La gestión de reservas de forma local es el corazón del éxito de tu negocio. Como propietario o gestor de una propiedad, la forma en que gestionas a tus huéspedes es muy importante.
Una mala gestión puede destruir tu negocio de hostelería. Por eso debes mejorar siempre tu gestión de reservas de forma local.
Este sistema esencial te ayuda a racionalizar fácilmente tus reservas, maximizar la eficiencia y aumentar la satisfacción de los huéspedes.
Sabemos lo vital que es un sistema de reservas eficaz para tu negocio. Por ello, hemos elaborado una lista con los mejores consejos para ayudarte a mejorar tu gestión de reservas.
Vamos a darte algunos consejos prácticos adecuados que te ayudarán a llevar tu negocio al siguiente nivel.
1. Implantar un sistema de reservas fácil de usar
El negocio de la hostelería se basa en la eficacia y en un servicio excepcional. Quieres dar a tus huéspedes la mejor experiencia y no puedes hacerlo sin la tecnología adecuada.
Por ejemplo, los clientes esperan experiencias personalizadas que se adapten a tus necesidades. Para ello se requiere una planificación cuidadosa.
Cómo implantar un sistema de reservas fácil de usar
Simplifica el proceso de reserva
Un proceso de reserva sencillo proporciona a sus huéspedes una buena experiencia de usuario. Utiliza una interfaz limpia y fácil de usar, con un mínimo de campos de formulario y llamadas a la acción.
Rellenar demasiados campos puede resultar molesto. Pide sólo la información importante.
Perfiles y preferencias de los huéspedes
Los sistemas de reservas pueden ayudarte a crear perfiles de huéspedes. Estos perfiles almacenan información esencial de cada huésped, como datos de contacto y preferencias.
Con estos datos, puedes personalizar sus experiencias en futuras reservas. A su vez, tus huéspedes se sentirán valorados y felices.
Actualizaciones y pruebas periódicas del sistema
La tecnología es propensa a fallos, como fallos del sistema y respuestas lentas.
Por ello, debes actualizar constantemente tu sistema de reservas.
Las actualizaciones y pruebas periódicas del sistema garantizan su buen funcionamiento y su facilidad de uso.
Comentarios y reseñas de los clientes
Anima a tus clientes a dejar comentarios y opiniones en el sitio web sobre su experiencia de reserva. Con sus comentarios y opiniones, podrás identificar áreas de mejora y mostrar experiencias positivas en tu sitio web.
Si quieres mejorar como gestor de propietarios y atraer a más huéspedes, debes adoptar un sistema de reservas sencillo y fácil de usar.
Y la mejor manera de hacerlo es a través de un sistema de gestión de propiedaesd más avanzada (PMS) como Booking Ninjas.
Un PMS te ayuda a gestionar tus clientes, ventas y otros datos vitales digitalmente, todo en un solo lugar.
¡Eso no es todo!
Con este sistema, puedes mantenerte por delante de tus competidores, aumentar los ingresos, reducir los errores de reserva, y dar a tus huéspedes una experiencia agradable.
Esto se traduce en una mayor fidelización de los clientes.
2. Compatibilidad móvil y comodidad
Tu proceso de reserva debe ser lo más fluido y accesible posible. La gente es muy espontánea y utiliza mucho sus dispositivos móviles. De hecho, las estadísticas muestran que el 92,3% de los usuarios de Internet acceden a la red a través de sus teléfonos móviles.
Esto significa que hay muchas posibilidades de que los huéspedes quieran hacer reservas desde sus dispositivos móviles.
Pueden hacer una reserva sobre la marcha, sin tener que esperar a acceder a un ordenador de sobremesa o PC.
Sin embargo, no basta con hacer reservas desde el móvil. Hay que asegurarse de que la experiencia de reserva desde el móvil sea fluida y sin problemas.
La experiencia de reserva debe cumplir con las últimas tendencias de reservas móviles.
3. Información centralizada e integración
Integrar tu sistema de gestión de reservas con otros departamentos facilita la gestión. Conecta sin problemas con todo el personal, crea un flujo de trabajo armonioso y aumenta la eficiencia.
No hay necesidad de silos.
Ventajas de integrar el sistema de reservas con otros departamentos
Mejora de la colaboración y la sincronización
La integración centralizada potencia la colaboración con otros departamentos y la hace más productiva. Los equipos pueden trabajar en perfecta sincronía, garantizando una experiencia fluida al huésped desde la reserva hasta la salida.
Actualizaciones en tiempo real de la disponibilidad y el estado de las habitaciones
La integración centralizada del sistema de gestión de reservas no sólo fomenta la colaboración, sino también la comunicación y la calidad de la información.
Puedes obtener datos en tiempo real sobre las habitaciones disponibles y su estado.
Como gestor de propiedades, conocer tu inventario es muy importante. Esto te evitará dobles reservas y sorpresas de última hora.
