I proprietari possono utilizzare un software di gestione degli alloggi aziendali per lavorare in modo più efficace, gestire i propri immobili senza problemi e aumentare il valore dei propri investimenti con maggiore regolarità.
I moderni sistemi software forniscono un set diversificato di strumenti pensati per un'ampia gamma di tipologie di proprietari e, con il miglioramento della qualità dei software disponibili per i proprietari, il costo del suo utilizzo diminuisce.
Il software di gestione degli alloggi aziendali ha assistito a una rivoluzione negli ultimi anni. Si è evoluto in una risorsa immensamente utile ed economica per tutti i proprietari di immobili.
Che cosa è la gestione degli alloggi aziendali?
La gestione degli alloggi aziendali è l'amministrazione, la manutenzione e il monitoraggio degli immobili adibiti ad alloggi aziendali.
Il gestore immobiliare funge da collegamento tra i proprietari e gli occupanti. Il gestore immobiliare è solitamente responsabile della manutenzione e della cura, oltre che della generazione del reddito e dell'interazione con gli inquilini.
Dovresti gestire tu stesso la tua proprietà?
Alcuni proprietari scelgono di gestire autonomamente i propri immobili e, per farlo in modo efficace, è necessario essere attivi nelle operazioni quotidiane, visitare frequentemente gli edifici e rispondere rapidamente ai problemi riguardo l’affitto e alle preoccupazioni degli inquilini.
Inoltre, prima di decidere di gestire autonomamente i tuoi immobili, dovresti valutare il tuo livello di esperienza.
Alcuni proprietari hanno una vasta esperienza nella gestione immobiliare, mentre altri acquistano immobili come investimento ma non hanno mai avuto esperienze nel settore immobiliare prima.
Hanno fatto soldi in un settore completamente diverso e non sono in grado di assumersi la gestione delle loro proprietà.
In generale, affidare la gestione della tua proprietà a dei professionisti è la scelta migliore per la tua attività di alloggi aziendali. Tuttavia, se stai comunque optando per l'autogestione, potresti dover riconsiderare:
- Se non risiedi vicino ai tuoi alloggi aziendali
- Se possiedi un gran numero di unità in affitto
- Se hai troppe cose da fare
Se non prendi in considerazione questi fattori, potresti sentirti sopraffatto e finire per fare un pessimo lavoro, mettendo a rischio la redditività e lo sviluppo della tua attività.
Che cos'è il software di gestione degli alloggi aziendali?
Le soluzioni software per la gestione degli alloggi aziendali offrono ai proprietari immobiliari la libertà di automatizzare le attività amministrative che richiedono molto tempo. Il software può aiutare a monitorare non solo le attività degli inquilini, ma anche quelle dei gestori immobiliari.
Aiuta inoltre a migliorare la comprensione dei dati degli inquilini e degli appaltatori, consentendoti di pensare in modo più critico e di migliorare i tuoi servizi senza aumentare i costi operativi.
Scopo del software di gestione degli alloggi aziendali
Il software di gestione immobiliare dovrebbe gestire quattro responsabilità chiave nella gestione immobiliare:
- Finanze
- Marketing
- Inquilini e occupazione
- Struttura
- Amministrazione e gestione del rischio
Di seguito analizzeremo più nel dettaglio ciascuna di queste responsabilità:
Finanze
La gestione immobiliare richiede la comprensione dei costi operativi e dei budget.
Sulla base di queste informazioni, che tengono conto del mercato esistente e di ciò che questo implica in termini di affitti, vengono determinati i prezzi di affitto adeguati.
Il software di gestione immobiliare dovrebbe aiutarti a familiarizzare con la contabilità, il flusso di cassa, le imposte sul reddito e il marketing.
Marketing
Il software di gestione degli alloggi aziendali registra automaticamente molte informazioni riguardanti età, sesso, motivo dell'affitto, numero di contatto e modelli di acquisto o spese dell'inquilino. Queste variabili possono quindi essere valutate per motivi di marketing per scoprire tendenze particolari e distribuzione.
Gestione degli inquilini
Il software di gestione degli immobili aziendali aiuta con una gestione impeccabile degli inquilini. Questo ruolo richiede la comprensione delle richieste degli occupanti. Il software di gestione immobiliare si occupa delle loro richieste e tiene traccia delle loro attività in relazione alle normative di locazione.
Offre inoltre funzionalità che aiutano a ricevere l'affitto in tempo e a valutare la soddisfazione degli occupanti per le strutture della proprietà rispetto a quelle offerte dalle case in affitto rivali nella regione. Questo dovere include anche l'indesiderabile dovere di sfratto per inadempienza o mancato pagamento.
Manutenzione delle strutture
La gestione fisica e l'amministrazione di edifici, strutture e spazi esterni fa parte della gestione immobiliare. La proprietà fisica include giardinaggio, illuminazione, idraulica, tetti, elettrodomestici e molto altro.
Grazie alle funzionalità di pianificazione e promemoria, i software di gestione immobiliare possono occuparsi di mantenere i contatti con costruttori e imprese di riparazione, di elaborare budget per le ristrutturazioni e di supervisionare l'efficienza di tutte le riparazioni e la manutenzione.
