La contabilità della gestione immobiliare è un aspetto cruciale per gestire con successo le proprietà in affitto. Una proprietà in affitto può essere uno spazio ufficio, un hotel, una proprietà residenziale in affitto, una casa vacanza , ecc.
Che tu sia un proprietario esperto o che tu abbia appena iniziato nel settore immobiliare, è essenziale monitorare correttamente le entrate e le spese.
In questo articolo forniremo una guida passo passo per monitorare le entrate e le spese delle proprietà in affitto.
Alla fine di questo articolo avrai le conoscenze e gli strumenti per mantenere un quadro finanziario chiaro della tua proprietà in affitto.
Caratteristiche e tipologie di entrate e spese
Esistono varie fonti di reddito e spese che influiscono sulle finanze della tua proprietà.
È importante conoscerli ciascuno in modo da sapere come classificarli per una documentazione e una chiarezza adeguate.
Monitoraggio del reddito
In un immobile in affitto ci sono diverse fonti di reddito. È essenziale sapere quante entrate apporta ciascuna fonte.
1. Pagamenti dell'affitto
I pagamenti dell'affitto da parte degli inquilini sono la principale fonte di reddito del vostro immobile in affitto.
A seconda del contratto, i pagamenti possono essere mensili, semestrali o annuali.
È essenziale registrare ogni pagamento, specificare l'inquilino responsabile e documentare il metodo di pagamento (ad esempio contanti, assegno, bonifico elettronico).
Il monitoraggio dei pagamenti dell'affitto garantisce una chiara panoramica del flusso di cassa della tua proprietà in affitto.
2. Depositi cauzionali
Questo è meno comune dei pagamenti dell'affitto perché lo riscuoti solo dai nuovi inquilini.
I depositi cauzionali sono commissioni che i nuovi inquilini pagano per coprire eventuali danni futuri o l'affitto non pagato. La maggior parte delle persone lo chiama "Commissioni di cauzione".
Documentare correttamente i depositi cauzionali è essenziale per rispettare le normative locali e garantire una regolare restituzione dei fondi agli inquilini quando se ne vanno.
Dovresti tenere traccia e documentare questi depositi separati dai pagamenti regolari dell'affitto per motivi di trasparenza.
3. Penali e sanzioni per ritardi
I pagamenti ritardati dell'affitto possono comportare delle sanzioni, una fonte di reddito secondaria per la tua proprietà in affitto. Che si tratti di un immobile commerciale o residenziale in affitto , gli inquilini che pagano l'affitto oltre la scadenza o infrangono una regola importante verranno multati.
È possibile tenere un registro dettagliato di eventuali penali per il ritardo nella riscossione, inclusa la data, l'inquilino e il motivo della penale. Tuttavia, questi dovrebbero essere separati dal pagamento dell’affitto effettivo.
4. Altre fonti di reddito
Oltre all’affitto e ai depositi cauzionali, puoi avere ulteriori fonti di reddito relative alla tua proprietà in affitto. Questi potrebbero includere entrate derivanti da servizi (ad esempio, costi di parcheggio, lavanderia), pagamenti per animali domestici o altre fonti varie.
Il monitoraggio di questi flussi di reddito aggiuntivi ti garantisce di massimizzare la redditività della tua proprietà e di mantenere una panoramica finanziaria completa.
Monitoraggio delle spese
Ogni azienda si basa sulle spese. Pertanto, mentre monitori le tue entrate, dovresti tenere traccia anche delle tue spese.
Ci sono molti costi che dovrai sostenere quando gestisci un'impresa, in particolare se è un'attività immobiliare in affitto. Dal pagamento del personale alle spese legali e di manutenzione.
Vediamo le spese per tenere una corretta documentazione finanziaria.
1. Pagamenti di mutui o prestiti
È prassi comune che i proprietari finanzino il loro immobile in affitto con ipoteche e prestiti. Pertanto, le spese più comuni sono i mutui e le rate dei prestiti.
Quanto paghi mensilmente o annualmente per il mutuo?
