Quando tutte le specifiche della pianificazione, della progettazione del sito e del finanziamento sono state elaborate adottando le migliori pratiche di gestione degli immobili del governo, i leader della comunità espirano di sollievo.
Lo sviluppo può essere un processo lungo e impegnativo. È semplice trascurare che durante i mesi (o gli anni) necessari per costruire un immobile, devono essere sviluppati componenti cruciali per il suo successo a lungo termine.
Definizione delle migliori pratiche
Si tratta di uno standard o una serie di raccomandazioni riconosciute come capaci di produrre risultati positivi quando seguite. Sono le migliori pratiche di gestione delle proprietà governative relative all'esecuzione o alla configurazione delle attività di gestione delle proprietà immobiliari del governo.
Standard rigorosi di buone pratiche possono essere stabiliti da un comitato di gestione o internamente a un'azienda.
Quali sono alcune delle migliori pratiche di gestione degli immobili governativi?
In questa sezione vengono affrontati i problemi più diffusi nella gestione immobiliare sia delle proprietà nuove che di quelle esistenti. Vengono elencate inoltre le risorse e le tecniche che una comunità può utilizzare per gestire le proprietà in modo proattivo.
È possibile identificare delle soluzioni ad una gestione immobiliare inadeguata avendo una chiara comprensione di ciò che un'eccellente gestione immobiliare comporta.
Acquisto e locazione
Prima che il lavoro sia finito, gli sviluppatori sono ansiosi di trovare un bacino considerevole di candidati idonei. Quanto prima i residenti o gli acquirenti verranno trovati, qualificati e inseriti nel progetto, tanto più velocemente si avranno i soldi necessari per coprire i costi.
Il promotore può sostituire i finanziamenti edili più costosi con mutui permanenti a condizioni più vantaggiose quando una proprietà si avvicina ad un'occupazione stabile.
Per un efficace programma di pre-locazione o di vendita è necessario formare il personale, alcuni dei quali potrebbero non avere precedenti esperienze di lavoro con clienti anziani, famiglie con bisogni speciali o famiglie a basso reddito. Inoltre, molti siti avranno bisogno di personale addetto alle locazioni che sia bilingue. I problemi finanziari dei residenti, le esigenze di budget e la gestione della casa richiederanno l'assistenza del personale.
La selezione dell'occupante o del residente
L'efficacia di un immobile in affitto dipende dalla scelta del residente. Gli edifici con una solida situazione finanziaria sono quelli che vengono affittati tempestivamente a residenti qualificati.
Se un'organizzazione governativa non gestisce le proprie proprietà, può utilizzare una società di locazione o di gestione. In molti casi, un'organizzazione può offrire la gestione immobiliare a lungo termine oltre a servizi pre-completamento come marketing, leasing, controlli di idoneità e coordinamento del trasloco).
Gli sviluppatori hanno spesso le proprie società di gestione interne, che sono in grado di prendersi cura di tutto tranne che delle richieste più particolari dei residenti.
Un progetto più ampio e complesso richiederà un team più ampio per eseguire e sostenere i requisiti di locazione e gestione della proprietà.
Durante le intense stagioni di selezione e trasloco dei residenti, le società di gestione con un portafoglio di diverse proprietà saranno in grado di trasferire i lavoratori per soddisfare i picchi di domanda. Bisogna diffidare delle società di gestione con impegni eccessivi. Chiedi informazioni sulle intenzioni di assumere e formare ulteriori dipendenti.
La fornitura del servizio
Il proprietario dell'immobile dovrà completare il proprio piano per la fornitura di tutti i servizi di supporto promessi, includendo ma non limitandosi alla consulenza lavorativa, all’asilo nido e alle attività doposcuola, prima dell'inizio della costruzione.
Un piano di sviluppo della comunità o di fornitura di servizi delinea il modo in cui le persone riceveranno i servizi sociali, in loco o tramite partenariati e segnalazioni. Per rimanere competitivi e gestire i cambiamenti di locazione, le strutture esistenti devono rivedere frequentemente le loro offerte.
Questi piani implicherebbero accordi con governi locali e gruppi non-profit che offrono servizi come trasporti, attività ricreative, pasti a domicilio, programmi benessere o visite di professionisti medici in una struttura che si rivolge ad anziani o persone con disabilità.
Gli ospedali locali, gli enti di beneficenza cattolici, gli uffici comunali per gli anziani, i servizi sociali luterani e i consigli per gli anziani ebrei, tra altri gruppi basati sulla fede o sulla comunità, spesso forniscono questi servizi.
