Hoe zorgt u er als vastgoed- of hotelmanager voor dat uw gasten altijd een kamer krijgen wanneer ze binnenkomen? Hoe zorgt u ervoor dat uw medewerkers hun taken op tijd uitvoeren, terwijl andere administratieve taken daar niet onder lijden? U zult het ermee eens zijn dat het voor iemand veel werk is om handmatig te doen. Geeft u niet de voorkeur aan een systeem dat uw leven gemakkelijker maakt? Een systeem dat de zware, repetitieve taken uitvoert terwijl u zich op andere belangrijke taken concentreert, is wat u nodig heeft. Oh! De zegeningen van een hotelreserveringssysteem.
Een hotelreserveringssysteem helpt u eenvoudigweg deze werkdruk te verminderen en maakt u tegelijkertijd een effectieve manager. Het werkt door het verwerken van de beveiligde online reservering die via uw hotelwebsite is gemaakt. De gegevens worden vervolgens doorgegeven aan een backend-systeem waar u toegang toe heeft om de boekingen te beheren.
Dankzij de voortdurende technologische vooruitgang beginnen hotelmanagers en -eigenaren te beseffen dat het omarmen van technologie de sleutel is tot de groei van hun bedrijf en het verhogen van het aantal boekingen in de loop van de tijd.
Daarom is het alleen verstandig om een betrouwbaar hotelreserveringssysteem aan te schaffen om kamers aan de capaciteit te verkopen en een groter publiek aan te spreken. Hoe dan ook, wat houdt het hotelreserveringssysteem in en hoe werkt het? Laten we het uitzoeken.
Is het hotelreserveringssysteem voor specifieke hotels?
Een hotelreserveringssysteem is niet beperkt tot specifieke hotels; het kan worden aangepast om te voldoen aan de behoeften van een breed scala aan hotels, of het nu gaat om grote ketens of kleine boetiekhotels. De functies en schaalbaarheid van het systeem kunnen echter variëren, afhankelijk van het type hotel en de specifieke vereisten ervan. Hier ziet u hoe het verschillende soorten hotels kan bedienen:
1. Onafhankelijke hotels
Onafhankelijke hotels, vaak kleinere accommodaties met één locatie, kunnen profiteren van een reserveringssysteem dat eenvoudig te gebruiken en te beheren is. Deze systemen worden meestal geleverd met aanpasbare functies waarmee hoteliers de beschikbaarheid van kamers, tarieven, gastinformatie en betalingen kunnen beheren zonder complexe integraties of extra infrastructuur. Onafhankelijke hotels kunnen het systeem ook aanpassen aan hun unieke merkidentiteit en gepersonaliseerde gastervaringen bieden.
2. Hotelketens
Grotere hotelketens hebben vaak geavanceerdere systemen nodig die meerdere accommodaties onder één paraplu kunnen beheren. Een reserveringssysteem voor hotelketens moet gecentraliseerd beheer ondersteunen, waarbij managers de beschikbaarheid, boekingen en financiële gegevens van elke locatie in realtime kunnen bekijken. Deze systemen bieden doorgaans geavanceerdere functies, zoals voorraaddistributie, ondersteuning voor meerdere accommodaties en integratie met wereldwijde distributiesystemen (GDS) en online reisbureaus (OTA's), waardoor ketens boekingen en inkomsten uit verschillende bronnen efficiënter kunnen beheren.
3. Boetiekhotels
Boetiekhotels leggen vaak de nadruk op persoonlijke service en een unieke gastervaring. Een reserveringssysteem voor boetiekhotels kan aanpasbare functies bevatten die de stijl van het hotel weerspiegelen, zoals op maat gemaakte boekingsopties, speciale pakketten of promoties die aansluiten bij het merk. Het kan ook worden geïntegreerd met CRM-tools (Customer Relationship Management) om de voorkeuren van gasten op te slaan, waardoor het hotel gepersonaliseerde ervaringen kan bieden op basis van eerdere verblijven.
