Anche se ottenere e concedere contratti di gestione delle proprietà federali potrebbe essere un’impresa ardua, gli appaltatori dovrebbero essere pronti ad assumerselo.
Introduzione alla gestione della proprietà pubblica
La gestione delle proprietà statali avviene quando un appaltatore terzo supervisiona le operazioni quotidiane delle proprietà immobiliari governative.
Secondo la definizione, la proprietà statale comprende tutte le proprietà sostanziali possedute dallo stato. Sono compresi anche gli immobili locati. Esistono due tipi di immobili locati: quelli locati dal governo e quelli locati dall'appaltatore.
In realtà, il governo non possiede il terreno, che prende in affitto da una società di leasing. Quando l'amministrazione affitta una proprietà e poi la consegna a un appaltatore in base a un contratto, incarica l'appaltatore di trattare la proprietà come se fosse proprietà statale per la durata del contratto.
Questa proprietà deve essere gestita, regolamentata, salvaguardata e conservata in conformità con l'accordo contrattuale e il sistema di gestione della proprietà dell'Appaltatore.
Il governo deve impartire istruzioni di smaltimento alla scadenza del contratto o quando la proprietà affittata non è più desiderata. A seconda delle condizioni e delle circostanze del contratto di locazione, l'immobile affittato può essere ceduto all'impresa di leasing oppure acquisito.
La proprietà affittata dall'appaltatore e successivamente utilizzata nella realizzazione del progetto non è inclusa nella definizione di "proprietà statale", anche se il governo paga il canone di locazione. Sono vincolanti i termini del contratto di locazione che il contraente ha con l'attività di leasing.
Le agenzie di gestione immobiliare possono essere soggette a parti o all'intera applicazione di questa disposizione, con le spese amministrative associate a seconda del tipo di contratto e dell'ambiente contrattuale.
In molti sensi, la gestione delle proprietà statali è altrettanto complessa e piena di potenziali insidie quanto la contabilità dei contratti governativi.
Utensili speciali, attrezzature, materiali, apparecchiature di prova speciali e beni immobili sono le cinque categorie o tipi di proprietà governativa.
La proprietà pubblica è qualsiasi proprietà immobiliare di proprietà del governo o di un ente governativo piuttosto che di un ente privato o di una società.
Appartiene al grande pubblico. Alcuni esempi di proprietà statale sono strade, strade, biblioteche, passaggi pedonali, campi da gioco e scuole, spesso utilizzati dal pubblico in generale.
La clausola GP richiede agli appaltatori di sviluppare e implementare piani, metodi e processi di gestione della proprietà, indipendentemente dal tipo di contratto, per salvaguardare gli interessi del governo e prevenire i rischi. Dovrebbero essere affrontati i seguenti aspetti significativi della strategia:
- Acquisizione di proprietà
- Registri delle ricevute di proprietà del governo
- Inventario fisico delle proprietà governative
- Controllo dei subappaltatori
- Rapporti
- Utilizzo della proprietà statale
- Manutenzione
- Chiusura immobiliare
Servizi offerti dalle agenzie di gestione immobiliare governativa
Valutazioni
Identificare e affrontare le carenze in un sistema di gestione immobiliare potrebbe fare la differenza tra un audit governativo riuscito e uno infruttuoso. Potremmo effettuare un'analisi delle lacune sul vostro attuale sistema immobiliare e offrirvi un elenco di problemi di conformità e idee di miglioramento.
Implementazione
Il team collabora con te per adottare le migliori pratiche, regole e protocolli mentre istruisce e forma il tuo personale ad amministrare il sistema in modo indipendente, indipendentemente dal fatto che tu sia nuovo nel processo o abbia bisogno di aiuto per aggiornare il sistema esistente.
Manuale delle politiche
Costruire linee guida e procedure sufficienti è il primo passo per avere una buona gestione delle proprietà. Alcune agenzie professionali di gestione immobiliare governativa possono scrivere il tuo manuale immobiliare che include procedure compatibili con le politiche.
Autovalutazione dell'Appaltatore (CSA)
Una piattaforma di gestione immobiliare funzionale deve condurre annualmente autovalutazioni interne della tua struttura. Conducono CSA per appaltatori di tutte le dimensioni per assistervi nell'adempimento di questo obbligo. Per soddisfare la tua esigenza di un CSA annuale, il personale visiterà la tua sede, effettuerà questi controlli e fornirà un rapporto che potresti inviare a DCMA.
Formazione
La nostra formazione può essere completata online o anche presso la tua sede e forniamo corsi su misura per le tue specifiche esigenze immobiliari. Ci concentriamo sulla formazione del personale sulle regole, sui processi e sulle esigenze di conformità FAR e DFARS.
