ÍNDICE
- Introducción a la gestión de la propiedad pública
- ¿Cuántos tipos de propiedad pública existen?
- Ejemplos de propiedades públicas
- Plan de gestión de la propiedad pública
- Servicios ofrecidos por las agencias de gestión de la propiedad pública
- Gestión de equipos y pérdida de la propiedad pública
- Sistema de gestión de la propiedad pública
- ¿Necesitas un sistema aprobado de gestión de la propiedad pública?
- Puntos clave
Aunque conseguir y otorgar contratos federales de gestión de la propiedad puede resultar abrumador, los contratistas deben apresurarse a asumirlo.
Introducción a la gestión de la propiedad pública
La gestión de la propiedad pública se produce cuando un contratista externo supervisa las operaciones diarias de los bienes inmuebles del gobierno.
Según la definición, la propiedad pública abarca todos los bienes sustanciales propiedad del gobierno. También se incluyen los bienes arrendados. Existen dos tipos de bienes arrendados: los arrendados por la Administración y los arrendados por el contratista.
En realidad, la Administración no es propietaria de los terrenos que arrienda a una empresa. Cuando la Administración arrienda una propiedad y luego la entrega a un contratista en virtud de un contrato, da instrucciones al contratista para que trate la propiedad como si fuera propiedad de la Administración durante la vigencia del contrato.
Estos bienes deben gestionarse, regularse, salvaguardarse y conservarse de conformidad con el acuerdo del contrato y el sistema de gestión de gienes del contratista.
El gobierno debe dar instrucciones de eliminación cuando expire el contrato, o cuando la propiedad alquilada ya no sea deseada. En función de las condiciones y circunstancias del contrato de arrendamiento, los bienes arrendados pueden entregarse a la empresa arrendadora o adquirirse.
Los bienes alquilados por el contratista y utilizados posteriormente en la ejecución del proyecto no se incluyen en la definición de "bienes de la Administración", aunque la Administración pague el canon de arrendamiento. Los términos del contrato de arrendamiento que el contratista tiene con la empresa de leasing le vinculan.
Las agencias de gestión inmobiliaria pueden estar sujetas a secciones o a la totalidad de esta disposición, con los gastos administrativos asociados en función del tipo de contrato y del entorno contractual.
En muchos sentidos, la gestión de la propiedad pública es tan desconcertante y está tan llena de posibles escollos como la contabilidad de los contratos públicos.
¿Cuántos tipos de propiedad pública existen?
Las herramientas especiales, los equipos, los materiales, los equipos de pruebas especiales y los bienes inmuebles son las cinco categorías o tipos de propiedad pública.
Ejemplos de propiedad pública
La propiedad pública es cualquier bien inmueble propiedad de la Administración o de una de sus agencias en lugar de una entidad privada o una corporación.
Pertenece al público en general. Algunos ejemplos de propiedad pública son calles, vías públicas, bibliotecas, paseos, parques infantiles y escuelas, a menudo utilizados por el público en general.
Plan de gestión de la propiedad pública
La cláusula GP exige a los contratistas que desarrollen y apliquen planes, métodos y procesos de gestión de la propiedad, independientemente del tipo de contrato, para salvaguardar los intereses de la Administración y prevenir riesgos. Deben abordarse los siguientes aspectos significativos de la estrategia:
- Adquisición de bienes
- Registros de recepción de bienes del Estado
- Inventario físico de la propiedad pública
- Control de subcontratistas
- Informes
- Utilización de la propiedad pública
- Conservación y mantenimiento
- Cierre de bienes inmuebles
Servicios ofrecidos por las agencias de gestión de la propiedad pública
Evaluaciones
Identificar y abordar las deficiencias en un sistema de gestión de la propiedad puede ser la diferencia entre una auditoría administrativa exitosa y otra fallida. Podemos realizar un análisis de las deficiencias de su sistema inmobiliario actual y ofrecerle una lista de problemas de cumplimiento e ideas de mejora.
Implementación
El equipo colabora contigo para adoptar las mejores prácticas, normas y protocolos a la vez que enseñas y formas a tu personal para que administre el sistema de forma independiente, independientemente de si eres nuevo en el proceso o necesitas ayuda para actualizar el sistema existente.
Políticas
Elaborar suficientes directrices y procedimientos es el paso inicial para tener una buena gestión de la propiedad. Algunas agencias profesionales de gestión de la propiedad público pueden redactar su manual de la propiedad que incluya procedimientos compatibles con las políticas.
Autoevaluación del contratista (CSA)
Una plataforma funcional de gestión de la propiedad debe realizar autoevaluaciones internas anuales de su estructura. Realizan CSA para contratistas de todos los tamaños para ayudarle a cumplir con esta obligación. Para cumplir con tu necesidad de una CSA anual, el personal visitará tu ubicación, llevará a cabo estas auditorías y proporcionará un informe que podrás presentar a la DCMA.
