Inteligencia artificial en gestión de alojamiento estudiantil

Introducción

La industria de la hospitalidad ha sido un líder en la adopción de tecnologías innovadoras para mejorar la experiencia del cliente y agilizar las operaciones. La vivienda estudiantil, como una parte crítica del ecosistema educativo, no es una excepción. 

En su núcleo, la Inteligencia Artificial (IA) se refiere al desarrollo de sistemas informáticos capaces de realizar tareas que normalmente requerirían inteligencia humana. Este artículo tiene la intención de proporcionar una visión integral de cómo aprovechar la IA en la gestión de viviendas estudiantiles puede abrir a su negocio más oportunidades de crecimiento. 

La Evolución de la Gestión de Vivienda Estudiantil

Existen problemas persistentes con los que todo gestor de vivienda estudiantil puede identificarse. Los clasificamos de manera amplia en estas tres categorías: 

• Ineficiencias Operativas: Tareas como la asignación de habitaciones, solicitudes de mantenimiento, facturación y comunicación con los inquilinos a menudo se gestionan manualmente, lo que lleva a retrasos, errores y una mayor carga administrativa.
• Falta de Apoyo Personalizado: Los gestores de viviendas frecuentemente luchan por satisfacer las diversas necesidades de los residentes, lo que da lugar a un apoyo genérico que no aborda las preocupaciones individuales ni mejora el bienestar de los estudiantes.
• Dificultades para Gestionar e Interpretar los Datos: A pesar de la gran cantidad de datos generados por los sistemas de vivienda estudiantil—que cubren tendencias de ocupación, comentarios de inquilinos y costos operativos—extraer conocimientos accionables sigue siendo un obstáculo importante.

Aunque cada vivienda estudiantil tendrá sus desafíos únicos, estos problemas son prevalentes en todo el sector, por lo que si la IA se adopta en este espacio, debe presentar formas de abordar estas preocupaciones.

IA como una Herramienta Transformadora

Los desafíos de las ineficiencias operativas, la falta de apoyo personalizado y las dificultades para gestionar los datos no son nuevos para los negocios de hospitalidad, pero la IA está emergiendo como la solución revolucionaria para abordar estos problemas de manera directa.

Fuente: EY

1. Optimización Operativa:
   La IA elimina la fricción operativa automatizando tareas rutinarias con precisión. Por ejemplo, compañías de gestión de propiedades como Booking Ninjas han implementado sistemas impulsados por IA para manejar asignaciones de habitaciones y facturación. 

Aprovechar la IA en la vivienda estudiantil elimina los errores manuales y libera al personal para centrarse en mejorar la satisfacción de los residentes y la estrategia operativa, mientras mejora el ahorro de costos.

1. Apoyo Personalizado al Estudiante:
   Una de las características destacadas de la IA es su capacidad para analizar comportamientos y necesidades individuales. Un estudio de caso reciente de Innolead mostró cómo AvalonBay Communities implementó chatbots impulsados por IA para manejar las consultas de los inquilinos y automatizar los procesos de comunicación. 

Estos bots gestionaron más del 60% de las interacciones rutinarias, incluyendo solicitudes de mantenimiento y recordatorios de pago. 

Los residentes elogiaron las respuestas rápidas, mientras que el personal en el lugar tuvo más tiempo para centrarse en mejorar las experiencias de los residentes mediante servicios personalizados como programas de bienestar e invitaciones a eventos.

Lea el estudio de caso completo aquí: Casos de uso de IA, conocimientos del cliente y lecciones de innovación de AvalonBay Communities por $2.8B

1. Toma de decisiones mejorada:
   La IA puede transformar la toma de decisiones en la vivienda estudiantil al analizar datos para predecir tendencias como tasas de ocupación y estrategias de precios. Sin embargo, como advierte Phillips-Blackburn de Mobysoft, “Los datos pobres generan predicciones pobres.” 

Para que la IA funcione de manera efectiva, los gestores de vivienda deben asegurarse de que sus datos sean precisos y estén actualizados. Por ejemplo, RealPage mejoró su estrategia de precios utilizando IA, pero solo funcionó porque sus datos eran confiables. 

Al priorizar la calidad de los datos, puede tomar decisiones más inteligentes, optimizar los ingresos y mantenerse al tanto de las tendencias del mercado.

