Hay muchas cosas que las empresas de bienes raíces y gestión de propiedades deben mantener bajo control. Además de gestionar inquilinos y hacer un seguimiento de tus finanzas y presupuestos, también tendrás que supervisar las operaciones de mantenimiento.
La mejor manera de hacerlo es con un software de gestión de propiedades. Sin embargo, dado que hay tantas opciones disponibles en línea, tomar una decisión puede ser muy complicado.
Es crucial elegir el sistema de gestión de propiedades adecuado. Así reducirás significativamente tu estrés, costos y tiempo.
Los sistemas de gestión de propiedades en línea vienen con una variedad de características y precios. La mayoría de ellos ofrecen múltiples funciones y soluciones, lo que podría simplificar mucho tu proceso de toma de decisiones.
Sigue leyendo si eres un inversor inmobiliario o un gestor de propiedades que busca minimizar la dificultad de gestionar su negocio.
¿Qué es un software de gestión de propiedades residenciales?
Por si no lo tienes claro, un software de gestión de propiedades es un sistema proporcionado por expertos en "SaaS para la hospitalidad" para facilitar las tareas de un propietario.
Los inversores inmobiliarios serios y los gestores de propiedades, así como las personas que trabajan para ellos, deberían usar estas soluciones.
Este tipo de software puede gestionar tareas administrativas rutinarias tanto para propiedades residenciales como comerciales. Un sistema centralizado monitorea a los inquilinos, los contratos de alquiler, la contabilidad y el mantenimiento de los edificios.
La principal ventaja de un sistema de gestión de propiedades es optimizar la planificación manual. No necesitarás llevar un control a mano si tienes todos los detalles sobre tus inquilinos, contratos de alquiler y propiedades en un solo lugar.
Aspectos a considerar sobre tu Negocio al elegir un sistema de gestión de propiedades
En función de las tareas que realizan, los servicios relacionados con la gestión de propiedades o instalaciones se pueden dividir en diferentes categorías.
Dependiendo de la tarea inmobiliaria que encuentres más laboriosa, puedes decidir qué sistema de gestión de propiedades es ideal para ti.
Aquí tienes algunos factores a considerar:
Organización
Probablemente tengas problemas para organizar tu agenda como gestor de propiedades. Puede ser muy difícil llevar un seguimiento de todas las fechas importantes.
En esa situación, deberías elegir una solución que gestione tus propiedades por ti.
Esto incluye las fechas de entrada y salida de los inquilinos, así como las fechas de vencimiento de los pagos de alquiler. Además, puedes mantener reuniones y organizar los horarios de los trabajadores o empleados.
Supervisión de inquilinos
Es difícil hacer un seguimiento de la comunicación e información de los inquilinos, especialmente si eres un gestor de propiedades reputado con muchos inquilinos a tu cargo. Sin embargo, necesitas controlar esta información porque es muy importante.
Puedes mantener las tasas de ocupación utilizando una solución de gestión de propiedades diseñada para este propósito. Además, puedes consultar el número de pisos disponibles y los vacantes.
También podrás realizar informes de crédito, hacer verificaciones de antecedentes y mantener comentarios sobre posibles inquilinos.
Logística y transporte
Probablemente visitarás muchos lugares como gestor de propiedades, principalmente para hacer recorridos y visitas a tus propiedades. Elige una herramienta de gestión de propiedades que optimice tus rutas para permitir visitas más cortas y eficientes en combustible.
Contabilidad y facturación
No es nada fácil gestionar tus finanzas mientras te ocupas de una responsabilidad tan exigente como la propiedad o gestión de inmuebles. Puedes utilizar un software de gestión de propiedades que se centre en la recaudación de rentas y finanzas.
Mantener un presupuesto bien organizado también te ayudará con los impuestos, la contabilidad y otras tareas.
Listados de propiedades y vigilancia del vecindario
La solución más adecuada para ti será un sistema de listados de propiedades si lo que deseas es simplemente anunciar las propiedades que posees.
Puedes usar este tipo de software para listar tus propiedades de alquiler y evaluar el valor de los bienes inmuebles cercanos.
Cualquiera que busque una estrategia productiva para vender las propiedades residenciales vacantes en su cartera debería considerarlo.
Mantenimiento de Registros
Mantener registros es una tarea difícil en cualquier industria, no solo en la gestión de propiedades o bienes raíces. Un software de gestión de propiedades residenciales llevará un seguimiento de tus acuerdos para esta tarea.
Este tipo de software también puede gestionar contratos de arrendamiento y seguros.
Además, puedes organizar la documentación de cualquier solicitud de alquiler, seguro de inquilino y muchas otras cosas importantes.
