of te weinig betalen.
Welke software is het beste voor huurwoningen?
Ninja's boeken‘ beheersysteem voor woningen is een cloudgebaseerde tool voor vastgoedbeheer waarmee managers van woningen en commerciële panden de leiding kunnen nemen over elk onderdeel van hun activiteiten, of ze nu in een kantooromgeving werken of volledig vanuit huis.
Dit omvat het beheren van online huur en betalingen, het beheren van vacatures, het plannen van onderhoud en het bijhouden van de financiën.
Met opties zoals het bijhouden van huurders en overeenkomsten, een volledige grootboekboekhouding, geprogrammeerde huur- en vergoedingsherinneringen en on-demand rapporten automatiseert Booking Ninjas de huurcyclus.
De huurinning voor de verhuurder kan worden geautomatiseerd en vastgoedbeheerders kunnen online betalingen accepteren via de huurdersinterface van Booking Ninja.
U heeft een systeem voor het beheer van woningen nodig dat de meeste, zo niet alle oplossingen biedt die uw bedrijf nodig heeft.
Belangrijkste punten
Je zou geschokt zijn als je zou zien hoeveel productiever je wordt als je de juiste online software voor vastgoedbeheer gebruikt. U zult niet te maken krijgen met het ongemak van een slecht beheerd en veeleisend werkleven.
De beste vastgoedbeheersoftware houdt uw uitgaven en bouwupgrades bij.
Bovendien monitort het uw huidige en potentiële huurders en houdt het uw eigendommen in de gaten. Uiteindelijk zul je de handmatige planning drastisch kunnen verminderen.
Het onderhouden van uw eigendommen is nog nooit zo eenvoudig geweest nu u onze uitgebreide gids voor het kiezen van de beste verhuurbeheersoftware heeft gevolgd!
Voor meer informatie over het beheersysteem voor woningen en hoe dit uw huurwoning kan helpen, plan nu meteen een gesprek met ons.