Industri perhotelan tidak asing dengan perubahan yang cepat, tetapi dalam beberapa tahun terakhir, kemajuan teknologi telah merombak setiap aspek manajemen hotel. Sebuah survei terbaru dari HotelTechReport mengungkapkan bahwa 81% pemilik hotel mengharapkan teknologi menjadi kunci keberhasilan dalam lima tahun ke depan, sementara 99% mengantisipasi bahwa rekan-rekan mereka akan mengadopsi lebih banyak solusi teknologi untuk mengoptimalkan operasi hotel.
Dalam lanskap ini, meningkatkan efisiensi staf telah menjadi prioritas utama untuk tetap kompetitif, mempertahankan kepuasan tamu, dan memaksimalkan keuntungan. Berikut adalah peta jalan untuk menyederhanakan operasi staf, mulai dari integrasi teknologi hingga manajemen sumber daya yang bijaksana.
1. Manfaatkan Teknologi sebagai Tulang Punggung Operasi
Para pemilik hotel memiliki ekspektasi tinggi terhadap peran teknologi dalam meningkatkan efisiensi, dengan 39% menyebutkan efisiensi operasional sebagai proposisi nilai terpenting teknologi. Mengadopsi sistem manajemen properti (PMS) yang kuat adalah kunci, karena 86% pemilik hotel setuju bahwa itu adalah sistem yang paling penting untuk operasi sehari-hari.
Platform PMS memungkinkan hotel untuk mengotomatisasi tugas seperti check-in, penugasan kamar, dan permintaan kebersihan, mengurangi kebutuhan tenaga kerja manual dan membebaskan staf untuk fokus pada tanggung jawab yang lebih tinggi.
Selain itu, sistem manajemen pendapatan dan pengelola saluran yang terintegrasi dengan baik membantu hotel melacak pemesanan, mengelola inventaris, dan meramalkan permintaan, memungkinkan staf untuk membuat keputusan berdasarkan data tanpa harus menganalisis spreadsheet atau menangani pemesanan secara manual. Dengan menyediakan alat yang mulus dan berbasis data, dasar teknologi yang kuat memungkinkan staf untuk melakukan lebih banyak hal dalam waktu lebih singkat dan dengan lebih sedikit kesalahan.
2. Manfaatkan Alat Komunikasi Seluler
Di hotel yang sibuk, komunikasi yang efektif sangat penting. Aplikasi seluler yang memungkinkan pesan instan antara anggota staf dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi. Staf kebersihan, personel meja depan, dan tim pemeliharaan mendapat manfaat dari pembaruan waktu nyata, mengurangi kesalahpahaman dan waktu tunggu.
Jika seorang tamu meminta penyegaran kamar, meja depan dapat segera memberi tahu kebersihan melalui aplikasi, dan tugas tersebut dapat diselesaikan tanpa penundaan. Alat-alat ini menyederhanakan operasi, menjaga semua orang pada halaman yang sama, dan mengurangi kebutuhan untuk pemeriksaan radio atau tatap muka, yang dapat memakan waktu berharga.
Peringatan pintar dan notifikasi seluler sangat berguna untuk memastikan masalah yang memerlukan perhatian segera dapat diselesaikan dengan cepat. Dari memberi tahu staf tentang kesiapan kamar hingga menangani keadaan darurat pemeliharaan, alat komunikasi seluler mempercepat waktu respons dan meminimalkan keterlambatan antara permintaan dan penyelesaian, hal yang sangat penting dalam lingkungan yang berfokus pada tamu.
3. Otomatiskan Tugas Berulang untuk Membebaskan Sumber Daya Manusia
Operasi hotel melibatkan banyak tugas berulang—dari menyortir pemesanan hingga mengorganisir informasi tagihan. Dengan mengotomatisasi tugas-tugas ini, hotel dapat menghemat waktu dan mengalokasikan staf ke area yang memerlukan sentuhan manusia.