La strategia di marketing
La strategia di marketing spiega come il proprietario o la direzione dell'immobile avviserà le famiglie qualificate degli appartamenti ancora disponibili. È giunto il momento di iniziare ad accettare le domande per la lista d'attesa dell'edificio mentre si avvicina la data di completamento prevista. Distribuisci del materiale stampato (volantini, opuscoli) a potenziali residenti o acquirenti, nonché a organizzazioni di difesa della comunità, consulenti e organizzazioni di assistenza sociale.
Oltre a rispondere alle domande del pubblico, le autorità spesso collocano opuscoli in importanti strutture di paesini o città, come municipi, biblioteche e centri per anziani.
Sarà necessario inserire annunci pubblicitari sulla stampa regionale. Al team di marketing può essere richiesto di tenere presentazioni nelle chiese vicine, nelle organizzazioni di anziani o altri gruppi rilevanti.
Responsabilità del locatario e dell'acquirente
Prima di affittare o acquistare una casa, i potenziali occupanti dovrebbero essere informati sulla zona ed essere finanziariamente pronti. Anche se può sembrare ovvio, molte persone affittano o acquistano case al di sopra delle loro possibilità, di solito perché hanno bisogno di comprendere appieno le spese.
I futuri residenti dovrebbero:
- Preparare il denaro per un deposito cauzionale, un acconto o le spese di stipula.
- Essere pronti per il credito in modo che la richiesta di prestito o noleggio venga accettata quando verrà ottenuto un rapporto di credito a tale scopo.
- Pagare qualsiasi obbligo di utilità rimanente.
- Assicurarsi che il pagamento mensile dell'alloggio sia gestibile, lasciando abbastanza soldi per saldare altri obblighi e bollette e abbastanza da mettere da parte o investire.
- Tenere conto delle relative spese di trasporto per la residenza in questione. Gli elevati costi di viaggio compenseranno i risparmi sulla casa?
- Considerare attentamente la zona in cui intendono affittare o acquistare la casa, tenendo presente che la loro scelta influenzerà l'immobile stesso e il quartiere nel suo complesso.
- Se necessario, collaborare con un gruppo di edilizia non-profit di quartiere per ottenere consigli e formazione su uno o tutti gli argomenti sopra menzionati.
Strategia di gestione della proprietà
Il Piano di gestione della proprietà descrive come il gestore si occuperà della manutenzione continua, del personale, del riaffitto dell'appartamento, delle attività del vicinato e di altre difficoltà che emergeranno.
Come accennato nei capitoli precedenti di questo manuale, preservare e gestire con successo gli edifici più vecchi, che il governo non sovvenziona ufficialmente, è necessario anche per garantire l’offerta di alloggi a basso costo per i lavoratori. Man mano che i proprietari si avvicinano alla pensione o le preferenze degli investitori cambiano nel tempo, questi immobili cambiano spesso proprietà.
Rapporti locatore-residente
Un rapporto sano tra proprietario e inquilino è fondamentale per mantenere l'integrità strutturale di un edificio e garantire la sicurezza dei suoi occupanti. I buoni gestori metteranno in atto politiche per affrontare situazioni significative come controversie domestiche, feste rumorose o individui che bighellonano nelle aree pubbliche.
Leggi e precedenti legali in diverse comunità, compreso lo Stato dell'Illinois, concedono diritti speciali a inquilini e proprietari. Ad esempio, le regole proprietari-inquilini di lunga data di Chicago, Evanston e Oak Park specificano chi è responsabile di cosa e come gestire le controversie.
Applicazione delle norme sugli alloggi
I governi locali svolgono un ruolo significativo nel suo mantenimento attraverso i loro sforzi per garantire che tutto il patrimonio immobiliare a prezzi accessibili sia a norma. L’applicazione della legge contribuisce alla buona gestione e manutenzione degli immobili. In molte zone le case plurifamiliari esistenti devono essere sottoposte a ispezioni regolari.
Quando arriva un nuovo residente, alcuni richiedono anche ispezioni e il rilascio di un certificato di agibilità. Al momento della vendita, alcuni dei governi più aggressivi applicano questi criteri anche alle abitazioni occupate dai proprietari.
Il codice locale può affrontare sia i requisiti di occupazione che i problemi di salute fisica e sicurezza (pulizia, pericoli di incendio, impianti elettrici e idraulici).
L'autorità per l'edilizia abitativa conduce ispezioni trimestrali delle unità LIHTC, Housing Choice Voucher e della Sezione 8 (nonché di quelle che ricevono sussidi della Sezione 8) e non bisogna superare il numero massimo approvato di persone per stanza.