El Poder de la Integración

La mayoría de los programas de software de vivienda estudiantil de confianza ofrecen la opción de integración con sistemas de IA. Un ejemplo notable de integración de IA en la vivienda estudiantil es Booking Ninjas, que ha desarrollado un software de gestión de viviendas estudiantiles que se integra perfectamente con Salesforce, una potente herramienta CRM impulsada por IA. 

Esta integración está diseñada para combatir las dificultades que a menudo enfrentan los gestores de viviendas estudiantiles:

• Centralización de Operaciones: Proporcionando una plataforma unificada para gestionar arrendamientos, facturación, mantenimiento y comunicaciones con los residentes.
• Aprovechar los conocimientos de la IA: Aprovechando las herramientas de IA de Salesforce, como análisis predictivo y automatización, para optimizar las operaciones y mejorar la toma de decisiones.
• Mejora de la Experiencia de los Residentes: Ofreciendo servicios personalizados y apoyo proactivo mediante herramientas impulsadas por IA que analizan los datos y comportamientos de los residentes.

Desglosémoslo.

1. Mejorando la experiencia del residente con Procesamiento de Lenguaje Natural (PLN)

El Procesamiento de Lenguaje Natural (PLN) es un tipo de inteligencia artificial que ayuda a las computadoras a comprender y responder al lenguaje humano de una manera que se siente natural y conversacional. En la vivienda estudiantil, esta tecnología puede hacer que la comunicación con los residentes sea más fácil y rápida.

Comunicación Personalizada

• Comprensión y respuestas instantáneas: El PLN permite a los sistemas comprender instantáneamente preguntas o solicitudes de los residentes. Por ejemplo, si un residente envía un mensaje preguntando sobre un problema de mantenimiento, el sistema puede responder automáticamente con la información correcta o los próximos pasos.
• Mensajes personalizados automatizados: También puede enviar automáticamente mensajes o recordatorios personalizados a los residentes. Por ejemplo, enviar un recordatorio personalizado sobre el pago del alquiler o un evento próximo, todo sin necesidad de hacerlo manualmente.

Soporte eficiente para residentes

• Resúmenes rápidos de problemas: El PLN puede ayudar a resumir las interacciones y solicitudes de soporte de los residentes. Por ejemplo, puede resaltar rápidamente los detalles más importantes de una solicitud de mantenimiento o una preocupación del residente, lo que facilita que el personal responda rápidamente.
• Chatbots para preguntas rutinarias: Con el PLN, los chatbots pueden manejar preguntas básicas como “¿Cuándo vence mi alquiler?” o “¿Cómo hago una solicitud de mantenimiento?”. Esto reduce la carga de trabajo de su personal, permitiéndoles centrarse en problemas más complejos que requieren atención humana.

2. Impulsando decisiones estratégicas con análisis predictivos

El análisis predictivo ayuda a los gestores de viviendas estudiantiles a tomar decisiones más inteligentes utilizando datos pasados para predecir tendencias futuras. Al analizar información histórica, los gestores pueden planificar con anticipación y optimizar las operaciones, mejorando tanto la rentabilidad como la satisfacción de los residentes.

Pronóstico de la demanda y la ocupación

• Predicción de las tasas de ocupación futuras: El análisis predictivo ayuda a predecir cuántas habitaciones se llenarán en el futuro. 

Por ejemplo, un estudio de Zillow descubrió que usar el análisis de datos para predecir la demanda de vivienda ayuda a los gestores de propiedades a planificar para períodos de alta demanda, como el comienzo de un semestre, y ajustar su enfoque en consecuencia.

• Optimización de precios y disponibilidad: Las herramientas predictivas también pueden ayudar a establecer los precios de las habitaciones en el momento adecuado. Un informe de CBRE reveló que, utilizando análisis predictivos, los operadores de vivienda estudiantil pueden aumentar los ingresos en un 3-5% ajustando los precios según la demanda esperada. 

Si sabe que la demanda aumentará en un período determinado, puede aumentar los precios, asegurándose de sacar el máximo provecho de sus habitaciones disponibles.