Questa spesa è solitamente fissa, il che significa che pagherai periodicamente lo stesso importo.
2. Tasse sulla proprietà
I governi locali stabiliscono queste tasse, che variano ampiamente a seconda della posizione e del valore della tua proprietà.
Le tasse sulla proprietà sono spese ricorrenti perché sono un obbligo continuo per i proprietari di immobili e dovrebbero essere prese in considerazione nel budget per evitare sorprese.
3. Premi assicurativi
L’assicurazione sulla proprietà è essenziale per proteggere il tuo investimento. I premi possono variare in base a fattori quali l'ubicazione, le dimensioni e il tipo di copertura scelta della proprietà.
Il monitoraggio delle spese assicurative garantisce una copertura adeguata e la possibilità di richiedere detrazioni ove applicabile.
4. Utilità
Si tratta delle spese sostenute per servizi essenziali come acqua, elettricità, gas e rimozione dei rifiuti.
Il costo delle utenze può variare stagionalmente e dipendere dall'utilizzo da parte dell'inquilino.
Pertanto, un monitoraggio accurato ti aiuta a pianificare in modo efficace e può essere utile per dividere i costi tra te e i tuoi inquilini, soprattutto nelle proprietà con più unità.
5. Manutenzione e riparazioni
Queste spese sono una parte essenziale della gestione di un immobile in affitto. Quando gestisci una proprietà in affitto, devi assicurarti che la proprietà sia ben mantenuta.
I costi sostenuti coprono il mantenimento e il ripristino di eventuali usure nel tempo.
Coprono la manutenzione regolare come la pulizia, la cura del prato e le ispezioni del sistema HVAC per mantenere la tua proprietà in buone condizioni.
Le riparazioni di emergenza per problemi improvvisi come problemi elettrici o rottura di tubi rientrano in questa categoria di spesa.
6. Commissioni per la gestione della proprietà
Potrebbe essere necessario assumere un amministratore immobiliare per aiutarti a gestire la tua proprietà e assicurarti che sia in buone condizioni.
Il gestore della proprietà è un ponte tra te e i tuoi inquilini, gestendo le operazioni quotidiane della proprietà. Ispeziona la proprietà, raccoglie i pagamenti dell'affitto e risolve eventuali problemi che potrebbero sorgere.
Tuttavia, i suoi servizi non sono gratuiti. Le sue commissioni in genere includono una percentuale del reddito da locazione.
Le spese di gestione della proprietà sono deducibili dalle tasse, quindi è essenziale tenere un registro dettagliato delle commissioni pagate.
7. Costi di miglioramento della proprietà
Questi costi di miglioramento vanno oltre la manutenzione ordinaria. Includono ristrutturazioni della proprietà, rinnovamenti e paesaggistica.
I miglioramenti della proprietà mirano ad aumentare il valore o l'attrattiva della proprietà.
Monitorare correttamente questo costo sarà vitale ai fini fiscali. Queste spese a volte possono essere ammortizzate nel tempo, riducendo il reddito imponibile.
8. Pubblicità e marketing
Una delle spese principali per i proprietari è la pubblicità e il marketing.
Se possiedi un immobile in affitto, commerciale o residenziale, devi attirare gli inquilini e mostrare loro perché è l'opzione migliore per loro.
Ciò significa che spenderai soldi per fare pubblicità. La pubblicità o il marketing possono avvenire tramite elenchi, segnaletica, volantini e persino l'assunzione di agenti immobiliari.
Monitorando queste spese, puoi valutare l'efficacia delle tue strategie di marketing e adattare di conseguenza il tuo budget.
9. Onorari legali e professionali
Questa categoria di spesa comprende le spese legali per la stesura del contratto di locazione e i servizi contabili se si utilizza un commercialista professionista.
10. Spese varie
A volte possono sorgere costi imprevisti nella gestione del vostro immobile in affitto.
Queste spese varie possono variare dai costi di riparazione per problemi di manutenzione imprevisti ai lavori di emergenza nella proprietà.
Altre spese varie possono essere forniture relative alla proprietà. Queste forniture includono gli articoli necessari per il funzionamento e la manutenzione della proprietà in affitto.