4. Resorts en grote eigendommen
Grotere resorts of accommodaties met uitgebreide voorzieningen, zoals spa's, evenementenruimtes en meerdere eetgelegenheden, vereisen mogelijk een complexer hotelreserveringssysteem. Deze systemen zijn doorgaans geïntegreerd met aanvullende beheertools, waaronder point-of-sale (POS)-systemen, huishoudelijk beheer en functies voor evenementenplanning. Resorts hebben mogelijk ook functies nodig zoals beheer van groepsboekingen en de mogelijkheid om meerdere kamertypes of arrangementen te beheren, zoals spa-, diner- of activiteitenbundels, om te voldoen aan de behoeften van gasten die op zoek zijn naar all-inclusive arrangementen.
5. Hostels en budgethotels
Kleinere, budgetgerichte accommodaties zoals hostels of motels vereisen mogelijk eenvoudigere, goedkopere reserveringssystemen. Deze systemen geven vaak prioriteit aan gebruiksgemak, waardoor gasten eenvoudig online kamers kunnen boeken, met eenvoudig voorraadbeheer en betalingsverwerkingsfuncties. Sommige bevatten mogelijk ook functies voor het beheer van gedeelde accommodaties of slaapzalen, die afwijken van het standaard hotelkamerbeheer.
6. Vakantiewoningen of gastgezinnen
Voor accommodaties die fungeren als vakantiewoningen (zoals huizen of gastgezinnen in Airbnb-stijl), kunnen reserveringssystemen specifiek worden ontworpen voor niet-traditionele accommodaties. Deze systemen bieden vaak tools voor het beheren van unieke woningtypes, zoals huizen met meerdere slaapkamers of hele appartementen, en kunnen integraties omvatten met boekingsplatforms zoals Airbnb of HomeAway. Deze systemen zijn doorgaans licht van gewicht en gericht op flexibiliteit en gebruiksgemak voor kleinere vastgoedeigenaren.
7. Gespecialiseerde hotels (bijvoorbeeld zakenhotels, ecohotels)
Sommige hotels zijn ontworpen voor specifieke niches, zoals zakenreizigers of milieubewuste gasten. Reserveringssystemen voor deze hotels kunnen gespecialiseerde functies bevatten, zoals beheer van zakelijke services (bijvoorbeeld het boeken van vergaderruimtes, conferentiegesprekken, enz.) of het volgen van duurzaamheid (bijvoorbeeld het beheren van milieuvriendelijke voorzieningen, het bijhouden van het energieverbruik). Deze functies komen tegemoet aan de specifieke behoeften van de doelgroep en verbeteren hun algehele ervaring.
Wat is een hotelreserveringssysteem?
Een hotelreserveringssysteem is een softwareapplicatie die kan worden geïmplementeerd om veilige online reserveringen voor gasten te maken. De robuustheid van de applicatie kan worden bepaald door een aantal factoren, zoals de competentie van de ontwikkelaar, het pakket waarvoor u zich heeft aangemeld en een aantal andere zaken.
U kunt echter een eenvoudig hotelreserveringssysteem verwachten dat u helpt bij het sorteren van online reserveringen voor gasten. Dat wil zeggen dat uw hotelgasten hun kamer al kunnen boeken voordat ze het pand betreden.
Afgezien daarvan kunt u met een hotelreservering ook andere dingen doen, zoals de distributie van uw producten en het gelijktijdig presenteren van live beschikbaarheid aan uw hele netwerk van online agenten, waar deze zich ook bevinden.
Waarom heeft u een hotelreserveringssysteem nodig?
Ongeacht de grootte van uw organisatie is een hotelreserveringssysteem vandaag de dag een must. Steeds meer reizigers vertrouwen op online reserveringen om hun accommodatie overal te boeken. Zonder een betrouwbaar hotelreserveringssysteem dat dit doet, loopt u enorm mis.
