Naturalmente, è tua responsabilità, in quanto proprietario o gestore di un piccolo hotel, assicurarti che tutto funzioni senza intoppi. Ciò riguarda tutti gli aspetti delle normali operazioni nella proprietà, come la gestione delle prenotazioni in arrivo, l'assistenza ai visitatori e la garanzia che la proprietà sia pulita e ben tenuta.
Gestire un'azienda alberghiera su larga scala, d'altro canto, richiede l'uso di sistemi di gestione per semplificare queste operazioni quotidiane. Molte persone si chiedono di cosa abbia bisogno un hotel per prosperare in un mercato competitivo; almeno due cose: (1) fornire una presenza online che renda più semplice la prenotazione, (2) avere un servizio clienti eccellente in modo che i viaggiatori che tornano nella tua zona scelgano di nuovo il tuo posto.
L'automazione delle operazioni quotidiane e delle attività amministrative è fondamentale per ottenere la fedeltà dei clienti perché consente di offrire un servizio coerente e di alta qualità. Ogni attività in un hotel deve essere monitorata perché è un sistema complesso che comprende le azioni di molti reparti. Gli albergatori utilizzano una varietà di metodi per farlo, tra cui fogli di calcolo, formati cartacei e sistemi di gestione immobiliare unificati.
Tutto questo e molto altro è reso più accessibile da un buon sistema di gestione alberghiera, che gestisce direttamente o indirettamente l'attività alberghiera. La soluzione software può gestire direttamente molte attività da sola e indirettamente liberando molte ore del tuo tempo da dedicare a compiti più significativi, come mantenere felici i tuoi ospiti.
Per saperne di più: Come funziona la gestione alberghiera
Vale la pena notare che acquistare un sistema di gestione alberghiera è simile all'acquisto di un sistema di gestione immobiliare, di un sistema di reception, di un software di gestione B&B e così via. Potresti non riconoscere nessuna di queste parole, ma si riferiscono tutte allo stesso strumento di tecnologia e servono allo stesso scopo: ci sono solo un sacco di sinonimi!
In questo articolo parleremo del sistema di gestione alberghiera (HMS) che controlla le prenotazioni, le operazioni di front- e back-office, la gestione dei canali e altro ancora. Imparerai a conoscere i tipi di sistemi di gestione alberghiera, le loro funzioni essenziali e cinque indicatori che indicano che la tua azienda alberghiera ha bisogno di un nuovo sistema di gestione.
Cos'è un sistema di gestione alberghiera?
Un sistema di gestione alberghiera è un set di software alberghieri che fa sì che le cose funzionino senza intoppi. Software di contabilità, software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e una pletora di software specifici per il settore sono solo alcuni esempi. In poche parole, un sistema di gestione alberghiera (HMS) è una forma di soluzione software che semplifica la gestione delle operazioni e delle funzioni alberghiere come reception, vendite, pianificazione e contabilità.
Tipi di sistemi di gestione alberghiera
In precedenza, il software di gestione alberghiera era disponibile solo come soluzione in loco. Acquistavi un software e lo installavi sui computer della tua sede fisica. Ciò rendeva difficile usare le tue app a meno che non fossi in loco. Di recente sono diventate disponibili soluzioni in cloud per hotel, che ti consentono di accedere e controllare le tue app da qualsiasi luogo in cui tu abbia accesso a Internet. Di seguito è riportata una breve ripartizione dei due tipi di soluzioni software di gestione alberghiera che abbiamo ora.
- HMS in sede
Poiché il software alberghiero in loco esiste da così tanto tempo, le sue caratteristiche e funzionalità sono state perfezionate nel tempo per soddisfare le esigenze del settore alberghiero. Ciò spesso porta a un patchwork organico di caratteristiche che sono più difficili da usare, in particolare per i dipendenti che non hanno familiarità con un particolare software.
