Gli ostelli sono attualmente una grande novità nel settore alberghiero degli Stati Uniti e, francamente, in tutte le Americhe e in Europa. Questa fase è andata oltre l’ambito dei giovani studenti che cercano un posto diverso da un dormitorio: i viaggiatori ora preferiscono ostelli economici dove possono godersi l'esperienza unica della vita condivisa come parte della loro avventura complessiva.
Ora, ci sono molte tendenze nel settore degli ostelli, ma sarebbe utile avere una breve panoramica su alcuni concetti relativi alla gestione degli ostelli, perché queste tendenze si concentrano sull'aspetto gestionale e, francamente, la gestione è il nostro campo di competenza.
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Gestione dell'ostello
I grandi hotel si stanno tuffando nei servizi di ostello per le promesse che questo comporta nel prossimo futuro. Potresti decidere di dedicarti alla gestione di un ostello, o ci sei già dentro, quindi probabilmente sai qualcosa sulla gestione di un ostello. Un ostello è fondamentalmente un immobile, o un gruppo di immobili, con il solo scopo di ospitare temporaneamente gli inquilini, progettati come un dormitorio per studenti e, secondo l'opinione comune, abbastanza facile da gestire.
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Gli ostelli sono condivisi di default. Ciò significa che un inquilino trascorrerà molto probabilmente il suo soggiorno con perfetti sconosciuti, il che gli conferisce un'esperienza unica rispetto alle camere private degli hotel. La gestione di una struttura condivisa di questo tipo può essere più facile o più difficile se si considera il background dell'organizzazione che la gestisce. Un'attività basata principalmente sui servizi degli ostelli avrà vita facile nella gestione di un ostello, mentre un hotel o un'altra attività di ospitalità non ce l'avrà. È molto più facile prendere in considerazione gli inquilini previsti e adattare le strutture per soddisfare le loro esigenze collettive.
Le tendenze nel settore degli ostelli riguardano le esigenze collettive degli inquilini e gli strumenti che molti ostelli di successo implementano attualmente per garantire il successo delle loro attività.
Tendenze nel settore degli ostelli
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- Sistemi di gestione degli ostelli
La maggior parte delle tendenze successive saranno un sottoinsieme del sistema di gestione alberghiera, poiché la maggior parte delle innovazioni e delle tendenze graviterà verso la tecnologia digitale.
Un sistema di gestione degli ostelli è dotato di un set di strumenti digitali che rendono la gestione un compito efficiente e che fanno risparmiare tempo. Con un sistema di gestione alberghiera, le strutture possono ridurre drasticamente il carico di lavoro senza dover compromettere la produttività. In realtà, aumenta la produttività, ma ne parleremo nelle tendenze successive.
Inoltre, un sistema di gestione alberghiera consente un flusso di lavoro più organizzato e una collaborazione più semplice tra i reparti. Questo è un enorme vantaggio se si considera l'attuale modello di raccolta dati e la collaborazione tra vari stabilimenti in tutto il mondo. È un passo nella direzione di costringere gli amministratori a essere più organizzati.
- Gestione delle prenotazioni
Siti come Booking.com hanno reso il concetto di prenotazione estremamente popolare per gli hotel. Gli ospiti ora possono effettuare il login, prenotare un soggiorno e ottenere l'ordine ricevuto dall'amministrazione dell'hotel. Con la popolarità del settore degli ostelli, anche qui le prenotazioni stanno diventando popolari, da qui la gestione delle prenotazioni.
La gestione delle prenotazioni fornisce semplicemente all'amministratore dell'ostello un modo per gestire le prenotazioni che arrivano alla struttura. Questo potrebbe essere fatto alla vecchia maniera, ad esempio, con grandi registri o documenti Excel. Questi metodi di gestione delle prenotazioni hanno dimostrato di essere inefficaci.
Il modo moderno di gestire le prenotazioni è tramite sistemi di gestione delle prenotazioni. Solitamente abbinati a un sistema di gestione degli ostelli, forniscono un mezzo per recuperare le prenotazioni dai principali siti di prenotazione (ciò avviene con l'aiuto di un Gestore dei canali ) e registrarle nel sistema. In questo modo, l'amministratore deve solo effettuare l'accesso a un sistema e accedere a tutte le prenotazioni.
