Per ogni settore della gestione alberghiera, vengono applicate varie tecniche per garantire la crescita dell'attività e la cura dell'ospite. Allo stesso modo, quando si tratta di scegliere quale miglior software di contabilità che funzionerà, vengono prese in considerazione e messe in atto varie cose. Queste cose possono riguardare tutti i settori della gestione alberghiera e, anche, possono essere peculiari di alcuni. Una di queste cose da considerare, che è di fondamentale importanza, sono le funzionalità che sarebbero incluse nel software. Le funzionalità aiutano a guidare gli utenti e i gestori degli hotel verso ciò che possono ottenere con il software.
11 caratteristiche indispensabili del software di contabilità (parola chiave SEC)
Come molti altri settori richiedono, il software di contabilità per l'ospitalità deve essere in grado di aiutare l'hotel a risparmiare sui costi, risparmiare tempo e dovrebbe essere in grado di dimostrare la sua efficienza quando si tratta di calcolo e budget. Dovrebbe anche essere sicuro e protetto pur essendo orientato all'uso dell'hotel. Inoltre, il software dovrebbe essere di facile accesso ed essere in grado di analizzare i ricavi e i servizi che hanno generato le cifre più alte e più basse, così come i servizi e i vari fattori o stagioni che hanno influenzato il loro utilizzo. In questo modo, la direzione dell'hotel può sapere dove concentrarsi e che tipo di innovazione introdurre per migliorare il servizio. Fondamentalmente, dovrebbe essere una guida, che aiuta l'hotel a prendere decisioni a vantaggio dei clienti.
Per ottenere tutto questo, nel software devono essere presenti alcune funzionalità. Alcune di queste funzionalità sono elencate di seguito
1. Funzionalità di gestione delle relazioni
Uno degli obiettivi principali degli hotel, del settore dell'ospitalità, è garantire che i clienti siano soddisfatti e che ottengano tutto ciò che desiderano a lungo termine. Di conseguenza, una delle caratteristiche che il software di contabilità per l'ospitalità deve possedere è la capacità di aiutare questa relazione. Dovrebbe essere in grado di tenere registri che aiuteranno l'hotel a creare una relazione con i clienti al di là di un contatto una tantum. Dovrebbe anche essere in grado di archiviare registri contabili che possono essere utilizzati per la ricerca o il marketing incentrati sul rafforzamento della relazione albergatore-cliente. Ad esempio, se un hotel deve prendere in considerazione il fatto che il succo d'arancia vende più del succo di mela durante l'estate, avendo preso nota tramite i conti, saranno preparati e riforniti per le volte successive. Potrebbero anche essere in grado di offrire varietà per aumentare il business e intrattenere i clienti.
2. Funzionalità di collaborazione
Nonostante sia un software di contabilità per l'ospitalità, esso dovrebbe essere in grado di connettersi con altri reparti e lavorare con loro. Il marketing, la pubblicità e persino il reparto di pulizia dell'hotel hanno tutti bisogno di informazioni l'uno dall'altro. Di conseguenza, è molto importante che ogni software possa passare messaggi riguardo la sua analisi e le sue deduzioni a un altro reparto, che potrebbe trovare utile utilizzarlo. Questo, dovrebbe anche essere in grado di farlo in pochissimo tempo, pur essendo accurato e preciso. Quindi, il punto di scambio o punto di connessione è il punto in cui verrà garantita la soddisfazione dei clienti.
3. Automazione e integrazione
Altre caratteristiche essenziali che devono essere presenti nel software di contabilità per l'ospitalità sono le caratteristiche di automazione e integrazione. Innanzitutto, uno dei vantaggi dell'utilizzo del software è il fatto che fornisce automazione. Pertanto, il software di contabilità per l'ospitalità sarà inutile se non può svolgere automaticamente le attività di base. È anche necessario che il software possa integrare altre caratteristiche che sono essenziali per la manutenzione dell'attività alberghiera. Dovrebbe esserci spazio per la comunicazione con altri componenti aggiuntivi, che aiuterebbero il software a svolgere il suo lavoro. Un software di contabilità per l'ospitalità da solo potrebbe non essere in grado di sopravvivere o funzionare in modo efficace.
4. Funzionalità di rendicontazione
Proprio come le funzionalità di gestione delle relazioni, il software di contabilità per l'ospitalità dovrebbe avere una funzionalità di rendicontazione che aiuti il gestore a comprendere determinate informazioni a prima vista. Dovrebbe monitorare tendenze, acquisti, lussi e spese che fluttuano nel settore alberghiero. I clienti hanno evitato una stanza in particolare per mesi? Il report o gli acquisti effettuati da quella stanza saranno sicuramente sotto, sollevando così il sospetto della direzione su determinate irregolarità. Dai resoconti, si può dire e fare molto sul miglioramento.