Er zijn nog verschillende andere redenen waarom u een reserveringssysteem zou moeten overwegen. Sommige van deze voordelen worden besproken
1. Voordeel ten opzichte van uw concurrenten
Een groot voordeel van een hotelreserveringssysteem is het concurrentievoordeel dat het u geeft. Met het reserveringssysteem heeft u niet alleen toegang tot klanten waartoe u in eerste instantie geen toegang had, maar kunt u ook comfortabel uw concurrent verslaan die niet hetzelfde heeft.
2. Elimineer het risico van overboeking van kamers
Als u geen hotelreserveringssysteem heeft, loopt u het risico uw kamers te overboeken en uw gasten van streek te maken door uw incompetentie. In die situatie zal iemand waarschijnlijk handmatig de reserveringen vanuit de verschillende distributiekanalen moeten bijwerken. Met het complexe distributienetwerk dat in de meeste hotels gebruikelijk is, staat u voor een uiterst moeilijke taak.
Met een hotelreserveringssysteem wordt dit probleem echter volledig en zonder problemen opgelost.
3. Verbetert de efficiëntie van uw bedrijf
Het laatste dat u wilt, is een ontevreden klant omdat u niet aan hun vraag kunt voldoen of hun vragen niet op tijd kunt beantwoorden. Gelukkig helpt een hotelreserveringssysteem u de beschikbaarheid onmiddellijk na ontvangst van een reservering bij te werken. Het helpt u ook tijd te besparen op administratieve taken. Uiteindelijk kom je over als een efficiënt bedrijf.
4. Hiermee kunt u gegevens over uw gasten verzamelen
De hotelbranche heeft een grote behoefte aan data. Gasten eisen voortdurend een meer persoonlijke ervaring en hoe bereik je dat als je geen gegevens over hen hebt? En hoe kom je aan gegevens als je niet over een systeem beschikt dat je daarbij helpt?
Zonder hotelreserveringssysteem is het moeilijk om te weten waar uw gasten vandaan komen, wat hun interesses zijn, hoe oud ze zijn, of ze alleen of met kinderen reizen en waarom ze op bezoek komen.
Met het juiste hotelreserveringssysteem kunt u deze en meer gegevens verzamelen om uw gasten beter van dienst te kunnen zijn. Als ze bijvoorbeeld met kinderen reizen, wil je misschien vóór aankomst extra bedden in de geboekte kamers plaatsen. Vervolgens kunt u de gegevens gebruiken in uw marketingcampagnes om de juiste gast voor uw hotelmerk aan te trekken.
5. Verbetert de gastervaring in uw accommodatie
Wanneer uw gasten online het kamertype van hun voorkeur boeken, vormt dat hun eerste indruk van uw hotel. En precies daar heb je de kans om ze te verbazen voordat je het pand bezoekt, door een reservering te maken en een naadloze ervaring te boeken.
Een hotelreserveringssysteem doet dus meer dan alleen boekingen beheren; het verbetert de ervaring van uw gasten vanaf de eerste aanraking en heeft uiteindelijk een blijvende impact op hun perceptie van uw hotelmerk.
6. Centraliseert hotelbeheer
Een hotelreserveringssysteem stimuleert een gecentraliseerde aanpak om iedereen op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen. De housekeeping kan bijvoorbeeld kamers bijwerken die gereed zijn voor inchecken en de receptie kan snel uitgecheckte kamers controleren. Dit alles maakt taaktoewijzingen eenvoudig en snel.
7. Inkomstenbeheer en dynamische prijzen
Een hotelreserveringssysteem stelt hotels in staat dynamische prijsstrategieën toe te passen die de kamerprijzen aanpassen op basis van de vraag, seizoensinvloeden en andere factoren. Hierdoor kunnen hotels hun inkomsten maximaliseren door hogere tarieven in rekening te brengen tijdens het hoogseizoen of speciale evenementen en door kortingen aan te bieden tijdens periodes met weinig vraag.
Het systeem kan boekingstrends en gastgedrag analyseren en waardevolle gegevens leveren om prijsbeslissingen te begeleiden. Effectief inkomstenbeheer zorgt ervoor dat het hotel zijn winst optimaliseert en tegelijkertijd concurrerend blijft op de markt.
