We weten allemaal dat het kiezen van een vastgoedbeheersysteem veel werk is. En meestal is dat ook echt zo. Je moet de opties bekijken die je hebt, contact opnemen met de leveranciers, de gegevens doornemen met je team en een heleboel dingen doen.
Er is een eenvoudigere manier. En het is ook effectiever.
Bedrijven vertellen je allerlei soorten valse dingen, alleen maar om je hun software te laten kopen. Ze zullen u vertellen dat ze deze functie hebben en wat u zult missen als u hun services niet gebruikt.
Ook ziet u online mogelijk beoordelingen over hoe goed het vastgoedbeheersysteem voor sommige bedrijven is geweest. Dat weten we niet, maar dat komt misschien omdat de applicatie een uniek probleem voor hen heeft opgelost. Voor u is dit misschien niet hetzelfde.
Vertrouw het dus nog niet...
De beste manier om een goed vastgoedbeheersysteem te kiezen, is door het zelf uit te proberen en te bevestigen dat het over de functies beschikt die ik hieronder zal opsommen. De reden hiervoor is dat wanneer u er eens mee aan de slag gaat, u uit de eerste hand ziet wat de software voor u kan doen en hoe nuttig deze voor uw bedrijf kan zijn.
U kunt de hype van de echte deal scheiden en het nut van de app beoordelen vanuit uw eigen standpunt. Het gaat over uw bedrijf overleven en productief zijn. Je kunt er alleen op vertrouwen dat jij en je team weten wat goed is voor je bedrijf. Niemand anders.
Hoe u het beste vastgoedbeheersysteem voor uw bedrijf krijgt
Dat gezegd hebbende, laten we snel ingaan op waar u op moet letten als u een vastgoedbeheersysteem uitprobeert.
Dit zou voor de hand moeten liggen, maar veel hoteliers en managers kiezen voor systemen die behoorlijk ingewikkeld zijn in het gebruik. Ze geloven dat ze het onderweg wel onder de knie zullen krijgen. Dat is de verkeerde manier om naar de dingen te kijken.
Een vastgoedbeheersysteem is er om het leven gemakkelijker voor u te maken. Het is bedoeld om u te helpen meer te ontspannen, terwijl u productiever wordt en meer geld verdient. Als een vastgoedbeheersysteem niet eenvoudig genoeg kan zijn om precies dat te doen, waarom zou u het dan gebruiken?
Ook een ingewikkelde interface is een alarmsignaal. Van goede applicaties is altijd bekend dat ze gemakkelijk te gebruiken zijn, ondanks de enorme functionaliteiten. Denk aan Google, Twitter, LinkedIn en anderen.
Een leverancier die zijn gebruikers wil helpen het meeste uit hun bedrijf te halen, moet het hen op zijn minst gemakkelijk maken om dit te doen.
2. Integraties van derden
Uw bedrijf – of het nu een hotel, verhuur, hostel, club, co-workingruimte of wat dan ook is – heeft integraties van derden nodig om alles soepel te laten verlopen. Veel voorkomende integraties zijn betalingsgateway, channel manager, POS-integraties, communicatiemedia en facturering van nutsvoorzieningen.
Een vastgoedbeheersysteem moet over deze integraties beschikken, zonder dat u om extra werk van uw kant wordt gevraagd.
3. Cloudgebaseerd of verouderd?
Voordat u een vastgoedbeheersysteem onderdeel maakt van uw bedrijfskern, moet u ervoor zorgen dat het in de cloud geïmplementeerd en realtime. Wat dit feitelijk betekent is dit: zorg ervoor dat u online, via internet, toegang heeft tot uw vastgoedbeheersysteem. De reden hiervoor is dat u het nieuwste en veiligste gebruikt van wat de leverancier aanbiedt.