- Elaborazione dei pagamenti
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Il pagamento dei soggiorni in ostello è migliorato nel tempo. Attualmente, la tendenza è quella di collegare l'intero modello dei dati dell'ostello a un sistema POS (Point Of Sale), dando alla struttura un modo per ricevere pagamenti, elaborarli e registrarli per riferimento futuro. Questi sistemi POS sono raggruppati in raccolte hardware e software, con il software che funge da interfaccia per l'elaborazione dei pagamenti e anche per la generazione di registri.
Inoltre, rende tutto più semplice per gli ospiti, poiché non devono passare attraverso complicate procedure di pagamento per ottenere un soggiorno nella struttura. Una migliore soddisfazione del cliente e un'organizzazione dei pagamenti tutto in una volta.
- Sistemi contabili
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Le strutture che forniscono servizi agli ostelli sono passate dai tradizionali metodi di contabilità a un formato più organizzato e intelligente: un sistema di contabilità.
Spesso scelto come estensione del sistema di gestione dell’ostello, il sistema di contabilità fornisce un modo per tenere un registro dettagliato di tutte le informazioni finanziarie della struttura. È anche un modo per ridurre le dipendenze da strumenti di terze parti e mantenere tutto all’interno.
Un sistema di contabilità può anche essere collegato al sistema di pagamento sopra menzionato; in questo modo ogni pagamento elaborato verrà automaticamente inviato ai sistemi di contabilità come parte della registrazione finanziaria.
Questo trasferimento autonomo e senza interruzioni di dati cruciali ci porta al nostro prossimo argomento: l'automazione.
- Automazione
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L'automazione è una cosa importantissima al giorno d'oggi. Tutti vogliono una parte nell'azione, incluso il settore degli ostelli. Più i processi sono accuratamente automatizzati, più soldi e tempo vengono risparmiati. Dall'elemento precedente (Contabilità), abbiamo potuto vedere un piccolo esempio di automazione, quando il pagamento viene elaborato automaticamente e i dati vengono inviati al sistema di contabilità per un'ulteriore elaborazione e archiviazione, il tutto senza l'azione dell'amministratore.
L'automazione può essere utile in aspetti importanti dell'amministrazione dell'ostello e semplificare la vita del personale a tutti i livelli. La maggior parte dei sistemi di gestione dell'ostello offre funzionalità di automazione, in cui all'amministratore viene data la possibilità di automatizzare una parte specifica del processo aziendale. Se fatto correttamente, dà tranquillità e libera più tempo per attività più creative e orientate alla persona.
- Gestione delle relazioni con i clienti
Un sistema di Gestione delle Relazioni con i Clienti (CRM) è uno strumento importante nella gestione degli ostelli di oggi. In pratica, un sistema CRM aiuta l'amministratore a gestire ogni cliente della struttura. Ciò include informazioni personali, preferenze, canali di comunicazione e altro. Un tale sistema aiuta la struttura a creare un'esperienza di soggiorno altamente personalizzata per il cliente, portando a un tasso di soddisfazione migliore e, di conseguenza, a un aumento della sponsorizzazione.
Le aziende dotate di un sistema CRM efficiente hanno relazioni migliori con i propri clienti e, nel settore degli ostelli, dove le relazioni con i clienti sono molto importanti, un sistema CRM è una necessità assoluta.
Quindi, qual è il punto di tutto questo?
Per farti pensare nella giusta direzione. Le sei (6) tendenze di cui sopra sono molto più che semplici tendenze; sono strumenti importanti da includere nel processo amministrativo del tuo ostello. Quando si considera un'amministrazione efficiente di un’ostello, implementarle è un buon passo sulla strada giusta, che ti darà un vantaggio competitivo.
Questo sarebbe un buon momento per parlarti del sistema Booking Ninjas. Il nostro sistema di gestione basato sugli ostelli combina tutte le funzionalità di cui sopra e molto altro. Grazie alla nostra esperienza nel settore dell'ospitalità, sappiamo di cosa hanno bisogno tutti gli amministratori per una gestione efficace di qualsiasi struttura alberghiera e siamo pronti a seguirti fino al punto di un successo garantito.
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