Ad esempio, i prodotti per la pulizia, le forniture per riparazioni generali o anche i prodotti per il giardinaggio fanno parte delle spese varie.
Importanza di un corretto monitoraggio finanziario
Conoscere la salute finanziaria della tua proprietà ti aiuterà a capire quanto sta andando bene la tua proprietà.
Potresti pensare di realizzare un profitto perché la tua proprietà è molto richiesta. Ma un rapporto dettagliato delle tue finanze potrebbe mostrarti il contrario.
Monitorare le tue finanze ti prepara per il futuro. Ci sono vari motivi per cui è necessario monitorare la salute finanziaria della tua proprietà. Diamo uno sguardo a quelli più importanti.
Bilanci accurati
Uno dei motivi fondamentali per monitorare diligentemente le entrate e le spese delle proprietà in affitto è mantenere rendiconti finanziari accurati.
Queste dichiarazioni costituiscono un registro completo della performance finanziaria della tua proprietà.
Registrando con precisione tutte le fonti di reddito e le spese, è possibile creare conti dei profitti e delle perdite dettagliati.
Avrai bisogno di questi rendiconti finanziari quando cercherai finanziamenti, valuterai la salute del tuo investimento o anche quando sarai pronto a vendere la proprietà.
Rendiconti finanziari accurati forniscono trasparenza e credibilità alla storia finanziaria della tua proprietà.
Valutazione della redditività della proprietà
Un monitoraggio efficace ti consente di valutare con precisione la redditività del tuo immobile.
È possibile calcolare gli indicatori chiave di prestazione come il flusso di cassa della proprietà, il ritorno sull'investimento (ROI) e il reddito operativo netto (NOI).
Questi dati ti consentono di prendere decisioni informate sul tuo investimento, sia che si tratti di aggiustamenti dell'affitto, aggiornamenti della manutenzione o valutazione del potenziale per ulteriori proprietà.
Sapendo la situazione finanziaria della tua proprietà, puoi massimizzarne i rendimenti e minimizzare i rischi.
Pianificazione delle spese future
La proprietà di un immobile in affitto comporta spese, dalla manutenzione ordinaria alle riparazioni impreviste.
Pertanto, monitorare correttamente queste spese ti aiuta a pianificarle in modo pro attivo.
Mantenendo un registro completo della storia finanziaria della tua proprietà, puoi identificare tendenze e modelli nelle tue spese.
Questa informazione ti aiuta a allocare fondi per future riparazioni o ristrutturazioni, garantendo che la tua proprietà rimanga ben mantenuta e attraente per gli inquilini.
Riduce inoltre al minimo la probabilità di battute d’arresto finanziarie impreviste.
Adempimenti fiscali
Le normative fiscali per gli immobili in affitto possono essere complesse. Pertanto, è necessario mantenere registri finanziari accurati per la conformità fiscale.
Il monitoraggio meticoloso delle entrate e delle spese ti consente di richiedere detrazioni e crediti legittimi, riducendo in definitiva la tua responsabilità fiscale. Fornisce inoltre una solida base per eventuali audit.
Aderendo alle normative fiscali, eviti sanzioni e garantisci un processo di dichiarazione dei redditi più agevole.
Utilizza il software di gestione immobiliare con funzionalità di contabilità per monitorare le entrate e le spese delle proprietà in affitto
Il modo migliore per tenere traccia delle finanze della tua proprietà è utilizzare un software di contabilità per la gestione immobiliare. Oppure un software di gestione immobiliare con funzionalità di contabilità.
Gestire le entrate e le spese degli immobili in affitto può essere un compito complesso, ma diventa molto più gestibile con gli strumenti giusti.
In genere, si sentono suggerimenti come "Utilizza un software di contabilità". Tuttavia, essendo stato nel settore dell'ospitalità, consiglio di utilizzare un software di gestione immobiliare con funzionalità di contabilità.
Un software di gestione della proprietà, come Booking Ninjas, è uno strumento di soluzione per la gestione della proprietà tutto in uno che aiuta a svolgere attività di gestione della proprietà.