5. Funzione di monitoraggio delle prenotazioni
Oltre alle funzioni di contabilità di base, il software di contabilità per l'ospitalità potrebbe anche avere la funzione di prenotazione. Ciò aiuta a rendere le cose ancora più gestibili poiché due processi vengono condotti in un luogo. Le persone possono prenotare una stanza da lì e allo stesso tempo pagare, rendendo facile tracciare da dove proviene ogni pagamento. In questo modo, la direzione può calcolare il fatturato totale delle prenotazioni quando necessario. Insieme alla funzione di prenotazione dell'hotel, possono essere incluse anche una serie di altre funzioni che consentono ai clienti di pagare per i servizi. È uno dei vantaggi che derivano dal software.
6. Una buona interfaccia
Il software di contabilità per l'ospitalità non sarebbe completo senza una dashboard significativa e altre interfacce. Il compito di queste, della dashboard e delle altre interfacce, è quello di semplificare l'intero processo che avviene quando si utilizza il software di contabilità per l'ospitalità. A cosa serve un software se usarlo è difficile? Per aiutare il software a raggiungere il suo obiettivo di un facile utilizzo e del risparmio di tempo, è richiesta un'interfaccia eccellente. Quando è disponibile, la manovra tra le sezioni e lo svolgimento delle attività non richiederà troppa energia o competenza tecnica.
7. Funzionalità di monitoraggio delle spese
Mentre cerca di soddisfare i clienti, la direzione dell'hotel non deve dimenticare di prendersi cura anche dell'hotel. Ecco perché è necessario installare una funzione di monitoraggio delle spese. L'importo speso per le riparazioni, quanto ricevono i lavoratori, le sostituzioni effettuate o eseguite, le cose acquistate e altre cose vitali vengono monitorate per aiutare la direzione a prendere decisioni ed evitare perdite.
8. Funzionalità di budget
Che si tratti di cibo, asciugamani o altro, il software di contabilità per l'ospitalità deve essere in grado di aiutare con la stesura del budget. Ciò può essere fatto utilizzando informazioni raccolte nel corso degli anni. Quanto cibo viene solitamente consumato in un periodo specifico dell'anno, che tipo o quantità di cibo viene sprecato, quando è stato cambiato il menu e come ha influito sui redditi? Se il software può rispondere a tutto questo, allora può essere facilmente utilizzato per la stesura del budget. Inoltre, può persino funzionare come mezzo per fare l'inventario dei beni. In effetti, la funzione di stesura del budget aiuterà a ottenere il massimo controllo sugli sprechi o sulle spese non necessarie sostenute nella gestione dell'hotel.
9. Funzionalità di accessibilità
Una delle tante cose che il software di contabilità per l'ospitalità deve essere in grado di realizzare è la possibilità di essere accessibile in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo. Per poterlo fare, devono essere aggiunte funzionalità che ne consentano l'accessibilità. Il software non può essere costruito in modo tale che sia accessibile solo da un sistema in un luogo particolare. Naturalmente, qui entra in gioco il lavoro dello sviluppatore, ma è necessario che la direzione dell'hotel non manchi di sottolineare ciò che desidera e la capacità del software. Le parti interessate dovrebbero essere in grado di utilizzarlo ed eliminare lo stress dell'attesa.
10. Funzionalità di sicurezza
Per proteggersi da accessi non autorizzati e prevenire anche gli attacchi, dovrebbero essere implementate funzionalità che garantiscano la sicurezza del software. Le persone che non conoscono il funzionamento del software lo mettono a rischio in quanto possono eliminare informazioni importanti che potrebbero tornare utili con il tempo. Pertanto, il modo migliore per garantire che gli incidenti siano minimi è avere un solido sistema di sicurezza in atto. Solo alcune persone, chi dovrebbe avere accesso, sono quindi in grado di accedere ai dati disponibili. Il backup potrebbe anche essere effettuato nell'archiviazione cloud per garantire che ci sia qualcosa su cui ripiegare in caso di crash.
11. Pianificazione e previsione efficaci
Con molte delle funzionalità, come le funzionalità di budget e di gestione delle relazioni in atto, un hotel dovrebbe essere in grado di pianificare il suo futuro o stabilire obiettivi per l'anno a venire. Quando i resoconti vengono visualizzati, le scappatoie dovrebbero essere rilevate facilmente in modo che possano essere apportate correzioni per il futuro e possa aver luogo la pianificazione. Naturalmente, il processo di ottenimento dei risultati non dovrebbe essere laborioso in quanto è un aspetto importante.
Vantaggi dell'utilizzo del software di contabilità per l'ospitalità
Lo sviluppo di software di contabilità basato su cloud per aiutare i fornitori di servizi alberghieri nella gestione dei ricavi è il risultato dell'attuale tendenza delle soluzioni di gestione aziendale verso il cloud.
Oltre a tutte le caratteristiche sopra menzionate, il software di contabilità cloud presenta anche i seguenti vantaggi:
Gestione dei costi per gli alimentari
Se non vengono attentamente controllati, il consumo e lo spreco di cibo possono comportare costi significativi.
Alcuni software di contabilità dispongono di funzionalità di previsione e budget che consentono ai manager di anticipare richieste, occasioni speciali o modifiche al menu in base alle differenze tra l'utilizzo previsto e quello effettivo degli ingredienti, al deterioramento, agli ordini effettuati per errore e ad altre inefficienze.
