Ci sono diverse cose che le aziende immobiliari e di gestione immobiliare devono tenere sotto controllo. Dovrai gestire gli inquilini e tenere d'occhio le tue finanze/budget, oltre a monitorare le operazioni di manutenzione.
Il modo migliore per farlo è con un software di gestione immobiliare. Tuttavia, poiché ci sono così tante opzioni disponibili online, prendere una decisione può essere molto difficile.
È fondamentale scegliere il sistema di gestione immobiliare appropriato. Ridurrai notevolmente stress, costi e tempo.
I sistemi di gestione immobiliare online sono disponibili in una varietà di caratteristiche e prezzi. La maggior parte di essi fornisce molteplici funzioni e soluzioni, che potrebbero semplificare notevolmente il processo decisionale.
Continua a leggere se sei un investitore immobiliare o un amministratore di immobili che desidera ridurre al minimo le difficoltà nella gestione della propria attività.
Che cos'è un software di gestione per immobili residenziali?
Nel caso in cui non capissi esattamente di cosa si tratta, il software specializzato per la gestione immobiliare è un sistema fornito da esperti di "SaaS per l'ospitalità" per semplificare il lavoro dei proprietari di immobili.
Gli investitori immobiliari e gli amministratori immobiliari seri, così come le persone che lavorano per loro, dovrebbero avvalersi di queste soluzioni.
Questo tipo di software può gestire attività gestionali di routine per proprietà residenziali e commerciali. Inquilini, locazione, contabilità e manutenzione dell'edificio sono tutti monitorati da un sistema centralizzato.
L'ottimizzazione rispetto alla pianificazione manuale è il vantaggio chiave di un sistema di gestione immobiliare. Non avrai bisogno di tenere traccia manualmente di nulla se possiedi tutti i dettagli sui tuoi affittuari, contratti di locazione e proprietà in un'unica posizione.
Cose da tenere in considerazione riguardo la tua attività quando scegli un sistema di gestione immobiliare
In base alla funzione svolta, i servizi relativi alla gestione di immobili o strutture possono essere suddivisi in diverse categorie.
A seconda del compito immobiliare che ritieni più laborioso, puoi decidere quale sistema di gestione immobiliare è più adatto a te.
Ecco alcuni fattori da considerare:
Organizzazione
Probabilmente fai fatica a organizzare il tuo programma come gestore immobiliare. Tenere traccia di tutte le date importanti può essere molto impegnativo.
In tal caso, dovresti scegliere una soluzione che gestisca gli immobili per tuo conto.
Sono incluse le date di arrivo e partenza degli inquilini, nonché le scadenze per il pagamento dell'affitto. Inoltre, è possibile tenere traccia delle riunioni e degli orari dei dipendenti o dei membri dello staff.
Supervisione degli inquilini
È difficile tenere traccia delle comunicazioni e delle informazioni degli inquilini, soprattutto se sei un gestore immobiliare affidabile con molti affittuari da supervisionare. Tuttavia, devi tenere d'occhio queste informazioni perché sono molto importanti.
Puoi mantenere i tassi di occupazione utilizzando una soluzione di gestione immobiliare o di gestione degli affitti creata a questo scopo. Inoltre, puoi cercare il numero degli appartamenti disponibili e di quelli vacanti.
Inoltre, potrai eseguire rapporti di credito, effettuare verifiche dei precedenti e tenere commenti sui potenziali inquilini.
Logistica e trasporti
Probabilmente andrai in molti posti come gestore immobiliare, soprattutto per tour e visite alle tue proprietà. Scegli uno strumento di gestione immobiliare quando ti trovi in questa situazione, che ottimizzi i tuoi percorsi per consentire visite più brevi e più efficienti in termini di carburante.
Contabilità e fatturazione
Non è per nulla facile gestire i propri fondi mentre si affronta una responsabilità impegnativa come affrontare la proprietà di una casa o la gestione di una proprietà. È possibile utilizzare un software di gestione immobiliare che si concentri sulla riscossione degli affitti e sulla finanza.
Mantenere un budget ben organizzato sarà utile anche per la gestione delle tasse, della contabilità e per altre attività.
Annunci per case e sorveglianza di quartiere
Se tutto ciò che vuoi fare è pubblicizzare gli immobili di tua proprietà, la soluzione più adatta a te sarà un sistema di annunci immobiliari.
Puoi utilizzare un tipo di software per elencare i tuoi immobili in affitto e stimare il valore degli immobili nelle vicinanze.
Chiunque sia alla ricerca di una strategia produttiva per vendere gli immobili residenziali vacanti nel proprio portafoglio dovrebbe prenderla in considerazione.
Mantenere i registri
Mantenere i registri è una responsabilità impegnativa per qualsiasi settore, non solo per il settore immobiliare o la gestione immobiliare. Un software di gestione per immobili residenziali terrà traccia dei tuoi contratti assolvendo questo compito.
Anche i contratti di locazione e quelli assicurativi possono essere gestiti da questo tipo di software.