8. Marketing en promoties
Veel hotelreserveringssystemen bevatten geïntegreerde marketingfuncties, zoals e-mailcampagnes, promoties en speciale aanbiedingen. Hotels kunnen deze tools gebruiken om gerichte aanbiedingen naar gasten te sturen en hen te waarschuwen voor kortingen, seizoensaanbiedingen of exclusieve pakketten.
Bovendien maken sommige systemen het mogelijk om loyaliteitsprogramma's of beloningspunten te creëren, waardoor terugkerende klanten worden aangemoedigd. Door e-mailadressen en voorkeuren van gasten te verzamelen, helpt het systeem een database op te bouwen die kan worden gebruikt voor gepersonaliseerde marketing, het bevorderen van klantloyaliteit en het verhogen van het aantal boekingen.
9. Integratie met andere hotelbeheertools
Een hotelreserveringssysteem is vaak geïntegreerd met andere cruciale hotelbeheertools, zoals een Property Management System (PMS), een verkooppuntsysteem, boekhoudsoftware en betalingsgateways. Deze integratie zorgt voor een soepele communicatie tussen verschillende afdelingen (receptie, huishouding en boekhouding), waarbij taken worden geautomatiseerd zoals het bijwerken van gastinformatie, het verwerken van betalingen en het beheren van kamertoewijzingen. Deze onderlinge verbondenheid zorgt ervoor dat de activiteiten van het hotel beter worden gestroomlijnd en verkleint de kans op fouten, zodat alle aspecten van het verblijf van de gast efficiënt worden afgehandeld.
10. Minder fouten en minder werkdruk
Door het reserverings- en boekingsproces te automatiseren minimaliseert het systeem het risico op menselijke fouten, zoals boekingsfouten, onjuiste gastinformatie of vergeten verzoeken. Bovendien vermindert het de handmatige werklast voor het personeel, dat zich kan concentreren op het bieden van hoogwaardige klantenservice in plaats van tijd te besteden aan het beheren van reserveringen. Dit leidt tot verbeterde operationele efficiëntie, betere servicekwaliteit en een aangenamere ervaring voor zowel personeel als gasten. Het systeem kan ook meerdere boekingskanalen tegelijkertijd verwerken, waardoor overboekingen worden voorkomen en consistentie tussen platforms wordt gegarandeerd.
11. 24/7 reserveringstoegankelijkheid
Met een reserveringssysteem kunnen gasten op elk moment, dag en nacht, boeken. Dit is vooral belangrijk in het huidige digitale tijdperk, waarin mensen verwachten een kamer te kunnen boeken wanneer ze maar willen, zonder te hoeven wachten op kantooruren. Deze 24-uurs bereikbaarheid vergroot de kans op het veiligstellen van boekingen van internationale gasten in verschillende tijdzones of last-minute reizigers.
12. Betalingsverwerking
Betalingsverwerking is een van de meest cruciale kenmerken van een hotelreserveringssysteem. Hiermee kunnen gasten hun boekingen veilig online betalen met creditcards, debetkaarten of zelfs alternatieve betaalmethoden zoals PayPal. Door het incassoproces te automatiseren kunnen hotels ervoor zorgen dat betalingen soepel worden verwerkt, waardoor het risico op fraude wordt verminderd en de administratieve lasten voor het personeel worden geminimaliseerd. Veilige betalingsopties, zoals tokenisatie of encryptie, vergroten ook het vertrouwen van gasten om rechtstreeks bij het hotel te boeken. Bovendien kan het systeem worden geconfigureerd om aanbetalingen, annuleringen of vooruitbetalingen af te handelen, waardoor reserveringen veilig worden gesteld en de cashflow op peil blijft.