Comunicación con los inquilinos y feedback
La comunicación con los inquilinos es una de las responsabilidades más significativas para un administrador de propiedades experimentado. Si usas un software de gestión de propiedades residenciales que se centra en esta función, tú y tus inquilinos tendréis acceso a sistemas de chat sincronizados.
Con este tipo de software, podrás comunicarte con tus inquilinos sobre acuerdos, coberturas de seguros, arrendamientos y alquileres.
Problemas específicos de la gestión de propiedades residenciales
En comparación con la gestión de edificios comerciales, la gestión de propiedades residenciales y multifamiliares presenta una serie de desafíos únicos.
Algunos problemas comunes en la gestión de propiedades residenciales son los siguientes:
Subarrendamiento de propiedades de alquiler
A veces, los inquilinos eligen subarrendar la propiedad que están alquilando para aumentar sus propios ingresos. Algunas personas pueden optar por ceder una habitación a familiares o amigos durante un período prolongado.
Permitir que inquilinos no incluidos en el contrato ocupen la propiedad expone al administrador a un riesgo adicional.
La mayoría de los administradores de propiedades intentan manejar este problema en el contrato de arrendamiento incluyendo una cláusula que convierte el arrendamiento en un acuerdo exclusivo, permitiendo solo a las personas nombradas en el contrato ocupar el espacio.
Establecimiento de reglas para tener mascotas
Las propiedades residenciales que permiten mascotas pueden ser un gran atractivo, pero también pueden traer nuevas obligaciones y problemas de mantenimiento.
Este problema a menudo hace que la gestión de propiedades multifamiliares sea más complicada.
El software de gestión de propiedades residenciales debe considerar cuidadosamente cómo manejar la tenencia de mascotas al redactar los contratos de arrendamiento, incluyendo qué tipos de mascotas están permitidos, cuántas mascotas se permiten por unidad y cómo autenticar a los animales de servicio.
Para una propiedad de alquiler residencial, estas regulaciones deben ser claras y aplicadas de manera consistente para evitar confusiones y acusaciones de favoritismo.
Desalojo de inquilinos
En la gestión de propiedades residenciales, el desalojo es un tema delicado que a menudo se maneja de manera incorrecta. Un inquilino debe ser desalojado por una razón apropiada que no contravenga los términos del contrato de arrendamiento ni las leyes estatales o federales pertinentes.
Los desalojos deben manejarse correctamente. Por ejemplo, en algunos lugares, el último desalojo debe ser ejecutado por la oficina del Sheriff. Esto significa que el propietario o el administrador de propiedades no puede remover al inquilino por su cuenta.
El proceso de desalojo debe presentarse en el tribunal después de que el inquilino reciba un aviso de desalojo (y no esté abordando la razón del desalojo, como el incumplimiento del pago del alquiler).
Antes de comenzar este tipo de proceso, puede ser vital hablar con un abogado especializado en derecho de propiedad para el lugar donde se considera el desalojo, ya que estos procedimientos pueden variar de un estado a otro o debido a condiciones específicas.
¿Cómo aborda el software de gestión de propiedades residenciales estos problemas?
Los administradores de propiedades pueden supervisar sus propiedades y enfrentar estos problemas de varias maneras con la ayuda del software de gestión de propiedades.
Existen diferencias en cómo diversos paquetes de software de gestión de propiedades abordan problemas comunes (si es que lo hacen), ya que no todos son iguales. Algunas ventajas del software de gestión de propiedades incluyen lo siguiente:
Ofrecimiento de portales en línea para la recolección de alquileres
Gracias a las funciones integradas de recolección de alquileres en varios programas de software de gestión de propiedades, los inquilinos pueden realizar sus pagos de alquiler en línea.
Esto suele tomar la forma de una aplicación móvil orientada a los inquilinos, que pueden descargar en sus teléfonos y usar para realizar pagos dentro de la aplicación.
Estas herramientas agilizan considerablemente el proceso de pago del alquiler; algunas incluso ofrecen recordatorios por mensaje de texto para recordar a los inquilinos cuándo deben hacer pagos o la capacidad de configurar pagos automáticos para evitar retrasos. Además, enviar dinero, cheques o giros postales por correo puede no ser la opción más segura para los inquilinos.
Además, ciertos programas de software de gestión de propiedades permiten a los administradores simplificar el proceso de cobro de deudas, derivando a los inquilinos morosos a la agencia de cobros adecuada, reportándolos a una agencia de crédito y realizando un seguimiento del alquiler pendiente para su posible uso en el procedimiento de desalojo.