Questo software semplifica la riscossione o l'effettuazione di pagamenti e la loro corretta documentazione.
Ad esempio, il software può automatizzare le attività finanziarie e registrarle. Può monitorare automaticamente i redditi da locazione, registrare le spese e generare report finanziari, facendoti risparmiare tempo e riducendo il rischio di errori manuali.
Vantaggi del software di gestione immobiliare
Oltre all'automazione, il software di gestione immobiliare offre altri vantaggi per aiutarti a tenere traccia in modo efficace delle tue spese senza problemi.
In qualità di locatore, proprietario o amministratore immobiliare, hai bisogno della tecnologia per semplificare tutte le attività complesse e mantenere accuratezza e precisione.
1. Monitoraggio delle spese
Il software di gestione immobiliare ti consente di classificare e tenere traccia delle varie spese associate alla tua proprietà in affitto, come manutenzione, riparazioni, spese di gestione della proprietà e altro ancora.
Questa categorizzazione ti aiuta a ottenere informazioni su dove vengono spesi i tuoi soldi.
2. Raccolta degli affitti
Molte opzioni software sono dotate di funzionalità di riscossione dell'affitto, che rendono più semplice per gli inquilini pagare elettronicamente e per i proprietari tenere traccia dei pagamenti dell'affitto.
Con il software, puoi ridurre il fastidio di incassare assegni e rincorrere pagamenti in ritardo.
3. Conservazione dettagliata della documentazione finanziaria
La funzione contabilità può aiutarti a tenere un registro dettagliato di ogni transazione finanziaria effettuata. Registra la data, l'ora e una breve descrizione della transazione.
Inoltre classifica le transazioni in base alle loro date. Quindi conosci i registri finanziari di un determinato periodo.
Puoi salvare e condividere i record nel modo che preferisci. Il software ti consente di condividere o esportare qualsiasi documento finanziario agli azionisti o a chiunque tu desideri trasferirlo.
4. Approfondimenti finanziari
Il software di gestione della proprietà fornisce una panoramica chiara della salute finanziaria della tua proprietà.
Puoi monitorare l'andamento del reddito, confrontare le spese nel tempo e prendere decisioni basate sui dati per ottimizzare la redditività della tua proprietà in affitto.
Inoltre, puoi utilizzare i dati finanziari per generare report a fini fiscali
Puoi monitorare facilmente tutte le tue transazioni finanziarie giornaliere, settimanali e mensili. Non è necessario inserirli o calcolarli manualmente.
Come utilizzare per la contabilità il software di gestione immobiliare per tenere traccia delle finanze delle proprietà in affitto
Usare il software non è difficile. Booking Ninjas è l'esempio perfetto di software di gestione immobiliare con funzionalità incredibili e uniche, facili da usare e da comprendere.
Sarebbe meglio utilizzare Booking Ninjas per tutte le esigenze di contabilità della gestione della proprietà.
Ecco come monitorare correttamente le finanze della tua proprietà in affitto:
1. Scegli il software giusto
Seleziona un software di gestione immobiliare che offra funzionalità di contabilità integrate o che possa integrarsi perfettamente con i software di contabilità più diffusi come QuickBooks o Xero. Assicurati che sia adatto alle dimensioni e alla complessità del tuo portfolio di proprietà in affitto.
In questo caso, Booking Ninjas è l’opzione più consigliata.
2. Configura i tuoi account
Inizia configurando i tuoi conti finanziari all'interno del software.
Ciò include la creazione di conti per i redditi da locazione, varie categorie di spesa e qualsiasi conto bancario o carta di credito associata alle tue proprietà.
Nota : se disponi di più proprietà in affitto, devi impostare un account per ciascuna di esse.
Dopo aver creato gli account, puoi fornire informazioni dettagliate sui tuoi immobili in affitto e sugli inquilini.
Ciò dovrebbe includere i termini del contratto di locazione, gli importi dell'affitto, i dettagli del deposito cauzionale e le informazioni di contatto dell'inquilino.