13. Mobiele toegankelijkheid
Met de opkomst van mobiele apparaten verwachten reizigers steeds vaker boekingen te maken vanaf hun smartphones of tablets. Een hotelreserveringssysteem dat mobielvriendelijk is of een speciale mobiele app biedt, verbetert de gastervaring doordat ze onderweg reserveringen kunnen maken, toegang krijgen tot hun boekingsgegevens en zelfs hun voorkeuren kunnen beheren tijdens hun verblijf. Mobiele toegang maakt het voor gasten ook gemakkelijker om last-minute boekingen te maken, de beschikbaarheid in realtime te controleren en meldingen te ontvangen over speciale aanbiedingen of promoties. Bovendien verhogen mobiele boekingen vaak de conversiepercentages, omdat gebruikers hun reserveringen snel kunnen voltooien zonder achter een desktop te hoeven zitten.
14. Aanpasbare boekingsopties
Een flexibel hotelreserveringssysteem biedt een verscheidenheid aan aanpasbare boekingsopties, waardoor gasten hun ervaring op maat kunnen maken. Gasten kunnen bijvoorbeeld specifieke kamertypes kiezen, zoals suites, kamers met zeezicht of toegankelijke kamers, afhankelijk van hun behoeften. Bovendien kan het systeem upsell-mogelijkheden bieden, zoals add-ons zoals ontbijt, vroege check-ins, late check-outs of excursies. Deze aanpassingsmogelijkheden geven gasten meer controle over hun verblijf en kunnen de klanttevredenheid verbeteren. Het helpt het hotel ook zijn omzet te maximaliseren door deze optionele extra's tijdens het boekingsproces te promoten, waardoor de gemiddelde omzet per gast toeneemt.
15. Klantrelatiebeheer (CRM)
Een hotelreserveringssysteem kan worden geïntegreerd met CRM-software (Customer Relationship Management), waardoor het hotel uitgebreide profielen voor elke gast kan opbouwen. Deze profielen bevatten belangrijke informatie zoals boekingsgeschiedenis, voorkeuren (bijvoorbeeld kamertype, bedconfiguratie), speciale verzoeken en eerdere feedback. Met deze gegevens kan het hotel gepersonaliseerde diensten aanbieden, zoals het onthouden van de favoriete kamer van een gast of het aanbieden van op maat gemaakte promoties. Gepersonaliseerde communicatie, via e-mail of sms, kan de klantloyaliteit versterken en het aantal herhaalboekingen vergroten. Het systeem stelt hotels ook in staat om na hun verblijf met gasten in contact te komen, om feedback te vragen, loyaliteitskortingen aan te bieden of aankomende evenementen of speciale pakketten te promoten.
Hoe lang duurt het om een nieuw hotelreserveringssysteem te implementeren?
Het implementeren van een hotelreserveringssysteem zou niet veel tijd in beslag moeten nemen als u uw verwachtingen eenmaal met de ontwikkelaar heeft afgesproken. Enkele factoren die de implementatie kunnen beïnvloeden, zijn onder meer hoe robuust het systeem zal zijn. Als u hiermee ook andere administratieve taken kunt beheren met de basisreserveringsfunctie, kan het iets langer duren dan verwacht.
Als u echter contact opneemt met de juiste ontwikkelaar zoals BookingNinjas, zou uw hotelreserveringssysteem binnen een dag of twee klaar moeten zijn. Het voordeel hiervan is dat je ook de nodige ondersteuning krijgt van het team.
Het juiste hotelreserveringssysteem kiezen
Het kiezen van het juiste hotelreserveringssysteem (HRS) is cruciaal voor de efficiëntie, winstgevendheid en gasttevredenheid van uw hotel. Het systeem dat u selecteert, moet aan uw specifieke behoeften voldoen en schaalbaar genoeg zijn om met uw bedrijf mee te groeien.