Affrontare le richieste di azioni correttive (CAR)
Quando la DCMA conduce un audit, i fornitori di servizi di sviluppo immobiliare solo talvolta sono preparati. Se un audit immobiliare DCMA rileva CAR, alcune agenzie governative di gestione immobiliare potrebbero aiutarti a gestirle in modo chiaro. Per rispondere in modo corretto e rapido alle CAR, su vostra richiesta possiamo comunicare con l'agenzia di revisione.
Chiusura del contratto e cessione della proprietà
Cosa dovresti fare quando un contratto scade e ti rimangono proprietà federali o statali? Possiamo contribuire a garantire che qualsiasi proprietà governativa venga smaltita correttamente durante tutta la procedura di chiusura del contratto. Le agenzie governative di gestione immobiliare possono collaborare direttamente con i funzionari di sgombero degli impianti e affrontare le difficoltà legate alla liquidazione.
Gestione delle apparecchiature e perdita di proprietà governative
L'appaltatore può essere ritenuto responsabile per carenze, perdite o danni a beni pubblici se superano irragionevolmente le tolleranze specificate nel contratto, nella distinta base o in altri criteri idonei, a seconda dei termini del contratto e delle circostanze del caso specifico.
Qualsiasi caso di proprietà governativa affidata all'appaltatore che sia smarrita, danneggiata o distrutta sotto la sua amministrazione deve essere indagata e segnalata all'amministratore della proprietà. È necessario fornire un rapporto quando prodotti o articoli finiti e approvati vengono persi, danneggiati o distrutti mentre sono sotto il controllo dell'appaltatore.
L'appaltatore deve incaricare qualsiasi dei suoi subappaltatori responsabili o in possesso di proprietà governative di esaminare e segnalare eventuali incidenti di perdita, danno o distruzione di tale proprietà.
Sistema di gestione delle proprietà governative
I fornitori di servizi del sistema di gestione delle proprietà governative possono aiutare gli appaltatori a creare e mettere in atto metodi conformi per la gestione delle proprietà governative. I nostri professionisti hanno una grande esperienza nella gestione dei sistemi immobiliari e degli audit del governo.
Una cattiva gestione delle proprietà statali può avere gravi ripercussioni per gli appaltatori. Il nostro gruppo comprende revisori DCMA ed ex gestori di proprietà governative che possono assistervi nel garantire che il vostro sistema immobiliare rispetti gli obblighi contrattuali.
Prima di implementare qualsiasi modifica, l'appaltatore deve notificare all'amministratore della proprietà eventuali modifiche significative al proprio sistema di gestione immobiliare.
Ai fini dell'esecuzione del contratto attuale, il contraente può (salvo ove vietato dalla legge o dai regolamenti) utilizzare pratiche commerciali consuete, standard di consenso volontario o pratiche e standard leader del settore che garantiscono un'amministrazione efficace ed efficiente della proprietà governativa.
È essenziale utilizzare l’automazione delle attività di gestione della proprietà. Questo viene fatto utilizzando strumenti o procedure che riducono il lavoro manuale adottando la tecnologia per svolgere il lavoro per te, il che è considerato automazione della gestione immobiliare.
Con un sistema di gestione delle proprietà governative come Booking Ninjas, le tue operazioni saranno semplificate, i flussi di lavoro saranno resi più semplici e le attività ripetitive saranno automatizzate.
Hai bisogno di un sistema di gestione delle proprietà governative approvato?
È necessario disporre di un sistema che soddisfi i criteri della clausola se nei contratti è incluso FAR 52.245-1, sebbene non sia necessario alcun software, sistema o autorizzazione particolare.
Per gestire le proprietà demaniali in suo possesso, l'appaltatore dovrà disporre di un sistema di controlli interni. Il sistema deve essere sufficiente a soddisfare i criteri di questa clausola. Al fine di controllare in modo efficace ed efficiente la proprietà governativa, l'appaltatore deve stabilire e mantenere sistemi, processi, registrazioni, procedure e metodologie.
Come ogni sistema, i processi, i controlli, i report e le prove dei test, della formazione e dell'aggiornamento del sistema sono più critici del software o dell'hardware.
Esistono standard specifici per la ricezione, l'etichettatura e l'inventario, anche se, come già detto, è possibile applicare processi aziendali o di settore standard. Vantati delle tue capacità, rendi sincero ciò che dici e fornisci prove delle tue affermazioni.
Punti chiave
Il coordinamento dei compiti di pianificazione, reception, vendite, gestione degli ospiti e reporting è facilitato dai sistemi di gestione delle proprietà governative .
Centralizzando lo stato di tutte le proprietà alberghiere, consente ai proprietari di strutture di gestire le operazioni di reception, i prezzi, le promozioni e i dati sulla fedeltà dei clienti.
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