Un componente di controllo delle spese alimentari integrato nel sistema di contabilità è fondamentale per gli hotel che dispongono di ristoranti o forniscono servizi di catering e bevande.
Comodità e precisione
La preparazione di fatture, estratti conto e buste paga viene automatizzata da una soluzione di contabilità di nuova generazione, rendendoli notevolmente più controllabili e precisi. Tutti i calcoli successivi saranno impeccabili se i dati vengono inseriti correttamente, eliminando i normali errori manuali.
Facilità d'uso
I tempi di adattamento dei professionisti della contabilità alla nuova tecnologia sono notevolmente ridotti dalla semplicità d'uso dei software di contabilità più recenti, dotati di formule e di un'interfaccia utente simili a quelle di numerosi strumenti standard di analisi finanziaria.
Accessibilità da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento
Indipendentemente dalle dimensioni dell'attività alberghiera, il software di contabilità in cloud è l'opzione preferita perché offre un piano di pagamento personalizzabile e la disponibilità di informazioni di alta qualità in tempo reale da qualsiasi dispositivo mobile.
Prestazioni ed efficacia
Il reparto contabilità funzionerà a una velocità molto maggiore, con maggiore precisione e con una maggiore produzione grazie alla sua capacità di automatizzare le operazioni manuali.
Gli albergatori più innovativi hanno adottato soluzioni di gestione immobiliare basate sul cloud, dotate di funzionalità di contabilità avanzate integrate che possono aiutare le aziende a risparmiare tempo, fatica e denaro, aumentando al contempo l'efficienza.
Tipi di software di contabilità (parola chiave SEC)
Fogli di calcolo
Le piccole aziende usano spesso applicazioni di fogli di calcolo come Microsoft Excel, Google Sheets o OpenOffice per facilitare la contabilità. Un foglio di calcolo può essere modificato per soddisfare quasi ogni semplice requisito contabile.
I programmi di fogli di calcolo possono essere utilizzati, ad esempio, per elencare spese, vendite o altri dati finanziari pertinenti, nonché per gestire operazioni contabili più complesse.
I fogli di calcolo vengono solitamente utilizzati insieme ad altri processi contabili; solo le aziende estremamente semplici dovrebbero affidarsi completamente a essi per gestire la contabilità.
Software di contabilità commerciale
La maggior parte, se non la totalità, delle esigenze contabili di una micro o media impresa possono essere soddisfatte da sistemi di contabilità commerciale come TurboCash, QuickBooks, FreshBooks.
Il software di contabilità si integra praticamente con ogni tipo di organizzazione e consente di progettare funzionalità personalizzate per soddisfare le proprie esigenze specifiche.
I software di contabilità commerciale contengono spesso resoconti che forniscono una panoramica della salute di un'azienda e dei moduli richiesti per le tasse, nonché grafici che riassumono i dati. I meriti e i limiti di ogni forma di software di contabilità commerciale sono diversi.
Software di contabilità aziendale
Il software di contabilità aziendale aiuta a gestire la complessità operativa che le aziende più grandi possono avere.
Talvolta i software di contabilità per le aziende più grandi integrano la contabilità con servizi software aggiuntivi, tra cui pianificazione di progetti, analisi aziendali e gestione del flusso di lavoro.
Quando una grande azienda sceglie questo tipo di software di contabilità, spesso segue una routine in più fasi che prevede la richiesta di informazioni ai fornitori del software di contabilità, la visione del prodotto in azione e il colloquio con altre aziende che utilizzano il software.
I software aziendali si basano spesso su sistemi di database anziché su fogli di calcolo bidimensionali, perché questi database possono mostrare le connessioni tra vari insiemi di informazioni, come il volume delle vendite di tutti i clienti in base alle loro regioni o il numero di dipendenti di ciascuna azienda.
SAP, Oracle o Microsoft Dynamics GP sono tre esempi di software di contabilità molto diffusi tra le aziende.
Software di contabilità personalizzato
Un'azienda svilupperà occasionalmente il proprio software di contabilità. Ciò avviene spesso più o meno per caso: man mano che un'azienda si espande, ai dipendenti qualificati potrebbe essere chiesto di sviluppare software per gestire più situazioni contabili.
Alla fine, l'azienda potrebbe scoprire di aver scritto il proprio software di contabilità unico. In altri casi, un'azienda sviluppa il proprio software poiché nessuno strumento di contabilità commerciale esistente può soddisfare i suoi requisiti.
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Punti chiave
Il software di contabilità per l'ospitalità serve a vari scopi per l'hotel affinché l'hotel sia in grado di mantenere i propri clienti e soddisfarli. I clienti poi tornano e diventano clienti abituali quando sono convinti che le loro questioni siano di massima importanza.
Anche per quanto riguarda la crescita e lo sviluppo, l'hotel è in grado di rimettersi in piedi, poiché può riprendersi più velocemente da perdite o danni quando la direzione gestisce tutto tramite l'automazione.
In genere, il software di contabilità è essenziale, in quanto è un aspetto che ogni albergatore dovrebbe prendere in considerazione se desidera sviluppare la propria attività e impiegare tutte le risorse.
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