Inoltre, puoi organizzare la documentazione di eventuali domande di leasing, dell’assicurazione per gli inquilini e molte altre cose importanti.
Comunicazione con gli inquilini e feedback
La comunicazione con gli inquilini è una delle responsabilità più importanti per un gestore immobiliare esperto. Tu e i tuoi inquilini avrete accesso a sistemi di chat sincronizzati se utilizzate un software di gestione per immobili residenziali che si concentra su questa funzionalità.
Utilizzando questo tipo di software puoi comunicare con i tuoi inquilini in merito ad accordi, coperture assicurative, locazioni e affitti.
Pochi problemi specifici della gestione immobiliare residenziale
Rispetto alla gestione di edifici commerciali, la gestione di proprietà residenziali e multifamiliari presenta una serie di sfide particolari.
Alcuni problemi comuni nella gestione degli immobili residenziali sono i seguenti:
Sublocazione di immobili in affitto
Gli inquilini occasionalmente scelgono di subaffittare la proprietà che stanno affittando per aumentare il proprio reddito. Alcune persone potrebbero scegliere volontariamente di dare alla propria famiglia o ai propri amici una stanza per un periodo di tempo prolungato.
Consentendo a inquilini non indicati nel contratto di locazione di occupare l'immobile, il gestore dell'immobile si espone a ulteriori rischi.
La maggior parte dei gestori immobiliari cerca di affrontare questo problema nel contratto di locazione, inserendo una clausola che trasforma il contratto in un accordo esclusivo, consentendo solo alle persone indicate nel contratto di occupare lo spazio.
Stabilire le regole per la proprietà degli animali domestici
Gli immobili residenziali in cui sono ammessi gli animali domestici possono rappresentare un importante fattore di vendita, ma possono anche comportare nuovi obblighi e problemi di manutenzione.
Questo problema rende spesso più difficile la gestione di proprietà multifamiliari.
I gestori di immobili residenziali dovrebbero valutare attentamente come gestire la questione degli animali domestici quando redigono i contratti di locazione, specificando quali tipi di animali sono ammessi, quale numero di animali è consentito per unità e come certificare gli animali di servizio.
Nel caso di un immobile residenziale in affitto, tali norme devono essere chiare e applicate in modo coerente, per evitare confusione e rivendicazioni di favoritismo.
Sfratto dell'inquilino
Nella gestione di immobili residenziali, lo sfratto è un argomento delicato che viene spesso gestito in modo improprio. Un inquilino deve essere sfrattato per un motivo appropriato, che non contravvenga ai termini del contratto di locazione o a qualsiasi legge statale o federale pertinente.
Gli sfratti devono essere gestiti correttamente. Ad esempio, secondo alcuni uffici, l'ultimo sfratto deve essere eseguito dall'ufficio dello sceriffo. Ciò significa che il locatore o il gestore della proprietà non possono rimuovere l'inquilino.
La procedura di rimozione deve essere presentata in tribunale dopo che l'inquilino ha ricevuto un avviso di sfratto (e non affronta il motivo dello sfratto, come il mancato pagamento dell'affitto).
Prima di iniziare questo tipo di procedura, potrebbe essere fondamentale parlare con un avvocato specializzato in diritto immobiliare della zona in cui si sta valutando la rimozione, poiché tali procedure possono variare da uno stato all'altro o a causa di condizioni specifiche.
In che modo il software di gestione degli immobili residenziali affronta questi problemi?
I gestori immobiliari possono supervisionare i propri immobili e affrontare questi problemi in vari modi, avvalendosi di software di gestione immobiliare.
Ci sono discrepanze nel modo in cui vari pacchetti software di gestione immobiliare gestiscono i problemi comuni (se lo fanno), poiché non tutti sono uguali. Diversi vantaggi del software di gestione immobiliare includono quanto segue:
Offrire portali online per la riscossione degli affitti
Gli inquilini possono registrare il pagamento dell'affitto online grazie alle funzionalità di riscossione integrate in diversi programmi software di gestione immobiliare.
Spesso si tratta di un'app per smartphone pensata per gli inquilini, che questi ultimi possono scaricare sui propri cellulari e utilizzare per effettuare i pagamenti all'interno dell'app.
Questi strumenti semplificano notevolmente la procedura di pagamento dell'affitto; alcuni offrono persino promemoria tramite SMS agli inquilini per ricordare loro quando effettuare i pagamenti o la possibilità di impostare il pagamento automatico delle bollette per evitare i ritardi nei pagamenti dell'affitto.
Inoltre, inviare denaro, assegni o vaglia postali potrebbe non essere la scelta più sicura per gli inquilini.
Inoltre, alcuni programmi software di gestione immobiliare consentono ai gestori immobiliari di semplificare la procedura di recupero crediti, segnalando gli inquilini morosi alla giusta agenzia di recupero crediti, dichiarandoli a un ufficio di informazioni creditizie e tenendo traccia dell'affitto non pagato per un possibile utilizzo nella procedura di sfratto.
Migliorare le interazioni tra inquilini e gestori immobiliari
L'utilizzo di determinati software per la gestione degli immobili residenziali può migliorare notevolmente la comunicazione tra l'amministratore di un immobile e i suoi inquilini.