Mejora de la interacción entre inquilinos y administradores
Usar ciertos programas de software de gestión de propiedades residenciales puede mejorar enormemente la comunicación entre un administrador de propiedades y sus inquilinos.
Dependiendo del software, los administradores de propiedades y propietarios pueden notificar a sus inquilinos sobre visitas de mantenimiento inminentes, inspecciones de propiedades o posibles modificaciones en los contratos de arrendamiento debido a cambios en las leyes estatales o municipales.
Al facilitar el alquiler, esto puede animar a los inquilinos a renovar sus contratos cuando los actuales expiren.
Supervisión de ingresos y costos para cada propiedad gestionada
La capacidad de monitorear ingresos y gastos para cada propiedad de alquiler individual es otra ventaja común de todo software de gestión de propiedades.
Esto puede ayudar a los administradores a determinar si ciertas propiedades son rentables o si son un despilfarro de recursos.
Los administradores de propiedades pueden entonces evaluar qué factores, como un alto nivel de gastos en reparaciones de emergencia, tarifas inusuales de servicios públicos o una alta rotación en una propiedad en particular, están contribuyendo a aumentos o pérdidas en la rentabilidad.
Tener una visión más clara de las propiedades que supervisan permite a los administradores mejorar sus técnicas de gestión y reducir gastos innecesarios.
Aumentando la escalabilidad y eficiencia en la gestión de propiedades
Gracias a la mayor visibilidad en las operaciones y la interacción que ofrecen algunos softwares de gestión de propiedades, los administradores pueden adaptarse más rápidamente a las circunstancias cambiantes.
Con algunos programas de software de gestión de propiedades, los administradores pueden:
- Controlar sus listados de bienes raíces.
- Verificar el progreso de sus esfuerzos de cobro de alquileres.
- Crear o modificar procesos automatizados para reducir su carga de trabajo.
Monitorización de información vital de los inquilinos
Para los administradores de propiedades comerciales, mantener un equilibrio saludable entre los tipos de negocios en una propiedad comercial minorista puede ser esencial para retener a los inquilinos. Esto asegura que cada empresa pueda funcionar (y, por ende, generar los ingresos necesarios para pagar el alquiler, evitando aglomerar demasiadas empresas con clientes similares en una sola ubicación comercial compartida).
Para evitar colocar competidores directos demasiado cerca uno del otro, varios programas de software de gestión de propiedades mantienen un seguimiento de la información importante de los inquilinos.
Además, algunos de estos programas pueden mostrar información sobre el historial crediticio de los inquilinos y otros criterios utilizados para evaluar a los posibles inquilinos antes de que firmen un contrato de arrendamiento.
Monitorización del costo del mantenimiento de áreas comunes en propiedades residenciales
Algunos programas de mantenimiento de propiedades comerciales permiten rastrear los gastos de mantenimiento de áreas comunes en propiedades residenciales comerciales para que se puedan distribuir de manera equitativa entre todos los inquilinos de una instalación particular.
Esto asegura que el mantenimiento de las áreas comunes del edificio esté adecuadamente respaldado y que los inquilinos no paguen de más ni de menos por esos costos.
¿Qué software es mejor para propiedades de alquiler?
El sistema de gestión de propiedades residenciales de Booking Ninjas es una herramienta basada en la nube que permite a los administradores de propiedades residenciales y comerciales tomar el control de todos los aspectos de sus operaciones, ya sea que trabajen en una oficina o completamente desde casa.
Esto incluye gestionar alquileres y pagos en línea, administrar vacantes, programar mantenimientos y llevar un seguimiento de las finanzas.
Con opciones como seguimiento de inquilinos y contratos, contabilidad completa del libro mayor, recordatorios programados de alquileres y tarifas, y reportes bajo demanda, Booking Ninjas automatiza el ciclo de alquiler.
La recolección de alquileres para el propietario puede ser automatizada, y los administradores de propiedades pueden aceptar pagos en línea a través de la interfaz de inquilino de Booking Ninja.
Necesitas un sistema de gestión de propiedades residenciales que ofrezca la mayoría, si no todas, las soluciones que tu negocio necesita.
Conclusión
Te sorprendería lo mucho más productivo que te vuelves si usas el software de gestión de propiedades en línea adecuado. No tendrás que lidiar con las molestias de una vida laboral mal gestionada y exigente.
El mejor software de gestión de propiedades rastrea tus gastos y mejoras en la construcción. Además, supervisará a tus inquilinos actuales y potenciales, y mantendrá un ojo en tus propiedades. En última instancia, podrás reducir drásticamente la planificación manual.
¡Mantener las propiedades que posees nunca ha sido tan fácil ahora que has seguido nuestra guía completa para elegir el mejor software de gestión de alquileres!
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