Conversione
La conversione di immobili in affitto in condomini, pur presentando alcuni inconvenienti, è indice di un mercato immobiliare in vendita sano.
Poiché gli alloggi in affitto sono meno disponibili a causa delle diffuse conversioni condominiali, ci sono meno posti in cui vivere in un quartiere.
Affittare un alloggio rappresenta un’alternativa flessibile, gestibile e spesso poco costosa al possesso della casa per molti membri essenziali della comunità, tra cui neolaureati, dipendenti con salario minimo, anziani con reddito fisso, nuove famiglie e altri.
A causa della struttura della proprietà, i complessi condominiali potrebbero essere più difficili da governare dal punto di vista comunale. Mentre gli edifici condominiali sono associati a vari singoli proprietari, un edificio in affitto può avere un solo proprietario o amministratore immobiliare con cui interagire in merito a problemi di manutenzione e sicurezza.
Diversi proprietari o investitori possono affittare le loro unità all'interno della stessa struttura, rendendo estremamente difficile gestire eventuali problemi che possono derivare da una gestione inadeguata di tali residenze.
Per le associazioni è difficile ottenere denaro o ottenere finanziamenti per ristrutturazioni edilizie significative, soprattutto per i complessi condominiali più piccoli.
Linee guida per l'autovalutazione degli immobili di proprietà dello stato
Per quanto riguarda l'esecuzione delle autovalutazioni della gestione immobiliare a contratto e la misurazione dell'efficacia di un sistema di gestione immobiliare, questi principi, definizioni e metriche sono considerati pratiche leader del settore.
Ogni entità deve scegliere le metriche che utilizzerà e, a sua volta, quale di questi documenti utilizzerà interamente o parzialmente in base al livello di sviluppo del sistema di gestione immobiliare.
Modello di piano di gestione immobiliare
Questo documento funge da esempio che la tua azienda può utilizzare per descrivere il modo in cui cura la proprietà governativa. Rappresenta le migliori pratiche accettate nei settori aerospaziale e militare. Secondo FAR 52.245-1 Proprietà governativa, questo documento è necessario. Molto probabilmente avrai bisogno dell'assistenza di esperti in questo caso.
Suggerimenti per una gestione efficace degli immobili statali
I compiti dei gestori di proprietà commerciali sono ampi. Si sforzano continuamente di attrarre e trattenere affittuari, reagire ai nuovi occupanti e rispondere alle mutevoli esigenze del mercato. Potrebbe essere difficile trovare un equilibrio tra queste esigenze e i requisiti della struttura.
I quattro metodi migliori per la gestione delle proprietà commerciali resi possibili dall'integrazione potenziata dall'analisi sono i seguenti:
Buon utilizzo dello spazio
L'utilizzo dello spazio è una preoccupazione significativa per i proprietari di immobili che cercano di aumentare il valore dei propri beni, per i gestori delle strutture che cercano di migliorare le operazioni e per gli inquilini che cercano di ottenere il massimo dai loro contratti di locazione.
Ciò che conta di più in termini di utilizzo dello spazio è quante persone possono stare in un determinato spazio senza che risulti angusto o dispersivo. Potresti trovare spazi inutilizzati e migliorare i tuoi metodi di gestione per massimizzare l'efficienza confrontando la quantità di spazio richiesta dai singoli individui rispetto a come viene utilizzato lo spazio.
Misure importanti a cui pensare:
- Utilizzo massimo dello spazio giornaliero
- Media di utilizzo massimo per qualsiasi zona
- Occupazione momentanea
L’approccio migliore per ottenere queste informazioni è attraverso i dati dei sensori di presenza. I gestori delle strutture e gli affittuari possono scoprire quali aree ricevono la maggior parte delle attività, quali sono sottoutilizzate e come l'occupazione fluttua in base a fattori come l'ora del giorno monitorando continuamente l'occupazione e analizzando i dati sull'occupazione nel tempo.
Gli inquilini possono utilizzare queste informazioni per semplificare tutto, dalla gestione dei turni alla prenotazione delle sale conferenze, al flusso di lavoro. Ciò può influenzare l’allocazione delle risorse e migliorare qualsiasi cosa, dalla progettazione architettonica, fisica, all’utilizzo delle apparecchiature per la gestione della struttura.