- HMS basato su cloud
Le soluzioni alberghiere basate su cloud forniscono interfacce semplici e intuitive che consentono al personale di concentrarsi sull'ospite anziché armeggiare con app eccessivamente complicate e spesso ridondanti. Gli sviluppatori stanno aggiungendo più funzionalità alle app alberghiere basate su cloud man mano che il mercato cresce e sempre più hotel lo adottano.
Inoltre, poiché il programma è ospitato nel cloud, gli operatori hanno spesso accesso all'aggiornamento più recente senza la necessità di feedback IT. Avere l'edizione più recente assicura di rimanere coerenti con le leggi e le normative locali in continua evoluzione.
Funzioni chiave del sistema di gestione alberghiera (HMS)
- Operazioni di reception
Un responsabile della reception può utilizzare una soluzione software di gestione alberghiera per visualizzare e modificare lo stato della prenotazione della camera, effettuare il check-in e il check-out degli ospiti ed elaborare i pagamenti. Un ospite desidera effettuare il check-in il prima possibile quando arriva in hotel. In questa situazione, l'assistenza di un receptionist è fondamentale, così gli addetti alla reception potrebbero voler dedicare del tempo ad assistere l'ospite. Alcuni sistemi di gestione immobiliare consentono l'integrazione con postazioni per il check-in oppure check-in e check-out tramite codice QR.
- Gestione delle entrate
Un HMS è un passo significativo verso il miglioramento dei parametri di gestione delle entrate alberghiere come occupazione, RevPAR (entrate per camera disponibile) e ADR (tariffa media giornaliera), tutte fondamentali per determinare le prestazioni finanziarie di un hotel. Mentre l'integrazione con GDS e OTA può aiutare a ottimizzare queste tariffe, i sistemi di gestione delle entrate possono aiutare un gestore a capire come modificare i processi per migliorare le prestazioni e tenere sotto controllo i costi. Questo modulo di prenotazione aiuta ad aumentare le entrate complessive delle camere utilizzando le previsioni per massimizzare l'occupazione e determinare se aumentare o diminuire le tariffe di inventario.
- Prenotazione
Tutti i dettagli e le date dell'inventario sono archiviati in un sistema di prenotazione alberghiera, che invia queste informazioni alla reception. Il sistema di prenotazione deve essere collegato al motore di prenotazione sul sito Web e ad altri canali di distribuzione. Gli hotel indipendenti in genere hanno i propri sistemi di prenotazione, mentre gli hotel delle catene hanno solitamente un sistema di prenotazione centrale per tutte le loro proprietà.
- CRM e gestione dei dati dei clienti
Gli albergatori devono raccogliere e organizzare le informazioni degli ospiti per rimanere in contatto con gli ospiti attuali e passati durante e dopo il check-out. Il modulo CRM nel software di gestione deve funzionare in tandem con la reception e il sistema di prenotazione per raccogliere tutti i dettagli degli ospiti. Aiuta nell'archiviazione delle informazioni degli ospiti e offre un database facilmente accessibile. Fornisce inoltre i dettagli di contatto degli ospiti prima e dopo il loro soggiorno. Se un hotel ha già un CRM configurato, il PMS dovrebbe essere in grado di integrarlo.
5 segnali che indicano che il tuo hotel ha bisogno di un nuovo sistema di gestione
- Poche idee o controllo sul business
L'obiettivo principale di un HMS è di mantenere le operazioni del tuo hotel in funzione senza intoppi. Un HMS che soddisfi le esigenze di rendicontazione della tua proprietà è fondamentale per il successo a lungo termine, quindi se il tuo sistema attuale rende difficile o impossibile produrre i numeri di cui hai bisogno per valutare ed espandere la tua azienda, è il momento di cambiare.
ADR e RevPAR sono essenziali per la crescita in qualsiasi settore alberghiero, in particolare quando si monitorano e si analizzano i KPI. Ogni proprietà è diversa, quindi potrebbero essere necessari resoconti aggiuntivi personalizzati per le operazioni nella proprietà. Un buon HMS ti consentirà di creare resoconti personalizzati, consentendoti di filtrare, ordinare rapidamente ed esportare le informazioni di cui hai bisogno.