Misalnya, kios check-in otomatis mengurangi beban kerja staf meja depan, yang kemudian dapat fokus pada memberikan sambutan hangat dan bantuan dengan pertanyaan yang lebih kompleks. Ini memungkinkan tamu untuk menyelesaikan transaksi sederhana secara mandiri, mempercepat proses dan mengurangi antrean.
Layanan konsierge digital yang ditingkatkan juga dapat membantu kepuasan tamu sambil mengurangi beban staf hotel. Chatbot dapat menangani pertanyaan umum, seperti rekomendasi restoran atau informasi parkir, tanpa memerlukan intervensi staf. Respons otomatis memastikan bahwa tamu mendapatkan balasan instan, sementara staf dapat fokus pada layanan yang lebih personal dan meningkatkan pengalaman tamu secara keseluruhan.
4. Optimalkan Penjadwalan dan Penugasan Tugas dengan Alat Pintar
Salah satu tantangan terbesar dalam manajemen hotel adalah menyeimbangkan jadwal staf dengan tingkat hunian yang fluktuatif.
Perangkat lunak penjadwalan canggih dapat membantu manajer mengoptimalkan jumlah staf berdasarkan permintaan yang diperkirakan, tren musiman, dan tingkat hunian, mengurangi kemungkinan kelebihan atau kekurangan staf. Perangkat lunak ini memungkinkan manajer untuk melacak biaya tenaga kerja, mencegah lembur, dan menyesuaikan jadwal dengan mudah.
Perangkat lunak manajemen tugas juga memainkan peran penting dalam menciptakan penugasan yang jelas dan dapat dikelola. Misalnya, staf kebersihan dapat menggunakan aplikasi seluler yang menunjukkan kamar mana yang perlu dibersihkan dan pembaruan tugas yang telah selesai. Tingkat organisasi ini mengurangi waktu henti, mencegah tumpang tindih, dan memastikan alur kerja yang lebih produktif.
5. Investasikan dalam Pelatihan Staf untuk Kemampuan Teknologi
Dengan munculnya teknologi, investasi dalam pelatihan staf tidak dapat ditawar. 31% pemilik hotel percaya bahwa nilai utama teknologi terletak pada mengubah perjalanan tamu, namun staf sering kali memerlukan panduan untuk menggunakan alat ini secara efektif. Sesi pelatihan yang sering tentang sistem inti, seperti PMS atau alat komunikasi seluler, memberdayakan karyawan untuk merasa percaya diri dalam peran mereka.
Pelatihan silang juga bisa bermanfaat; misalnya, karyawan meja depan dapat mempelajari dasar-dasar perangkat lunak kebersihan, memungkinkan mereka untuk membantu saat permintaan tinggi di satu area.
Komitmen terhadap pembelajaran berkelanjutan juga memungkinkan karyawan untuk tetap mengikuti perkembangan teknologi baru dan menyelesaikan masalah kecil secara mandiri. Sesi pelatihan tentang segala hal mulai dari alat otomatisasi hingga taktik interaksi tamu menghasilkan tenaga kerja yang lebih kompeten dan adaptif.
6. Kurangi Waktu Putar Kamar dengan Prosedur Kebersihan yang Disederhanakan
Kebersihan adalah salah satu departemen yang paling memakan waktu, dan bahkan penundaan kecil dapat menyebabkan kemacetan. Untuk meningkatkan efisiensi putaran kamar, hotel dapat mengadopsi sistem kebersihan digital yang menugaskan tugas pembersihan secara waktu nyata berdasarkan check-out tamu.
Pembaruan status kamar pada perangkat seluler memungkinkan staf kebersihan untuk memprioritaskan kamar yang sudah dihuni atau permintaan mendesak, mengarah pada lebih sedikit penundaan dan tamu yang lebih bahagia.
Mendorong daftar periksa standar untuk setiap kamar memastikan ketelitian tanpa mengorbankan kecepatan. Dan, dengan pembaruan status waktu nyata, staf meja depan dapat memberi tahu tamu dengan percaya diri kapan kamar mereka akan siap, menjaga harapan tetap selaras.
