Voor elke sector van hotelmanagement worden verschillende technieken toegepast om de groei van het bedrijf en de zorg voor de gast te garanderen. Net zo goed worden er bij het kiezen van de beste boekhoudsoftware die werkt, verschillende dingen overwogen en geïmplementeerd. Deze zaken kunnen in alle sectoren van het hotelmanagement voorkomen, maar kunnen ook specifiek zijn voor sommige sectoren. Eén ding om te overwegen, wat van het grootste belang is, zijn de functies die in de software zijn opgenomen. De functies helpen zowel gebruikers als hotelmanagers te begeleiden bij wat ze met de software kunnen bereiken.
11 onmisbare functies van boekhoudsoftware (sec. trefwoord)
Zoals veel andere sectoren ook vereisen, moet de boekhoudsoftware voor de horeca het hotel kunnen helpen kosten en tijd te besparen, en moet het zijn efficiëntie kunnen bewijzen als het gaat om berekeningen en budgettering. Het moet ook veilig en beveiligd zijn en tegelijkertijd gericht zijn op hotelgebruik. Ook moet de software gemakkelijk toegankelijk zijn en in staat zijn de inkomsten en diensten, die de hoogste en laagste cijfers hebben gegenereerd, te analyseren, evenals de diensten en de verschillende factoren of seizoenen die het gebruik ervan hebben beïnvloed. Op deze manier weet het hotelmanagement waar het zich op moet concentreren en welk type innovatie moet worden ingezet om de service te verbeteren. Eigenlijk zou het een leidraad moeten zijn, die het hotel helpt beslissingen te nemen ten behoeve van de klanten.
Om dit allemaal te bereiken, moeten bepaalde functies in de software aanwezig zijn. Enkele van deze functies worden hieronder vermeld
1. Functies voor relatiebeheer
Een van de kerndoelen van hotels in de horeca is ervoor zorgen dat klanten tevreden zijn en dat ze op de lange termijn krijgen wat ze willen. Als gevolg hiervan is een van de kenmerken die accountsoftware voor de horeca moet bezitten het vermogen om deze relatie te helpen. Het moet gegevens kunnen bijhouden die het hotel helpen een relatie met de klanten op te bouwen die verder gaat dan een eenmalig contact. Het moet ook boekhoudkundige gegevens kunnen opslaan die kunnen worden gebruikt voor onderzoek of marketing gericht op het versterken van de hotelier-klantrelatie. Als een hotel bijvoorbeeld rekening moet houden met het feit dat sinaasappelsap in de zomer meer verkoopt dan appelsap, zal dit, nadat het via de rekeningen is opgemerkt, worden voorbereid en aangevuld voor de volgende keren. Mogelijk kunnen ze zelfs variëteiten aanbieden om de omzet te vergroten en klanten te vermaken.
2. Samenwerkingsfuncties
Ondanks dat het accountsoftware voor de horeca is, zou het in staat moeten zijn verbinding te maken met andere afdelingen en met hen samen te werken. De marketing-, reclame- en zelfs schoonmaakafdeling van het hotel hebben allemaal informatie van elkaar nodig. Als gevolg hiervan is het erg belangrijk dat elke software berichten uit de analyse en deductie kan doorgeven aan een andere afdeling, die het misschien nuttig vindt om te gebruiken. Dit zou het ook in een mum van tijd moeten kunnen doen, terwijl het nauwkeurig en nauwkeurig is. Het uitwisselingspunt of verbindingspunt is dan het punt waar de tevredenheid van de klant wordt gegarandeerd.
3. Automatisering en integratie
Andere essentiële functies die aanwezig moeten zijn in accountsoftware voor hospitality zijn de automatiserings- en integratiefuncties. Ten eerste is een van de voordelen van het gebruik van software het feit dat het automatisering biedt. Daarom zal boekhoudsoftware voor de horeca nutteloos zijn als het de basisactiviteiten niet automatisch kan uitvoeren. Het is ook noodzakelijk dat de software andere functies kan integreren die essentieel zijn voor het onderhoud van het hotelbedrijf. Er moet ruimte zijn voor communicatie met andere add-ons, waardoor de software zijn werk kan doen. Software met één account voor de horeca kan mogelijk niet overleven of effectief werken.