Formación
Nuestra formación puede completarse en línea o incluso en tus instalaciones, y ofrecemos cursos adaptados a las necesidades específicas de tu propiedad. Nos concentramos en educar a tu personal sobre tus normas, procesos y necesidades de cumplimiento de FAR y DFARS.
Respuesta a las solicitudes de acciones correctivas (CAR)
Cuando la DCMA lleva a cabo una auditoría, los proveedores de servicios de desarrollo de la propiedad pueden no estar preparados. Si una auditoría de propiedades de la DCMA descubre CARs, algunas agencias de gestión de propiedades públicas pueden ayudarte a tratarlas de forma clara. Para responder correcta y rápidamente a las CARs, podemos comunicarnos con la agencia auditora a petición tuya.
Finalización de contratos y enajenación de bienes
¿Qué debes hacer cuando finaliza un contrato y te queda con una propiedad federal o estatal? Podemos ayudarte a garantizar que los bienes de la Administración se eliminan correctamente durante el procedimiento de cierre del contrato. Las agencias de gestión de la propiedad pública pueden colaborar directamente con los funcionarios de liquidación de la planta y ocuparse de las dificultades relacionadas con el cierre.
Gestión de equipos y pérdida de la propiedad pública
El contratista puede ser considerado responsable de las deficiencias, pérdidas o daños sufridos por los bienes del Estado si supera de forma injustificada los límites especificados en el contrato, la lista de materiales u otros criterios adecuados, en función de los términos del contrato y las circunstancias del caso concreto.
Cualquier caso de pérdida, daño o destrucción de bienes del Estado bajo la supervisión del contratista o bajo su administración debe ser investigado y comunicado al administrador de bienes. Deberá presentarse un informe cuando se pierdan, dañen o destruyan productos o artículos acabados y aprobados mientras estén bajo el control del contratista.
El contratista debe instruir a cualquiera de sus subcontratistas a cargo o en posesión de propiedad del Gobierno para que investigue y reporte cualquier incidente de pérdida, daño o destrucción de dicha propiedad.
Sistema de gestión de la propiedad pública
Los proveedores de servicios de sistemas de gestión de la propiedad pública pueden ayudar a los contratistas a crear e implantar métodos conformes para la gestión de la propiedad pública. Nuestros profesionales tienen una gran experiencia en sistemas y auditorías de la propiedad pública.
Una mala gestión de la propiedad pública puede tener graves repercusiones para los contratistas. En nuestro grupo, contamos con auditores de la DCMA y antiguos gestores de la propiedad pública que pueden ayudarte a garantizar que tu sistema de la propiedad cumple las obligaciones contractuales.
Antes de implementar cualquier cambio, el contratista debe notificar al administrador de lapPropiedad cualquier cambio significativo en su sistema de gestión de la propiedad.
A los efectos de la ejecución del presente contrato, el contratista podrá (salvo cuando lo prohíba la ley o la normativa) utilizar prácticas empresariales habituales, normas de consenso voluntario o prácticas y normas líderes del sector que garanticen una administración eficaz y eficiente de los bienes del Gobierno.
Es esencial utilizar la automatización de las tareas de gestión de la propiedad. Esto se hace mediante el uso de herramientas o procedimientos que disminuyen el trabajo manual mediante la adopción de la tecnología para hacer el trabajo por ti, lo que se considera la automatización de la gestión de la propiedad.
Con un sistema de gestión de la propiedad pública como Booking Ninjas, tus operaciones se agilizarán, los flujos de trabajo se harán más sencillos, y las tareas repetitivas se automatizarán.
¿Necesitas un sistema aprobado de gestión de la propiedad pública?
Necesitas tener un sistema que cumpla con los criterios de la cláusula si FAR 52.245-1 está incluido en tus contratos, aunque ningún software en particular, sistema o permiso es necesario.
Para gestionar las propiedades públicas en tu posesión, el contratista deberá disponer de un sistema de controles internos. El sistema debe ser suficiente para cumplir los criterios de esta cláusula. Para controlar eficaz y eficientemente las propiedades públicas, el contratista debe establecer y mantener los sistemas, procesos, registros, procedimientos y metodologías.
Como en cualquier sistema, los procesos, controles, informes y pruebas de comprobación, formación y actualización del sistema son más críticos que el software o el hardware.
Existen normas específicas para la recepción, el etiquetado y el inventario, aunque, como ya se ha dicho, es posible aplicar procesos empresariales o industriales estándar. Presume de tus capacidades, habla en serio y aporta pruebas de tus afirmaciones.
Puntos clave
Coordinar las tareas de planificación, recepción, ventas, gestión de huéspedes, ventas y elaboración de informes es más fácil gracias a los sistemas de gestión de propiedades públicas.
Al centralizar el estado de todas las propiedades hoteleras, permite a los propietarios gestionar las operaciones de recepción, precios y promociones, y los datos de fidelización de clientes.
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