Amministrazione e gestione del rischio
Per le operazioni per gli alloggi aziendali, devono essere soddisfatti determinati criteri di rendicontazione. I registri fiscali e contabili devono essere conservati con cura.
I sistemi di gestione degli immobili aziendali documentano correttamente tutte le azioni, le attività, gli eventi e gli scambi tra gli inquilini per una certa durata, per questioni di responsabilità. Nella maggior parte delle giurisdizioni, ci sono standard molto rigorosi per l'utilizzo del pagamento fornito dagli inquilini.
Caratteristiche di base dei software di gestione degli alloggi aziendali
Ecco sei funzionalità di base che un software standard di gestione degli alloggi aziendali offre per aiutarti a gestire al meglio i tuoi immobili.
Riscossione dell'affitto online
I software di gestione degli alloggi aziendali online offrono quasi sempre una qualche forma di pagamento online, sia tramite una connessione di terze parti che tramite una soluzione interna.
La semplicità dei pagamenti online può aiutarti a riscuotere più denaro e a trasmettere ai tuoi occupanti un senso di professionalità.
Le molteplici opzioni di pagamento, come Paypal, carta di debito, carta di credito, criptovaluta e altre, presenti nei sistemi possono motivare i tuoi inquilini a effettuare i pagamenti. Inoltre, all'inizio del mese, puoi evitare di andare in banca più volte alla settimana.
Notifiche automatiche
Una relazione solida si costruisce su una comunicazione adeguata. Fortunatamente, il software di gestione immobiliare semplifica questa operazione. I software di gestione immobiliare possono includere avvisi che informano gli inquilini quando è necessario completare la documentazione, quando l'affitto o qualsiasi altro pagamento è dovuto e quando il contratto di locazione sta per scadere. Questi promemoria vengono tutti recapitati automaticamente, senza che sia richiesta alcuna azione da parte tua come locatore.
Se hai bisogno di informare gli inquilini di lavori di ristrutturazione, manutenzione o di fare avvisi alla comunità, la maggior parte dei servizi software di gestione degli alloggi aziendali come Booking Ninjas ti consentirà di farlo tramite e-mail, SMS o tramite un'applicazione.
Anche queste notifiche vengono tracciate, il che può rivelarsi estremamente utile in caso di disaccordo o se si rischia uno sfratto.
Automatizzazione della contabilità
Con il software di gestione degli alloggi aziendali, noterai che l'automazione è una tendenza comune. Trovare metodi per scaricare il lavoro ti consente di concentrarti sull'espansione della tua attività o di rilassarti nel tuo tempo libero.
Inoltre, la contabilità è una delle cose più banali che dovrai fare regolarmente come proprietario di casa. Essa comprende il monitoraggio dell'affitto, la documentazione dei costi e la preparazione del tuo rendiconto finanziario.
Tutto questo può essere facilmente automatizzato con il software giusto. Quando un affittuario paga l'affitto online, viene registrato. Se sei al negozio a fare acquisti di rifornimenti, puoi scattare una foto veloce della ricevuta e inserirla nel software.
Alcuni software di gestione immobiliare consentono addirittura di collegare direttamente la banca, consentendo di registrare comodamente i costi insieme ai ricavi.
Trova inquilini
Gli inquilini sbagliati possono costarti spese e tempo significativi. Trovare gli inquilini migliori è fondamentale e, per fortuna, il software di gestione immobiliare può essere di grande aiuto.
La maggior parte dei software di gestione immobiliare include funzionalità che ti consentono di promuovere comodamente le tue case su una varietà di piattaforme come Craigslist e Zillow. Questo garantisce che quasi certamente riceverai solo richieste dai migliori candidati.
Inoltre, la maggior parte di questi sistemi software di gestione degli alloggi aziendali include funzionalità di screening. Dovresti sicuramente effettuare lo screening dei tuoi inquilini se non lo stai già facendo.
La cronologia finanziaria, legale e degli sfratti può rivelare molto su un potenziale inquilino della tua casa e aiutarti a evitare individui che ti causeranno solo problemi.
Tieni traccia delle manutenzioni senza intoppi
Fare manutenzione può essere una vera seccatura. A nessuno piace rivelare le proprie informazioni di contatto personali ai propri inquilini, ma se non controlli spesso la posta in arrivo, è più probabile che tu perda richieste e comunicazioni essenziali con i tuoi inquilini.
Anche condividere i progressi della manutenzione con gli addetti alla manutenzione e gli inquilini può rivelarsi complicato.
Tuttavia, il software di gestione immobiliare include quasi sempre un qualche tipo di portale di manutenzione che risolve questi problemi.
Gli inquilini possono generalmente inviare descrizioni, foto, video e qualsiasi altra informazione di cui hanno bisogno per esprimere i loro problemi di manutenzione. Queste informazioni vengono salvate nel tuo software e possono essere riviste ogni volta che lo desideri.
Riceverai un avviso dal programma, tramite e-mail o messaggio di testo. Ciò significa che non è necessario fornire le tue informazioni personali.