4. Rapportagefuncties
Net als de functies voor relatiebeheer zou boekhoudsoftware voor de horeca een rapportagefunctie moeten hebben die de manager helpt bepaalde informatie op het eerste gezicht te begrijpen. Het moet trends, aankopen, verwennerijen en uitgaven monitoren terwijl deze in de hotelsector fluctueren. Vermijden klanten al maanden een bepaalde kamer? De melding of aankopen die vanuit die kamer worden gedaan zullen zeker hieronder vallen, waardoor de verdenking van het management op bepaalde onregelmatigheden wordt gewekt. Uit de rapportages kan veel worden gezegd en gedaan over verbetering.
5. Functie voor reserveringsbewaking
Naast de basisboekhoudfuncties zou accountsoftware voor horeca ook de reserveringsfunctie kunnen hebben. Dit helpt om de zaken nog beter beheersbaar te maken, omdat er twee processen op één plek worden gebracht. Mensen kunnen vanaf daar een kamer boeken en tegelijkertijd betalen, waardoor het gemakkelijk wordt om bij te houden waar elke betaling vandaan komt. Op deze manier kan het management de totale reserveringsinkomsten berekenen wanneer dat nodig is. Naast de hotelreserveringsfunctie kunnen ook een aantal andere functies worden opgenomen waarmee klanten voor diensten kunnen betalen. Het is een van de voordelen van de software.
6. Een goede interface
Boekhoudsoftware voor de horeca zou niet compleet zijn zonder een belangrijk dashboard en andere interfaces. De taak van deze – het dashboard en andere interfaces moeten het hele proces rond het gebruik van de boekhoudsoftware voor de horeca vereenvoudigen. Wat heb je aan software als het gebruik ervan moeilijk is? Om de software te helpen zijn doel van gebruiksgemak en tijdbesparing te bereiken, is een uitstekende interface vereist. Als het beschikbaar is, zou het manoeuvreren tussen secties en het uitvoeren van activiteiten niet al te veel energie of technische kennis vergen.
7. Functies voor onkostenmonitoring
Terwijl het hotelmanagement probeert klanten tevreden te stellen, mag het niet vergeten om ook voor het hotel te zorgen. Daarom is het noodzakelijk dat er een functie voor kostenbewaking is geïnstalleerd. Het bedrag dat wordt uitgegeven aan reparaties, hoeveel werknemers ontvangen, de gemaakte of uitgevoerde vervangingen, gekochte spullen en andere essentiële zaken worden in de gaten gehouden om het management te helpen beslissingen te nemen en verliezen te voorkomen.
8. Budgetteringsfuncties
Of het nu om eten, handdoeken of andere zaken gaat, boekhoudsoftware voor de horeca moet kunnen helpen bij het budgetteren. Dit kan worden gedaan door gebruik te maken van informatie van door de jaren heen. Hoeveel voedsel wordt er gewoonlijk geconsumeerd in een bepaalde tijd van het jaar, welk type en hoeveel voedsel gaat verloren, wanneer is het menu gewijzigd en welke invloed heeft dit gehad op de inkomens? Als software dit allemaal kan beantwoorden, kan het gemakkelijk worden gebruikt voor budgettering. In feite kan het zelfs dienen als een middel om goederen te inventariseren. Uiteindelijk zal de budgetteringsfunctie helpen om maximale controle te krijgen over verspilling of onnodige uitgaven in het hotelmanagement.
9. Toegankelijkheidsfuncties
Een van de vele dingen die boekhoudsoftware voor de horeca moet kunnen bereiken, is de mogelijkheid om altijd en overal toegankelijk te zijn. Om dit te kunnen doen, moeten er functies worden toegevoegd die het mogelijk maken dit toegankelijk te maken. De software kan niet zo worden gebouwd dat deze slechts door één systeem op een bepaalde plaats toegankelijk is. Natuurlijk komt hier de taak van de ontwikkelaar bij kijken, maar het is noodzakelijk dat het hotelmanagement niet nalaat te benadrukken wat ze willen en de mogelijkheden van de software. De juiste partijen moeten er gebruik van kunnen maken en de stress van het wachten kunnen wegnemen.