Hier vindt u een uitgebreide gids over hoe u het beste hotelreserveringssysteem voor uw accommodatie kiest:
1. Beoordeel de grootte en het type van uw hotel
De eerste stap is het evalueren van de grootte en het type van uw hotel, aangezien dit de functies bepaalt die u nodig heeft van een reserveringssysteem. Grotere hotels, resorts of ketens hebben bijvoorbeeld mogelijk geavanceerdere systemen nodig met beheer van meerdere eigendommen, integraties met wereldwijde distributiesystemen (GDS) en geavanceerde functies voor inkomstenbeheer. Kleinere hotels, boetiekhotels of hostels kunnen prioriteit geven aan eenvoud, betaalbaarheid en gebruiksgemak.
- Kleine accommodaties (bijvoorbeeld boetiekhotels, hostels): zoek naar systemen die gemakkelijk te gebruiken en te beheren zijn, met basisfuncties zoals kamerinventarisbeheer, directe boekingsopties en eenvoudige betalingsverwerking.
- Middelgrote tot grote hotels (bijvoorbeeld ketens, resorts): u heeft een robuust systeem nodig met functies zoals beheer van meerdere accommodaties, geavanceerde rapportage, integratie met OTA's, dynamische prijstools en meer gedetailleerde gastenbeheerfuncties.
- Luxe/all-inclusive hotels: kies een systeem dat de mogelijkheid biedt om complexe pakketten, upselling, loyaliteitsprogramma's en gepersonaliseerde tools voor gastervaringen af te handelen.
2. Integratie met bestaande systemen
Een hotelreserveringssysteem moet naadloos kunnen worden geïntegreerd met andere software die uw hotel al gebruikt, zoals Property Management Systems (PMS), Point of Sale (POS)-systemen, channel managers of tools voor inkomstenbeheer. Door ervoor te zorgen dat al uw systemen samenwerken, voorkomt u dubbele gegevensinvoer en stroomlijnt u de activiteiten tussen afdelingen.
- Property Management System (PMS): Integratie met uw PMS is essentieel voor een soepele werking van uw receptie, huishouding en factureringsafdelingen.
- Channel Manager-integratie: uw systeem moet kunnen synchroniseren met OTA's zoals Booking.com, Expedia of Airbnb om ervoor te zorgen dat de beschikbaarheid in realtime op alle platforms wordt bijgewerkt.
- Betalingsgateway: het systeem moet worden geïntegreerd met veilige betalingsverwerkers om online betalingen, stortingen en terugbetalingen te verwerken.
3. Gebruikersinterface en gebruiksgemak
Het gebruiksgemak van een hotelreserveringssysteem kan een directe impact hebben op de effectiviteit van uw hotelpersoneel. Een intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface verkort de trainingstijd en helpt uw team boekingen efficiënt af te handelen. Een systeem met een overzichtelijk, overzichtelijk dashboard maakt het eenvoudiger om boekingen te beheren, de beschikbaarheid van kamers te controleren en administratieve taken uit te voeren.
- Voor receptiepersoneel: kies een systeem met een intuïtieve interface waarmee het receptiepersoneel gasten snel kan inchecken, reserveringen kan bijwerken en gedetailleerde gastprofielen kan verstrekken.
- Voor management: een systeem dat gemakkelijk leesbare rapporten en realtime gegevens over bezetting, omzet en gastvoorkeuren biedt, kan het hotelmanagement helpen weloverwogen beslissingen te nemen.
- Mobiele toegang: een systeem met een mobielvriendelijke interface of app stelt het personeel in staat boekingen te beheren of te reageren op de behoeften van gasten terwijl ze onderweg zijn.
4. Prijzen en kostenstructuur
Hotelreserveringssystemen kunnen met verschillende prijsmodellen worden geleverd. Het is essentieel om zowel de aanloopkosten als de lopende kosten te beoordelen om er zeker van te zijn dat het systeem binnen het budget van uw hotel past. Enkele veel voorkomende prijsstructuren zijn:
- Op abonnementen gebaseerde prijzen: een vast maandelijks of jaarlijks bedrag waarmee u toegang krijgt tot de software en de functies ervan.
- Op commissie gebaseerd: sommige systemen rekenen een commissie op boekingen die via hun platform worden gemaakt. Dit model kan goed werken voor kleinere hotels met een beperkt budget.