3. Automatizza la riscossione dell'affitto
Booking Ninjas offre funzionalità di riscossione dell'affitto. In questo modo puoi impostare processi automatizzati di riscossione degli affitti.
Questa configurazione di automazione può includere l'invio di fatture di affitto agli inquilini, consentendo loro di pagare elettronicamente e registrando automaticamente i pagamenti ricevuti nel sistema contabile.
4. Tieni traccia delle tue spese
Ogni volta che sopporti una spesa relativa a una proprietà, registrala nel software.
Classifica accuratamente le spese, allegando ricevute o fatture secondo necessità. Ciò garantisce che tutti i costi siano contabilizzati e classificati correttamente.
Quando documenti le tue spese, assicurati di inserire la data e l'ora appropriate per chiarezza.
5. Genera rapporti finanziari
L'automazione della contabilità della gestione immobiliare ha semplificato le attività contabili. Ad esempio, il software di contabilità per la gestione immobiliare spesso è dotato di una funzione di reporting.
Questa funzionalità consente di generare report finanziari come rendiconti profitti e perdite, bilanci e rendiconti finanziari.
Questi sono i rapporti più importanti di cui hai bisogno per determinare la salute finanziaria della tua proprietà.
La maggior parte dei software viene fornita con un modello predefinito per ciascun rendiconto finanziario, rendendo più semplice ottenere rapidamente un report dettagliato.
6. Imposta promemoria
Utilizzando le funzionalità di automazione del software, imposta promemoria per date importanti, come rinnovi di contratti di locazione, ispezioni di proprietà o programmi di manutenzione.
Questi promemoria ti diranno quando riscuotere o effettuare pagamenti in modo che tu possa documentarli facilmente.
L'impostazione dei promemoria ti aiuta a rimanere organizzato e a tenere sotto controllo le attività critiche.
7. Aggiorna il tuo software
Aggiorna regolarmente il tuo software di contabilità per la gestione della proprietà in modo da poter usufruire delle funzionalità più recenti per semplificare le attività contabili.
Ad esempio, le nuove funzionalità possono includere patch di sicurezza per una sicurezza ottimale dei dati. Oppure una funzionalità di condivisione che ti consente di personalizzare e condividere i dati con quante più persone possibile.
Quando aggiorni il software, non dimenticare di eseguire il backup dei dati.
Booking Ninjas è un software basato su cloud che archivia e protegge saldamente i tuoi dati.
Tuttavia, ciò non significa che non dovresti eseguire il backup dei tuoi dati. Ciò aiuta a prevenire la perdita di dati in caso di problemi tecnici o guasti del computer.
8. Rivedi e analizza
Rivedi sempre i tuoi resoconti finanziari e analizza i dati per identificare tendenze, aree di miglioramento e opportunità di risparmio sui costi o aumento delle entrate.
Puoi anche verificare eventuali errori o disallineamenti. Ciò contribuirà a evitare gravi conseguenze che influenzeranno la tua attività immobiliare in affitto
Spesso è meglio rivedere e analizzare mensilmente. Puoi impostare promemoria per rivedere le tue entrate e uscite totali per il mese.
Ciò ti aiuterà a pianificare e prendere decisioni informate per i mesi successivi.
Conclusione
Monitorare efficacemente le entrate e le spese degli immobili in affitto è essenziale per gestire con successo gli investimenti immobiliari.
Pertanto, il software di gestione immobiliare con funzionalità di contabilità integrata è diventato uno strumento prezioso, offrendo numerosi vantaggi che semplificano gli aspetti finanziari della proprietà immobiliare.
Scegliendo il giusto software di contabilità per la gestione immobiliare per semplificare le tue attività contabili, puoi ottenere un maggiore controllo sulle finanze della tua proprietà in affitto.
Booking Ninjas non solo semplifica le attività finanziarie, ma offre anche una visione olistica della performance del tuo portfolio di proprietà in affitto.
Puoi contattarci o visitare il nostro sito Web per saperne di più sulle nostre funzionalità e su come possono esserti utili.