Il software di gestione alberghiera installato su un singolo computer della reception soffoca la produttività e il servizio costringendo i dipendenti a lasciare ciò che stanno facendo e tornare alla reception ogni volta che hanno bisogno di rivedere o aggiornare i dettagli. Tuttavia, non deve essere per forza così. Un HMS basato su cloud fornisce la versatilità operativa richiesta per gestire il tuo hotel da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento, con pochi clic.
- Il tuo personale continua ad avere difficoltà con una cosa o con l'altra
Il vero significato di usare un HMS si vede quando i tuoi dipendenti riescono a usarlo in modo naturale e con la stessa efficienza di te! Un'altra cosa da tenere d'occhio è se i dipendenti devono sottoporsi a più giorni di formazione prima di poter usare il mezzo. Non deve essere così estenuante. Un HMS intelligente è facile da usare e diretto
Ogni dipendente deve accedere e usare facilmente l'HMS, che si tratti di un addetto alla reception, di un addetto alle pulizie, del responsabile del ristorante o di qualsiasi addetto al POS. È tempo di avere una nuova struttura di gestione se questo non sta accadendo.
- Integrazione con applicazioni di terze parti
Ogni software framework teoricamente si integrerà con un altro. Tuttavia, se i tuoi sistemi periferici non comunicano con il tuo HMS in tempo reale e i dati provenienti da soluzioni di terze parti devono essere inseriti manualmente, stai sprecando tempo, denaro e rischiando errori. È proprio il segnale che è il momento di cambiare!
I sistemi tradizionali richiedono una creazione di interfacce costosa e dispendiosa in termini di tempo, che può richiedere mesi (o più) e richiede un aggiornamento costante ogni volta che viene aggiunta una nuova app o funzionalità. Cerca un HMS open source basato su cloud con moduli configurabili per ottimizzare la tua scalabilità e rendere le tue operazioni a prova di futuro.
- Supporto e manutenzione del fornitore di drenaggio
Quando il servizio e il supporto HMS ti costano tempo, risorse ed efficienza, è tempo di cambiare. I sistemi in loco necessitano di aggiornamenti frequenti, che possono essere costosi, e molti provider addebitano ingenti tariffe mensili per supporto, aggiornamenti delle prestazioni e personalizzazioni del software.
Se vuoi investire nel tuo hardware, dovrai versare subito dei soldi. Con il cloud, questo non è il caso. Elevata efficienza, backup dei dati, affidabilità, protezione e prezzi mensili chiavi in mano che includono servizio clienti, aggiornamenti, monitoraggio, accoglienza e altro sono tutte caratteristiche di un HMS basato su cloud. Rispetto alle infrastrutture tradizionali, il cloud è molto più efficiente dal punto di vista energetico.
- Basso ritorno sull'investimento
Non solo il tuo HMS può farti risparmiare tempo e denaro, ma dovrebbe anche generare entrate per la tua attività. Hai bisogno di un framework che fornisca un elevato ritorno sull'investimento, dalle vendite aumentate automaticamente e dal marketing alla gestione delle vendite e all'analisi. Supponiamo che il tuo sistema non includa l'automazione del marketing, un motore di prenotazione integrato, informazioni sulla cronologia/soggiorno degli ospiti e piattaforme semplici con KPI per aiutarti a comprendere meglio i tuoi clienti. In tal caso, stai perdendo costi inferiori derivanti da una maggiore efficienza del personale e ricavi più elevati derivanti da vendite aumentate e clienti più felici e fedeli.
Conclusione
Sostituire il tuo HMS può sembrare un compito enorme, ma se incontri uno o più di questi ostacoli, ritardare il cambiamento potrebbe finire per costarti più dell'investimento necessario per effettuare un aggiornamento strategico.
Se ritieni che il tuo sistema di gestione immobiliare ti stia frenando e impedendo di innovare, chiama il nostro team e lascia che ti mostriamo cosa può fare per te un HMS più moderno.
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