Aumentare l'efficienza energetica
I sistemi intelligenti diventano più intelligenti ed efficaci quando una piattaforma di analisi comprende il modo in cui le persone utilizzano realmente le strutture. HVAC e illuminazione, due sistemi edilizi ad alta intensità energetica, possono rispondere immediatamente o addirittura in modo proattivo alle mutevoli circostanze ambientali.
Poiché le sale conferenze si riempiono e la temperatura aumenta durante il giorno, l'aria condizionata potrebbe essere aumentata. Le luci delle stanze non utilizzate possono essere spente, mentre negli spazi illuminati naturalmente possono essere disattivate.
Appena prima dell'inizio della giornata lavorativa, il calore può essere aumentato e può essere ridotto dopo che la struttura è vuota.
Questo sistema automatizzato e basato sui dati garantisce che gli inquilini si sentano a proprio agio senza che gli inquilini debbano fare nulla. Inoltre, impedisce lo spreco di energia e garantisce che venga utilizzata dove e quando è necessario.
Dimostrare benefici ambientali reali
Prima dell’epidemia, gli affittuari di spazi commerciali avrebbero potuto riflettere sulla qualità dell’aria. Tuttavia, ora ciò ha un significato maggiore. L'architettura avanzata basata sull'analisi può fornire informazioni dettagliate stanza per stanza e una gestione più significativa della qualità dell'aria, consentendo di salvaguardare la salute e la sicurezza degli occupanti.
Ad esempio, la ventilazione può essere regolata automaticamente in base all’occupazione e ai dati provenienti dai sensori di qualità dell’aria.
È importante sottolineare che è possibile mostrare misure quantitative della qualità dell'aria agli affittuari (e ai potenziali inquilini). Puoi utilizzare statistiche oggettive per supportare le tue affermazioni secondo cui il tuo edificio è un luogo sicuro, il che ti offre uno strumento prezioso per attirare e trattenere gli affittuari.
Gli effetti delle attività di miglioramento come i filtri HEPA possono essere visualizzati anche utilizzando i dati sulla qualità dell'aria, che aiutano a determinare quali azioni sono utili e quali sono inutili.
Semplificare la manutenzione
A volte l'analisi non è considerata uno strumento per l'ottimizzazione della manutenzione, ma per molti aspetti lo è. Una piattaforma intelligente che analizza continuamente i dati può individuare immediatamente anomalie, modificare i valori di riferimento o avvisare le parti interessate più adatte quando un problema richiede un'azione manuale.
Inoltre, può offrire suggerimenti per gestire errori e inefficienze.
Uno dei vantaggi delle piattaforme con funzionalità complete di rilevamento e diagnostica dei guasti è la capacità di individuare i problemi in sistemi complessi e ridurre i falsi allarmi.
Evitando soluzioni dispendiose in termini di tempo per problemi non importanti e consentendo agli operatori di gestire le situazioni che richiedono assistenza più rapidamente, si semplifica il processo di manutenzione.
Per evitare guasti devastanti alle apparecchiature e lunghi tempi di inattività che potrebbero avere un impatto sugli inquilini, i problemi potrebbero essere previsti o risolti nelle fasi iniziali.
Inoltre, una piattaforma di analisi aiuta con la responsabilità e la comunicazione fornendo ai gestori un punto centrale per:
- Inviare ordini di lavoro
- Appaltatori che consegnano forniture
- Monitorare i progressi
- Verificare le correzioni
Le migliori pratiche per la gestione degli immobili commerciali includono meno documenti cartacei, maggiore precisione e maggiore apertura.
Punti chiave
Una singola proprietà, un isolato, un quartiere e una città dipendono tutti da un’amministrazione efficace. Molte comunità sono troppo consapevoli dei problemi che un edificio al di sotto degli standard può causare, sia fisici che sociali, problemi che richiedono molto più tempo e risorse rispetto all’amministrazione e alla manutenzione di routine.
Anche se la maggior parte delle città non opera nel settore della gestione immobiliare, deve collaborare con costruttori, proprietari terrieri e società di gestione per garantire che i problemi vengano risolti rapidamente, equamente e legalmente.
L’offerta di alloggi di alta qualità può essere aumentata attraverso nuovi edifici e interventi di conservazione, ma la gestione continua e il monitoraggio della comunità manterranno forte il patrimonio abitativo per gli anni a venire.
Infine, oltre ad altre migliori pratiche di gestione degli immobili governativi, l’automazione delle attività può essere essenziale ai giorni nostri.
L'utilizzo di un sistema di gestione degli immobili governativi come Booking Ninjas ti consente di ottenere rapidamente dati di verifica dei precedenti e del credito in modo da poter scoprire affittuari di altissimo livello.
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