A seconda del software, i gestori e i proprietari degli immobili potrebbero essere in grado di informare i propri inquilini di imminenti visite di manutenzione, ispezioni dell'immobile o potenziali modifiche al contratto di locazione rese necessarie da cambiamenti nelle leggi statali o comunali.
Rendendo più semplice pagare l'affitto, si potrebbe incoraggiare gli inquilini a prolungare i contratti di locazione quando scadono quelli attuali.
Monitoraggio dei ricavi e dei costi per ogni proprietà gestita
Un altro vantaggio comune a tutti i software di gestione immobiliare è la possibilità di monitorare entrate e spese per ogni singolo immobile in affitto.
Ciò può aiutare i gestori a capire se determinati immobili sono redditizi o rappresentano uno spreco di risorse.
I gestori immobiliari possono quindi valutare quali fattori, come ad esempio un livello elevato di spese per riparazioni di emergenza, tariffe insolite per le utenze o un elevato tasso di turnover di una determinata proprietà, contribuiscono all'aumento o alla perdita di redditività.
Grazie alla maggiore conoscenza degli immobili da loro gestiti, i gestori immobiliari possono migliorare le proprie tecniche di gestione e ridurre le spese inutili.
Aumentare la scalabilità e l'efficienza nella gestione immobiliare
Grazie alla maggiore trasparenza delle operazioni e delle interazioni offerta da alcuni software di gestione immobiliare, i gestori immobiliari possono rispondere più rapidamente alle mutevoli circostanze.
I gestori immobiliari possono utilizzare dei programmi software di gestione immobiliare per:
- Controllare i loro annunci immobiliari.
- Verificare l'avanzamento delle attività di riscossione degli affitti.
- Creare o modificare processi automatizzati per alleggerire il carico di lavoro.
Monitoraggio delle informazioni vitali degli inquilini
Mantenere un sano equilibrio tra le tipologie di attività in una proprietà commerciale al dettaglio potrebbe essere essenziale per i gestori di proprietà commerciali al fine di fidelizzare gli inquilini.
Per garantire che ogni azienda possa funzionare (e, di conseguenza, generare i ricavi necessari per pagare l'affitto, bisogna evitare di concentrare troppe aziende con clienti target simili in un'unica sede commerciale condivisa).
Per evitare di collocare erroneamente concorrenti diretti troppo vicini tra loro, diversi software di gestione immobiliare tengono traccia delle informazioni importanti sugli inquilini.
Inoltre, alcuni di questi programmi possono mostrare informazioni sulla cronologia creditizia degli inquilini e altri criteri utilizzati per controllare i potenziali inquilini prima che firmino un contratto di locazione.
Monitoraggio del costo della manutenzione delle aree pubbliche per le proprietà residenziali
Le spese di manutenzione delle aree pubbliche per gli immobili residenziali commerciali possono essere monitorate da una serie di programmi per la manutenzione degli immobili commerciali, in modo da poter essere equamente suddivise tra tutti gli inquilini che occupano una determinata struttura.
In questo modo si garantisce che la manutenzione delle aree comuni dell'edificio sia adeguatamente supportata e che agli inquilini non vengano addebitati costi eccessivi o insufficienti.
Quale software è migliore per gli immobili in affitto?
Il sistema di gestione delle proprietà residenziali di Booking Ninjas è uno strumento di gestione immobiliare basato su cloud che consente ai gestori di immobili residenziali e commerciali di gestire ogni aspetto delle loro attività, indipendentemente dal fatto che lavorino in ufficio o completamente da casa.
Ciò include la gestione degli affitti e dei pagamenti online, la gestione dei posti vacanti, la programmazione della manutenzione e il monitoraggio delle finanze.
Grazie a opzioni quali il monitoraggio degli inquilini e dei contratti, la contabilità generale completa, promemoria programmati per affitti e commissioni e resoconti su richiesta, Booking Ninjas automatizza il ciclo degli affitti.
La riscossione dell'affitto per il proprietario potrebbe essere automatizzata e i gestori immobiliari potrebbero accettare pagamenti online tramite l'interfaccia per gli inquilini di Booking Ninja.
Hai bisogno di un sistema di gestione degli immobili residenziali che includa la maggior parte, se non tutte, le soluzioni di cui la tua azienda ha bisogno.
Punti chiave
Resterai scioccato da quanto diventerai più produttivo se utilizzi un software di gestione immobiliare online appropriato. Non dovrai affrontare l'inconveniente di una vita lavorativa mal gestita e impegnativa.
Il miglior software di gestione immobiliare tiene traccia delle tue spese e degli aggiornamenti edilizi.
Inoltre, monitorerà i tuoi inquilini attuali e potenziali e terrà d'occhio le tue proprietà. In definitiva, sarai in grado di ridurre drasticamente la pianificazione manuale.
Gestire gli immobili di tua proprietà non è mai stato così semplice ora che hai seguito la nostra guida completa per scegliere il miglior software di gestione degli affitti!
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