7. Analisis Data untuk Menyempurnakan Operasi dan Mengidentifikasi Kemacetan
PMS yang efektif mengumpulkan data berharga tentang kebiasaan tamu, kebutuhan staf, dan biaya operasional. Dengan meninjau data ini secara teratur, hotel dapat mengidentifikasi tren, waktu layanan puncak, dan area yang efisiensinya dapat ditingkatkan. Misalnya, jika data menunjukkan permintaan tinggi untuk check-in antara jam 4 sore hingga 6 sore, manajemen dapat menjadwalkan tambahan staf meja depan selama jangka waktu tersebut.
Atau, jika proses tertentu terus-menerus tertunda, data tersebut akan memberikan wawasan yang diperlukan untuk menyesuaikan alur kerja dan menemukan solusi.
Demikian pula, data tentang tingkat hunian dan preferensi tamu dapat memberi informasi tentang jadwal kebersihan, persiapan makanan, dan pengisian ulang fasilitas. Menggunakan wawasan berbasis data memungkinkan hotel untuk membuat perbaikan yang ditargetkan yang meningkatkan produktivitas dan mengurangi pemborosan, memastikan operasi yang lancar.
8. Dorong Budaya Efisiensi dan Kerja Tim
Efisiensi staf bukan hanya tentang teknologi—ini tentang pola pikir. Menciptakan budaya di mana anggota tim memahami nilai efisiensi membantu menumbuhkan rasa kepemilikan dan kebanggaan dalam peran mereka. Kenali dan beri penghargaan kepada karyawan yang menunjukkan sumber daya, ketepatan waktu, dan pendekatan proaktif untuk pemecahan masalah.
Mendorong kerja tim, seperti komunikasi antar departemen antara meja depan dan kebersihan, semakin meningkatkan efisiensi dengan menumbuhkan lingkungan yang mendukung di mana semua orang bekerja menuju tujuan bersama.
Ketika karyawan merasa dihargai, mereka lebih mungkin untuk berusaha lebih keras bagi hotel dan tamunya. Tim yang termotivasi lebih tangguh, adaptif, dan terlibat, yang berujung pada layanan yang lebih baik dan, pada akhirnya, operasi yang lebih efisien.
9. Terapkan Efisiensi Energi dan Pemeliharaan Pintar
Efisiensi operasional melampaui tugas staf saja—itu juga melibatkan lingkungan fisik. Sistem manajemen energi pintar yang secara otomatis menyesuaikan pencahayaan, pemanasan, dan pendinginan dapat mengarah pada penghematan biaya sambil mengurangi kebutuhan untuk penyesuaian manual oleh staf.
Sistem pemeliharaan pintar yang mendeteksi masalah sebelum menjadi masalah juga berkontribusi pada operasi yang lebih lancar. Misalnya, jika unit pendingin udara menunjukkan tanda-tanda keausan, pemeliharaan prediktif dapat memberi tahu staf sebelum rusak, meminimalkan gangguan dan melestarikan sumber daya.
10. Transformasi Pengalaman Tamu untuk Mengurangi Beban Kerja Staf
Teknologi tidak hanya meningkatkan efisiensi staf tetapi juga meningkatkan pengalaman tamu, sering kali mengurangi ketergantungan tamu pada staf hotel. Opsi layanan mandiri, seperti tablet di kamar yang memungkinkan tamu untuk memesan layanan kamar atau meminta handuk tambahan tanpa menelepon meja depan, mengurangi beban pada karyawan. 31% pemilik hotel percaya bahwa teknologi harus digunakan untuk mengubah perjalanan tamu, dan dengan memenuhi kebutuhan tamu dengan alat digital, staf dibebaskan untuk fokus pada tugas dengan dampak besar.
Meningkatkan efisiensi staf sangat penting untuk bisnis hotel yang berkembang, dan mengintegrasikan teknologi yang tepat dengan tenaga kerja yang berdaya akan membuka jalan menuju kesuksesan jangka panjang. Untuk benar-benar memanfaatkan efisiensi ini, pertimbangkan sistem manajemen properti Booking Ninjas untuk menyelaraskan alur kerja staf, pengalaman tamu, dan teknologi dalam solusi yang efisien.