Identificación de oportunidades y riesgos

• Anticipación de cambios en el mercado: El análisis predictivo puede ayudar a identificar cambios en el mercado inmobiliario, como cambios en lo que los estudiantes buscan o nuevas tendencias en la vivienda. Estar al tanto de estas tendencias temprano le permite ajustar su marketing o sus ofertas para seguir siendo competitivo. 
• Abordando problemas proactivamente: Las herramientas predictivas pueden ayudar a detectar problemas potenciales temprano, lo que le permite actuar antes de que se conviertan en problemas mayores. Por ejemplo, si el sistema detecta una caída en la ocupación de ciertos edificios o unidades, puede alertarle para investigar por qué está sucediendo. 

Al realizar mejoras a tiempo y mejorar el compromiso de los residentes, pudieron reducir las vacantes y mantener sus tasas de ocupación altas.

3. Personalizando servicios con motores de recomendación

Los motores de recomendación impulsados por IA pueden ayudar a los gestores de viviendas estudiantiles a ofrecer servicios más personalizados, lo que puede llevar a residentes más felices y aumentar los ingresos. Estas herramientas analizan datos sobre cómo se comportan los residentes y lo que les gusta, y luego usan esa información para sugerir servicios y comodidades que probablemente disfrutarán.

Recomendaciones personalizadas para residentes

• Sugerencia de servicios y comodidades personalizadas: Basado en el comportamiento y las preferencias de cada residente, la IA puede recomendar servicios que puedan gustarle. Por ejemplo, si un estudiante usa frecuentemente un área tranquila, el sistema podría sugerir alquilar un espacio de estudio o asistir a eventos de estudio tranquilo. 

Esto ayuda a los residentes a sacar más valor de su experiencia de vida, haciéndoles sentir más conectados con la comunidad.

• Mejora de oportunidades de venta cruzada: La IA también puede ayudarle a promocionar servicios adicionales. Por ejemplo, si un residente disfruta socializando en áreas comunes, podría ofrecerles descuentos para reservar espacios para eventos o invitarlos a reuniones sociales. 

Al entender lo que cada residente desea, puede ofrecerles servicios que probablemente les interesen, aumentando sus ingresos.

Optimización de las instalaciones y ofertas de servicios

• Recomendación de instalaciones, eventos y promociones relevantes: La IA observa datos para identificar patrones en lo que los residentes disfrutan y sugiere las mejores instalaciones, eventos y promociones en función de eso. 

Por ejemplo, si un grupo de residentes está interesado en la actividad física, el sistema podría recomendar clases de ejercicio o promociones del gimnasio.

• Aumento de la satisfacción del residente e ingresos: Ofreciendo servicios personalizados, puede mejorar la satisfacción del residente, ya que sienten que se están satisfaciendo sus necesidades. Al mismo tiempo, puede generar más ingresos promocionando servicios o eventos que ya les interesan a los residentes.

4. Desbloqueando conocimientos con análisis de datos y resumen

La IA puede ayudarle a desbloquear todo el potencial de los datos que ya tiene convirtiéndolos en conocimientos útiles. Puede analizar grandes cantidades de información rápidamente y resumirla de una manera que sea fácil de entender, facilitando la toma de decisiones que mejoren la gestión de su vivienda estudiantil y hagan más felices a sus residentes.

Conocimientos completos de datos

• Detección de tendencias y necesidades de los residentes: La IA puede ayudarle a analizar patrones en sus datos, como cuándo ocurren ciertos problemas de mantenimiento o qué comodidades usan más los estudiantes. 

Por ejemplo, si la IA detecta más solicitudes de mantenimiento relacionadas con la calefacción durante el invierno, puede prepararse programando el mantenimiento preventivo antes de que llegue el clima frío. De esta manera, estará un paso adelante del problema y los residentes no tendrán que esperar tanto para las reparaciones.

• Resumen de comentarios: La IA puede revisar resultados de encuestas o comentarios de residentes para resaltar los problemas o solicitudes más comunes. En lugar de leer cientos de respuestas, puede ver de un vistazo qué es lo que más preocupa a los residentes. 

Por ejemplo, si muchos residentes piden una mejor conexión Wi-Fi, la IA marcará esta tendencia para que pueda priorizar la mejora de su servicio de internet.

Toma de decisiones informada

• Creación de informes fáciles de leer: La IA puede crear automáticamente informes basados en todos los datos que analiza. Estos informes le dan una visión clara de lo que está funcionando bien y lo que necesita atención. 