Puoi inviare questi avvisi al tuo reparto di manutenzione o persino aggiungerli al tuo software di locazione. Loro accederanno e avranno la possibilità di impostare le proprie preferenze di notifica.
Archiviazione su cloud
Probabilmente lo avrete notato da alcuni dei nostri punti precedenti: l'archiviazione su cloud e la facilità di accesso ai vostri archivi, dati e documenti da qualsiasi luogo sono molto vantaggiosi.
Se lavori da abbastanza tempo nel settore della gestione degli alloggi aziendali, probabilmente hai sentito innumerevoli storie di proprietari di immobili i cui dischi rigidi si sono rotti, cancellando anni di cronologia degli affitti e dell'azienda.
Questo è un vero incubo, soprattutto se ricevi una lettera inquietante dall'IRS. Questo rischio è completamente eliminato con il software di gestione immobiliare. Fa più che semplicemente archiviare i tuoi dati in modo sicuro; ti consente anche di visualizzarli da qualsiasi luogo.
Se un ospite ti chiede quanto deve pagare mentre sei fuori, non devi tornare a casa per scoprirlo.
Booking Ninjas supporta un efficiente archivio in cloud per la gestione degli alloggi aziendali. Con questa funzionalità, puoi semplicemente tirare fuori il telefono, andare nel tuo account e ottenere subito la risposta.
Caratteristiche di un buon software di gestione degli alloggi aziendali
Requisiti, sistemi e metodi contabili potrebbero differire notevolmente tra le aziende. Ecco quattro suggerimenti da tenere d'occhio.
Software specifico del settore
Esistono diverse aziende di software per la gestione immobiliare e forniscono servizi in modi diversi. Possono essere specializzate in:
- Gestione commerciale - per uffici, spazi commerciali e strutture industriali
- Gestione di immobili residenziali/ricettivi: affitti per vacanze, alloggi per studenti e alloggi aziendali.
- Gestione immobiliare Strata: per proprietà multi-unità di proprietà condivisa.
Assumere una società di software di gestione immobiliare specializzata in ospitalità è l'opzione più adatta per gli alloggi aziendali. Offrono servizi specifici per il settore, per proprietà che si concentrano sul dare un'esperienza più rilassata ai loro occupanti.
Accesso alle informazioni
Il software di gestione immobiliare basato su cloud fornisce accesso a tutte le informazioni e ai dati ovunque e in qualsiasi momento. Ciò indica che non è necessario essere presenti nel proprio ufficio per monitorare i dati del software.
Questo programma semplifica la gestione e l'usabilità dei dati, rendendo tutti i dati e le informazioni principali accessibili online e a tua disposizione.
Scalabilità
Indipendentemente dal fatto che tu possieda una proprietà piccola o grande, un moderno software di gestione immobiliare dovrebbe gestire senza problemi tutti i tipi e le dimensioni.
Una soluzione software avanzata è costantemente aperta alla crescita, alla modifica e agli aggiornamenti più recenti. Un software di gestione immobiliare scalabile dovrebbe evolversi facilmente con le tue mutevoli esigenze e necessità.
Booking Ninjas è basato su Salesforce, che fornisce un'infrastruttura solida per far crescere la tua attività. La piattaforma Salesforce è in continua evoluzione per soddisfare le esigenze del nostro clima aziendale contemporaneo, creando al contempo nuovi standard dell'era digitale.
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Sicurezza
Grazie al software di gestione immobiliare smart, puoi essere certo che tutte le tue informazioni personali e vitali saranno al sicuro.
Una buona soluzione software di gestione immobiliare dovrebbe anche creare un ambiente sicuro che includa crittografia, firewall e moduli di ripristino/backup. Booking Ninjas è partner di Sales Force, che ha una sicurezza di prim'ordine.
Il miglior software di gestione degli alloggi aziendali
Il software leader nella gestione degli immobili aziendali consente ai proprietari di gestire digitalmente ogni aspetto della loro attività.
Il software di gestione degli alloggi aziendali Booking Ninjas è un software di gestione degli affitti completo che consente ai gestori immobiliari di gestire ogni aspetto, dai pagamenti virtuali degli affitti al monitoraggio delle disponibilità, ai programmi di manutenzione, alle operazioni aziendali, alla locazione e alla contabilità.
Grazie al monitoraggio degli inquilini e dei contratti di locazione, ai promemoria automatici di affitto e commissioni, alla reportistica su richiesta e alla contabilità completa, semplifica il ciclo dal contatto alla riscossione dell'affitto.
Considerazioni finali
È fondamentale considerare non solo le caratteristiche esteriori della tua proprietà, ma anche quelle che desideri che abbia in futuro.
La piattaforma che hai scelto sarà in grado di scalare con te, è conveniente mentre stai ancora costruendo il tuo portafoglio? Nella nostra analisi sopra, abbiamo condiviso alcune intuizioni per aiutarti a rispondere a queste domande.
In termini di qualità e autenticità, Booking Ninjas ha dimostrato di essere un sistema di gestione degli immobili alberghieri ben funzionante e basato sui risultati, in grado di soddisfare le esigenze di gestione degli alloggi aziendali.
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