10. Beveiligingsfuncties
Om te beschermen tegen ongeoorloofde toegang en ook om aanvallen te voorkomen, moeten er functies aanwezig zijn die de veiligheid van de software garanderen. Mensen die geen kennis hebben van de bediening van software, lopen risico omdat ze belangrijke informatie kunnen verwijderen die op termijn nuttig kan zijn. Daarom is het hebben van een goed beveiligingssysteem de beste manier om ervoor te zorgen dat er zo min mogelijk ongelukken gebeuren. Alleen bepaalde personen die toegang zouden moeten hebben, kunnen dan in de beschikbare gegevens komen. Er kan ook een back-up worden gemaakt in cloudopslag, zodat er iets is om op terug te vallen in geval van een crash.
11. Effectieve planning en prognose
Met veel van de functies, zoals budgettering en relatiebeheer, moet een hotel zijn toekomst kunnen plannen of doelen kunnen stellen voor het komende jaar. Wanneer de rapporten worden bekeken, moeten mazen in de wet gemakkelijk worden ontdekt, zodat correcties voor de toekomst kunnen worden aangebracht en planning kan plaatsvinden. Natuurlijk mag het proces om de resultaten te verkrijgen niet moeizaam zijn, omdat het een belangrijk aspect is.
Voordelen van het gebruik van boekhoudsoftware voor de horeca
De ontwikkeling van cloudgebaseerde boekhoudsoftware om horecaaanbieders te helpen met inkomstenbeheer is een resultaat van de huidige trend in bedrijfsbeheeroplossingen naar de cloud.
Naast alle hierboven genoemde kenmerken heeft cloudboekhoudsoftware ook deze voordelen:
Beheer van voedselkosten
Als voedselconsumptie en -verspilling niet zorgvuldig worden gecontroleerd, kunnen dit tot aanzienlijke kosten leiden.
Sommige boekhoudsoftware beschikt over prognose- en budgetteringsfuncties waarmee managers kunnen anticiperen op eisen, speciale gelegenheden of menuwijzigingen op basis van verschillen tussen verwacht en daadwerkelijk ingrediëntengebruik, bederf, verkeerd geplaatste bestellingen en andere inefficiënties.
Een component voor controle van de voedselkosten die is opgenomen in het boekhoudsysteem is van cruciaal belang voor hotels die diners hebben of catering- en drankdiensten aanbieden.
Gemak en nauwkeurigheid
Het opstellen van facturen, rekeningafschriften en loonstroken wordt geautomatiseerd door een boekhoudoplossing van de volgende generatie, waardoor ze aanzienlijk beter beheersbaar en nauwkeuriger worden. Alle volgende berekeningen zullen foutloos zijn als de gegevens correct worden ingevoerd, waardoor normale handmatige fouten worden geëlimineerd.
Gebruiksgemak
De aanpassingstijd voor accountantsprofessionals aan de nieuwe technologie wordt drastisch verkort door het gebruiksgemak van succesvolle boekhoudsoftware, die formules en een gebruikersinterface heeft die vergelijkbaar is met een aantal standaard financiële analysehulpmiddelen.
Toegankelijkheid overal en altijd
Ongeacht de grootte van het horecabedrijf, cloudboekhoudsoftware heeft de voorkeur vanwege het aanpasbare betalingsplan en de beschikbaarheid van hoogwaardige realtime informatie vanaf elk mobiel apparaat.
Prestaties en effectiviteit
De boekhoudafdeling zal veel sneller, met grotere nauwkeurigheid en met een hogere productie functioneren dankzij het vermogen om handmatige handelingen te automatiseren.
Innovatieve hoteliers hebben vastgoedbeheeroplossingen in de cloud omarmd, die worden geleverd met geïntegreerde geavanceerde boekhoudfuncties waarmee bedrijven tijd, moeite en geld kunnen besparen en tegelijkertijd de efficiëntie kunnen verhogen.
Typen boekhoudsoftware (sec. trefwoord)
Spreadsheets
Kleine bedrijven gebruiken vaak spreadsheet-applicaties zoals Microsoft Excel, Google Spreadsheets of OpenOffice om te helpen bij de boekhouding. Een spreadsheet kan worden aangepast aan vrijwel elke eenvoudige boekhoudvereiste.