Por ejemplo, la IA puede mostrarle cuándo están cayendo las tasas de ocupación o cómo están funcionando ciertas comodidades. Puede usar estos informes para tomar mejores decisiones durante las reuniones o planificar el futuro.

• Mejora de operaciones: Al resumir los datos clave, la IA puede señalar dónde puede trabajar de manera más eficiente. Por ejemplo, si la IA ve que algunas tareas de mantenimiento están tomando más tiempo que otras, podría sugerir formas de acelerar esos procesos. 

Esto le ayuda a brindar un mejor servicio a los residentes y hace que sus operaciones funcionen de manera más fluida.

5. Optimización de operaciones mediante automatización de flujos de trabajo

Hay varias tareas que quizás aún esté realizando manualmente que la IA puede replicar fácilmente—y hacerlo de manera más eficiente. Estas tareas rutinarias pueden llevar mucho tiempo, pero con la IA encargándose de ellas, sus operaciones serán más fluidas y tendrá más tiempo para centrarse en otras áreas importantes de su negocio.

Automatización de tareas rutinarias

• Optimización de asignaciones de habitaciones, facturación y programación de mantenimiento: La IA puede manejar automáticamente tareas como la asignación de habitaciones, el envío de recordatorios de facturación y la programación de mantenimiento. 

Por ejemplo, en lugar de revisar manualmente las solicitudes para asignar habitaciones, la IA puede hacerlo automáticamente según sus preferencias, como tipo de habitación o proximidad al campus. 

La facturación también se puede automatizar—la IA enviará recordatorios a los residentes a tiempo, sin necesidad de que usted haga nada. Las solicitudes de mantenimiento también pueden ser gestionadas—la IA puede programar reparaciones según la urgencia, asegurándose de que nada se quede sin atender.

• Reducción de errores y mejora de eficiencia: Al automatizar estas tareas, la IA ayuda a eliminar la posibilidad de errores humanos. Ya sea perder una solicitud de mantenimiento o enviar la factura incorrecta, la automatización asegura que todo se haga correctamente, ahorrándole tiempo y estrés.

Mejora del marketing y la gestión de campañas

• Segmentación de segmentos específicos de residentes: La IA hace que sus esfuerzos de marketing sean más dirigidos y efectivos. Si desea promocionar un nuevo espacio de estudio, por ejemplo, la IA puede enviar automáticamente el mensaje a los estudiantes que son más propensos a usarlo según su comportamiento anterior. 

No necesita revisar manualmente los datos de los residentes ni enviar correos electrónicos individuales. La IA se encarga de todo eso, asegurándose de que las personas correctas vean las ofertas adecuadas.

• Gestión de promociones con esfuerzo mínimo: Ejecutar campañas promocionales se vuelve más fácil cuando la IA está involucrada. Desde la programación de publicaciones en redes sociales hasta el envío de invitaciones a eventos o ofertas especiales a los residentes, la IA puede encargarse de estas tareas, asegurando que todo funcione sin su constante intervención. Una vez configurado, puede mantener todo en marcha con un esfuerzo mínimo de su parte.

6. Integración fluida con el software de gestión de vivienda estudiantil Booking Ninjas

Gestionar viviendas estudiantiles puede volverse abrumador, especialmente cuando está manejando diferentes sistemas para asignaciones de habitaciones, facturación, solicitudes de mantenimiento y comunicaciones con los residentes. Ahí es donde entra la integración de Booking Ninjas con Salesforce AI. Al reunir todo en un solo lugar, esta herramienta poderosa facilita su trabajo y mejora la eficiencia.

Capacidades unificadas de IA

• Gestión impulsada por IA: Con Booking Ninjas y Salesforce AI, tiene todas las herramientas de IA que necesita en una sola plataforma. Esto significa que todos los fantásticos beneficios que hemos destacado en este artículo hasta ahora—automatización de tareas, optimización de operaciones, personalización del servicio al residente y toma de decisiones más inteligentes basadas en información en tiempo real—están todos disponibles en un solo lugar.
• Sistema todo en uno: Tener todo en una plataforma reduce los errores, ahorra tiempo y facilita la gestión de su propiedad. Con la IA encargándose de las tareas repetitivas, tendrá más tiempo para centrarse en lo que realmente importa, como mejorar la satisfacción de los residentes y hacer crecer su negocio.