- Kosten per boeking: sommige systemen brengen kosten in rekening voor elke boeking die via hun platform wordt gemaakt, wat kosteneffectiever kan zijn voor kleinere accommodaties.
Het is belangrijk om de totale eigendomskosten te berekenen, inclusief installatiekosten, training en mogelijke upgrades, zodat u een weloverwogen beslissing kunt nemen.
5. Aanpassingsopties
Zoek naar een reserveringssysteem dat kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van uw hotel. Aanpassingen kunnen variëren van de mogelijkheid om unieke kamertypes en speciale arrangementen aan te bieden tot het personaliseren van uw boekingssysteem, zodat het past bij de look en feel van uw hotel.
- Kamertypes en arrangementen: als uw hotel verschillende kamertypes of arrangementen aanbiedt (bijvoorbeeld inclusief spabehandelingen, rondleidingen of maaltijden), zorg er dan voor dat het systeem flexibele boekingsopties mogelijk maakt.
- Branding: misschien wilt u dat de boekingsengine op uw website de merknaam van uw hotel weerspiegelt. Dankzij de aanpassingsfuncties kunt u de boekingsinterface afstemmen op de stijl en het kleurenschema van uw accommodatie.
6. Klantenondersteuning en training
Toegang hebben tot betrouwbare klantenondersteuning is van cruciaal belang, vooral tijdens drukke seizoenen of als er problemen optreden met het systeem. Zoek naar een systeemaanbieder die responsieve klantenservice biedt via verschillende kanalen, waaronder e-mail, telefoon en livechat. Controleer bovendien of de aanbieder uitgebreide trainingsbronnen aanbiedt (bijvoorbeeld webinars, handleidingen en video-tutorials) zodat uw team het systeem snel onder de knie krijgt.
- 24/7 ondersteuning: Als u actief bent in een regio met veel internationaal gastenverkeer of als uw hotel 24 uur per dag actief is, kies dan voor een systeemaanbieder die 24/7 ondersteuning biedt.
- Onboarding & Training: Een goede onboarding- en personeelstraining kan fouten voorkomen en u helpen het maximale uit het systeem te halen. Zoek een aanbieder die onboarding-assistentie biedt, evenals regelmatige systeemupdates en trainingsmateriaal.
7. Mobiele boekingsmogelijkheden
Het aantal mobiele boekingen groeit snel en veel reizigers boeken het liefst kamers via hun smartphones of tablets. Zorg ervoor dat uw reserveringssysteem is geoptimaliseerd voor mobiele apparaten, via een mobielvriendelijke website of een speciale mobiele app. Het systeem moet gasten in staat stellen om zonder problemen kamers te boeken, beschikbare voorzieningen te bekijken en betalingen te doen vanaf hun mobiele apparaten.
- Mobiele gastervaring: het aanbieden van een naadloze mobiele ervaring voor uw gasten kan het aantal directe boekingen verhogen, de afhankelijkheid van OTA's verminderen en de klanttevredenheid vergroten.
8. Beveiligingsfuncties
Aangezien het systeem gevoelige gastgegevens verwerkt, zoals persoonlijke informatie en creditcardgegevens, is het belangrijk dat het voldoet aan PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) om een veilige betalingsverwerking te garanderen. Bovendien moet het systeem robuuste beveiligingsprotocollen hebben, zoals SSL-codering, om gastgegevens te beschermen tegen cyberdreigingen.
- Gegevensbeveiliging: zorg ervoor dat de systeemprovider versleutelingsmethoden gebruikt om gevoelige klantinformatie te beschermen.
- Naleving: het systeem moet voldoen aan de regelgeving inzake gegevensprivacy, zoals de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in de EU of andere lokale wetten die persoonlijke gegevens beschermen.