Spreadsheetprogramma's kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om uitgaven, verkopen of andere relevante financiële gegevens op te sommen, maar ook om complexere boekhoudkundige handelingen te beheren.
Spreadsheets worden doorgaans gebruikt in combinatie met andere boekhoudprocessen; alleen uiterst eenvoudige bedrijven zouden er volledig op moeten vertrouwen om hun boekhouding te beheren.
Commerciële boekhoudsoftware
Het merendeel, zo niet alle, van de boekhoudkundige vereisten van een micro- tot middelgroot bedrijf kan worden vervuld door commerciële boekhoudsystemen zoals TurboCash, QuickBooks en FreshBooks.
Boekhoudsoftware kan worden geïntegreerd met vrijwel elk type organisatie en stelt u in staat op maat gemaakte functies te ontwerpen die aan uw unieke vereisten voldoen.
Commerciële boekhoudsoftware bevat vaak rapporten die een beeld geven van de gezondheid van een bedrijf en de formulieren die nodig zijn voor belastingen, evenals grafieken die gegevens samenvatten. De voordelen en beperkingen van elke vorm van commerciële boekhoudsoftware zijn verschillend.
Bedrijfsboekhoudsoftware
Bedrijfsboekhoudsoftware helpt bij het beheren van de operationele complexiteit die grotere bedrijven kunnen hebben.
Boekhoudsoftware voor grotere bedrijven omvat soms boekhouding met aanvullende softwareservices, waaronder projectplanning, bedrijfsanalyses en workflowbeheer.
Wanneer een groot bedrijf voor dit soort boekhoudsoftware kiest, volgt het vaak een routine die uit meerdere fasen bestaat, waarbij leveranciers van boekhoudsoftware om informatie worden gevraagd, het product in actie wordt gezien en wordt gesproken met andere bedrijven die de software ook gebruiken.
Bedrijfssoftware is vaak gebaseerd op databasesystemen, in tegenstelling tot tweedimensionale spreadsheets, omdat deze databases de verbindingen tussen verschillende soorten informatie kunnen weergeven, zoals het omzetvolume van alle klanten met betrekking tot hun regio of het aantal werknemers bij elk bedrijf.
SAP, Oracle of Microsoft Dynamics GP zijn drie voorbeelden van populaire boekhoudsoftware voor bedrijven.
Aangepaste boekhoudsoftware
Een bedrijf zal af en toe zijn eigen boekhoudsoftware ontwikkelen. Dit gebeurt vaak min of meer per ongeluk: naarmate een bedrijf groter wordt, kan van bekwame medewerkers gevraagd worden software te ontwikkelen om meerdere boekhoudsituaties te beheren.
Uiteindelijk kan het bedrijf ontdekken dat het zijn eigen unieke boekhoudsoftware heeft geschreven. In andere gevallen ontwikkelt een bedrijf zijn eigen software, omdat geen enkele bestaande commerciële boekhoudtool aan zijn eisen kan voldoen.
De ultieme oplossing (Booking Ninjas PMS)
Het Booking Ninjas Property Management System biedt unieke oplossingen waarmee u zonder enige moeite aan de bovenstaande vereisten kunt voldoen. Onze digitale tools en integraties zorgen ervoor dat u en uw huurders kunnen genieten van de vele voordelen van digitale vastgoedervaring. U kunt tijd, geld en middelen besparen door u te concentreren op de belangrijkere taken en de andere taken aan de Booking Ninjas-applicatie over te laten.
Belangrijkste punten
Accountsoftware voor horeca dient verschillende doeleinden voor het hotel, omdat het hotel uiteindelijk in staat is zijn klanten te behouden en tevreden te stellen. Klanten komen dan terug en worden vaste klanten als ze ervan overtuigd zijn dat hun zaken van het allergrootste belang zijn.
Ook op het gebied van groei en ontwikkeling kan het hotel zijn draai vinden, omdat het sneller kan herstellen van verlies of schade als het management alles doorziet met behulp van automatisering.
Accountsoftware is over het algemeen essentieel, omdat het een aspect is waar elke hotelier naar moet kijken als hij zijn bedrijf wil opbouwen en alle middelen wil benutten.
Voor meer informatie over Booking Ninjas en wat we doen, plan nu een gratis gesprek met ons!