Aplicaciones en el mundo real

Los proveedores de viviendas estudiantiles están adoptando cada vez más la IA para mejorar la eficiencia operativa y mejorar la experiencia del residente. Aquí hay tres ejemplos de cómo se está aplicando con éxito la IA en la industria de la vivienda estudiantil:

1. Automatización de tareas rutinarias para aumentar la eficiencia

La IA puede manejar tareas administrativas repetitivas como la facturación y la programación de mantenimiento, reduciendo la carga de trabajo para el personal de vivienda. Por ejemplo, TechPark Housing implementó la automatización impulsada por IA para las asignaciones de habitaciones y la facturación, lo que redujo el trabajo administrativo y permitió al personal centrarse en tareas de mayor nivel, mejorando la productividad general. 

Como señaló un experto, “Buenos ejemplos de IA en nuestro sector incluyen soluciones de análisis de morosidad que entregan eficiencias operacionales y beneficios financieros mediante una combinación de automatización y aumento de decisiones humanas, y el uso de RPA para automatizar tareas repetitivas como revisiones de créditos universales.”

2. Mejora de la comunicación con chatbots de IA

Los chatbots de IA se han convertido en un cambio de juego para mejorar la comunicación con los residentes. Al abordar inmediatamente las consultas rutinarias—como detalles de arrendamientos o solicitudes de mantenimiento—la IA puede reducir la necesidad de llamadas telefónicas y liberar al personal para que se enfoque en problemas más complejos. 

Como dijo Alison Stock de Riverside Group, “El caso comercial para la IA en la vivienda es mejorar la experiencia del cliente con chatbots o asistentes conversacionales de IA. Los clientes obtienen respuestas casi inmediatas a consultas simples sin necesidad de una llamada telefónica, dejando al personal de vivienda libre para tratar consultas más complejas.”

Conclusión

"El auge de la IA es inevitable, pero no debe temerse", dice el padre de la IA. A medida que la IA continúa modelando las industrias, la vivienda estudiantil no es una excepción. Si está buscando mantenerse a la vanguardia, Booking Ninjas con Salesforce AI podría ser el cambio de juego que necesita.

Los chatbots y asistentes virtuales impulsados por IA ya han demostrado su valor para mejorar el soporte y la participación de los inquilinos, agilizar la comunicación y mejorar la satisfacción. Al integrar Booking Ninjas con Salesforce AI, reúne todos estos beneficios en una plataforma unificada, eliminando la molestia de manejar múltiples sistemas mientras aumenta tanto la eficiencia como la toma de decisiones.

Ahora es el momento de aprovechar el potencial de la IA en la vivienda estudiantil—simplificando sus operaciones y dándole las herramientas para ofrecer una mejor experiencia a sus residentes, mientras establece su negocio para el éxito a largo plazo.

Llamado a la Acción

Viva el futuro de la vivienda estudiantil con Booking Ninjas y Salesforce AI. Ofrecemos una prueba gratuita, solo necesita solicitar un entorno de prueba y podrá empezar a disfrutar de los beneficios de la IA en su vivienda estudiantil. ¡Estamos emocionados de que comience! 

Referencias

2024. (2024). IA como herramienta transformadora en la hospitalidad y la vivienda estudiantil. Recuperado de https://www.ey.com.

Innolead. (2023). Casos de uso de IA, conocimientos del cliente y lecciones de innovación de AvalonBay Communities por $2.8B. Recuperado de https://www.innolead.com.

Phillips-Blackburn, M. (2023). La importancia de la calidad de los datos en la implementación de IA. Mobysoft.

RealPage. (2022). Uso de IA para mejorar la estrategia de precios en la vivienda estudiantil. Recuperado de https://www.realpage.com.

Zillow. (2021). Uso del análisis predictivo de datos para pronosticar la demanda de vivienda y optimizar la ocupación de habitaciones. Recuperado de https://www.zillow.com.

CBRE. (2022). Analítica predictiva en la vivienda estudiantil: aumentar los ingresos ajustando los precios según la demanda. Recuperado de https://www.cbre.com.

TechPark Housing. (2023). Automatización de asignaciones de habitaciones y facturación con IA para aumentar la eficiencia operativa. TechPark Housing Solutions.

Riverside Group. (2023). Stock, A. Chatbots de IA y asistentes conversacionales de IA para mejorar la experiencia del cliente en la vivienda. Riverside Group.