Een desktopapplicatie moet handmatig worden bijgewerkt door u of de leverancier, en wie weet welke besturingssystemen het meest kwetsbaar zouden zijn als er een willekeurige aanval op gebruikers zou plaatsvinden? Een cloudgebaseerde applicatie zorgt ervoor dat u gebruikt wat iedereen in de applicatie gebruikt, met de beste beveiliging die u kunt hebben.
Het betekent ook dat u vanaf elke locatie en met elk apparaat toegang heeft tot uw volledige platform, in plaats van dat u beperkt bent tot één apparaat.
4. Relevante oplossingen voor echte problemen
Veel Property Management Systeemleveranciers verkopen functies die dit allemaal en dat kunnen, dus het is jouw taak om te controleren of deze systemen de problemen waarmee jouw organisatie te maken heeft echt kunnen oplossen.
Het verkrijgen van een ‘zeer functioneel’ vastgoedbeheersysteem met veel complexe functionaliteiten zal u niet veel goeds opleveren. Wat beter is, is kijken naar uw behoeften en doelen, en vervolgens op zoek gaan naar een vastgoedbeheersysteem dat u kan helpen die doelen te bereiken op de eenvoudigste manier mogelijk.
Dat loont beter dan uzelf en uw team te benadrukken hoe u goede resultaten kunt behalen gebruik van het Property Management Systeem.
5. Boekhouding
Dat is een van de belangrijkste aspecten van vastgoedbeheersystemen. Een goed boekhoudsysteem moet een integraal onderdeel zijn van het Property Management Systeem. Het moet ook zeer efficiënt zijn, zonder fouten of nalatigheid bij de implementatie, want dat is de krachtpatser van uw organisatie.
Het moet in staat zijn om elk aspect met betrekking tot de boekhouding af te handelen, inclusief facturering, geldoverdracht, budgettering, cashflowregistratie, terugkerende kosten en meer.
Let op aan het boekhoudplatform en zorg ervoor dat het aan uw behoeften op dat gebied kan voldoen.
6. Volledige oplossing
Dit is waar veel mensen de fout in gaan. Een complete oplossing is niet alleen noodzakelijk, maar het zou u ook helpen meer gefocust te raken op het gedaan krijgen van dingen, omdat u alles heeft en niet ergens anders naar oplossingen hoeft te zoeken.
Een alles-in-één oplossing is wat u nodig heeft als organisatie die de productiviteit wil verhogen. Als u beschikt over een complete, allesomvattende oplossing, betekent dit dat alle essentiële zaken die u nodig heeft om effectief zaken te doen, direct beschikbaar zijn. De externe tools die je mogelijk nodig hebt, komen dan in de vorm van integraties van derden.
7. Wat zeggen hun huidige gebruikers?
Ik herinner me dat ik eerder zei dat je recensies die je online ziet niet moet vertrouwen, omdat dit voor jou totaal anders kan zijn. Een andere manier om te controleren of het Property Management Systeem geschikt voor u is, is door persoonlijk contact op te nemen met andere gebruikers van de applicatie, in hetzelfde vakgebied als uw organisatie.
De reden daarvoor is simpel: omdat ze in hetzelfde vakgebied als u zitten, zullen ze waarschijnlijk dezelfde functie gebruiken die u graag zou willen gebruiken, dus u kunt goed advies van hen krijgen of het een goed idee is om de oplossing te gebruiken.
Houd er dus rekening mee dat het kiezen van een vastgoedbeheersysteem neerkomt op een beslissing in eigen huis. Wat goed is voor één hotel, is misschien niet zo efficiënt voor een co-workingruimte. U moet elke functie in overweging nemen en beoordelen of deze goed bij uw organisatie past.
Dit is een goed moment om u te vertellen over Booking Ninjas. Wij zijn actief in de horeca en weten dus wat iedere sector precies wil. En we hebben de oplossingen tot een integraal onderdeel van onze applicatie gemaakt. Klik hier om een realtime beeld te krijgen van onze applicatie, en voer deze uit volgens de hierboven genoemde controlepunten. Graag gedaan!