9. Realtime beschikbaarheid en boeking
Het reserveringssysteem moet realtime kamerbeschikbaarheid bieden aan zowel gasten als hotelpersoneel. Deze functie zorgt ervoor dat wanneer er een boeking wordt gemaakt, het systeem onmiddellijk wordt bijgewerkt om de wijzigingen in de beschikbaarheid van kamers weer te geven. Het hebben van nauwkeurige, up-to-date beschikbaarheid vermindert het risico op overboekingen en verhoogt de gasttevredenheid.
- Integratie met OTA's: het systeem moet de beschikbaarheid synchroniseren met al uw boekingskanalen, inclusief OTA's, de hotelwebsite en alle andere verkoopplatforms die u gebruikt.
10. Rapporten en analyses
Uitgebreide rapportagemogelijkheden zijn essentieel voor effectieve besluitvorming. Het systeem moet realtime analyses bieden van de bezettingsgraad, de gemiddelde dagtarieven (ADR), de omzet per beschikbare kamer (RevPAR) en andere prestatiestatistieken. Met deze rapporten kunnen hotelmanagers de prestaties bijhouden, de vraag voorspellen en strategische beslissingen nemen om de prijzen en marketinginspanningen te optimaliseren.
- Aanpasbare rapporten: zorg ervoor dat het systeem rapporten kan genereren die specifiek zijn afgestemd op de behoeften van uw hotel, of het nu gaat om bezettingstrends, demografische gegevens van gasten of financiële gegevens.
11. Integratie met marketing- en CRM-tools
Uw hotelreserveringssysteem moet worden geïntegreerd met CRM-tools (Customer Relationship Management) en marketingplatforms om u te helpen bij het beheren van gastenrelaties en het genereren van directe boekingen. Met CRM-integratie kunt u gastprofielen samenstellen en gerichte e-mailcampagnes, loyaliteitsbeloningen of speciale promoties verzenden om herhaalboekingen aan te moedigen.
- E-mailmarketingintegratie: het systeem zou u in staat moeten stellen e-mails van gasten te verzamelen en te integreren met e-mailmarketingplatforms om gepersonaliseerde aanbiedingen te sturen.
- Ondersteuning voor het loyaliteitsprogramma: een systeem met geïntegreerde functies voor het loyaliteitsprogramma kan helpen de klantenbinding op te bouwen door beloningen aan te bieden voor herhaalde verblijven.
12. Schaalbaarheid
Kies een systeem dat met uw hotel kan meegroeien. Naarmate uw bedrijf groeit, moet het reserveringssysteem kunnen worden geschaald en aangepast aan toenemende boekingsvolumes, extra kamertypes of complexere prijsstructuren. Schaalbaarheid is vooral belangrijk als u van plan bent meer accommodaties of kamercategorieën toe te voegen of uit te breiden naar verschillende markten.
- Beheer van meerdere accommodaties: als u van plan bent extra locaties te openen, zoek dan naar een systeem dat meerdere accommodaties onder één account ondersteunt voor gecentraliseerd beheer.
Belangrijkste punten
Het belang van een hotelreserveringssysteem kan niet genoeg benadrukt worden. Het vereenvoudigt veel taken voor u. Maar vooral helpt het u de belangrijkste stakeholder beter te bedienen - uw klanten.
Met een hotelreserveringssysteem kunt u de rest een stap voor blijven door klanten van heinde en verre aan te nemen die van plan zijn uw accommodatie te bezoeken. Ook het risico op overboeking van uw hotelkamers wordt geëlimineerd wanneer u een hotelreservering uitvoert. Dit komt omdat het systeem de kamerreserveringen automatisch bijwerkt.
Als u besloten heeft om een betrouwbaar hotelreserveringssysteem aan te schaffen, hoeft u niet verder te zoeken dan BookingNinjas. Wij hebben het beste systeem om aan uw hotelbehoeften te voldoen en met volledige ondersteuning van Salesforce. Wanneer u zich aanmeldt, krijgt u een uniek, eenvoudig te gebruiken cloudgebaseerd hotelreserveringssysteem te zien waarop uw bedrijf kan vertrouwen