4. Incentivos para las reservas directas
Otro consejo fundamental es incentivar las reservas directas. Los huéspedes no deberían tener que pasar por plataformas de terceros.
El problema de estas plataformas es que tienen un alto riesgo de cometer errores.
Por ejemplo, la mayoría de los sitios de reservas de terceros hacen imposible que los huéspedes cambien sus reservas. Esto se debe a que estos sitios suelen tener una política de no devolución.
Para empeorar las cosas, cuando hay un intermediario (sitios de reservas de terceros), a menudo es difícil resolver los problemas de reserva, como las reservas dobles. Es mejor que los huéspedes se comuniquen directamente con la fuente.
Otra razón por la que no es aconsejable utilizar sitios de reservas de terceros es porque pueden tener un servicio de atención al cliente muy molesto que puede frustrar la experiencia del cliente. Este mal servicio puede afectar a la imagen de tu negocio.
Por ello, es mejor que todas las reservas se realicen en tu sitio web.
Un sistema de gestión de reservas eficaz te permite gestionar todas las reservas directas desde tu sitio sin errores.
Las reservas directas desde su sitio dan a tus huéspedes acceso a ofertas exclusivas y experiencias más personalizadas.
Si quieres mejorar la experiencia de tus clientes, ofréceles valiosos incentivos y recompensas.
¿Cuál es el truco?
Obtendrás datos importantes sobre tus clientes cuando reserven directamente desde tu sitio web. Esta información te ayudará a crear una experiencia más personalizada para los clientes y a orientar la estrategia de marketing para el crecimiento de tu negocio.
5. Personalización y compromiso de los clientes
El panorama de la hostelería ha evolucionado para centrarse en la personalización y el compromiso de los huéspedes. Son el núcleo de las experiencias excepcionales.
Cuando personalizas el proceso de reserva, demuestras a tus huéspedes que realmente te preocupas por sus necesidades y preferencias.
Esto no sólo aumenta la satisfacción, sino que también genera un sentimiento de fidelidad que hace que vuelvan a por más.
Estrategias clave para personalizar el proceso de reserva
- Presta atención a la información de los huéspedes durante las reservas. Esto sirve para conocer sus preferencias y su historial de estancias.
- Habla directamente a tus huéspedes dirigiéndote a ellos por su nombre. Dirigirse a los huéspedes por su nombre hace que se sientan más cómodos y que el ambiente sea menos informal. También puedes enviar recomendaciones personalizadas.
- Recompensa a los huéspedes habituales con ventajas exclusivas, descuentos y mejoras de categoría. ¿Quién no volvería después de una experiencia así? También puedes ofrecer a los huéspedes la libertad de elegir complementos y experiencias que se ajusten a sus intereses.
Una buena estrategia de personalización no se consigue simplemente adivinando. Hay que recopilar intencionadamente datos valiosos y específicos de los huéspedes que muestren sus preferencias.
Puedes recopilar:
- Encuestas a los huéspedes
- Analiza los patrones de reserva
- Utiliza la tecnología - aquí es donde necesitas el poder de un excelente PMS como Booking Ninjas para centralizar los datos de los huéspedes y acceder a ellos
- Forma a tu personal para recopilar y utilizar la información de los huéspedes de forma ética y eficaz.
Los huéspedes estarán dispuestos a darte su información si se sienten cómodos, valorados y conectados. Así que céntrate también en desarrollar conexiones con ellos.
6. Estrategia de precios dinámica
La fijación de precios lo es todo. Necesitas una estrategia de precios que te garantice beneficios y no ahuyente a los clientes.
La fijación dinámica de precios es un arte de la flexibilidad. Te permite fijar el precio perfecto en el momento perfecto.
Antes de crear y aplicar tu estrategia de precios dinámicos, debes observar las tendencias del mercado en el sector de la hostelería.
Las tendencias siempre cambian, así que es mejor mantenerse al día sobre lo que funciona y lo que no.
Además, analiza los datos históricos, el comportamiento de los huéspedes y analiza los precios de la competencia para obtener tu estrategia de precios perfecta.
Sin embargo, tu estrategia de precios debe adaptarse a tu propiedad. No es aconsejable utilizar un mismo enfoque de precios para distintos establecimientos, a menos que funcione.
7. Garantizar un procesamiento seguro de los pagos
Cuando se trata de la gestión de reservas de forma local, la seguridad no es negociable. Los clientes quieren estar seguros de que su información financiera vital está protegida.
La confianza es la base del éxito de cualquier negocio de hostelería. Tus clientes te confían sus datos financieros, y es tu responsabilidad salvaguardarlos.
¿Qué debes hacer?
Consigue un sistema de procesamiento de pagos seguro. No sólo protege la información confidencial, sino que también establece tu propiedad como un refugio seguro para las reservas.
Utiliza pasarelas de pago seguras y normas de protección de datos para garantizar que las transacciones de tus huéspedes están en buenas manos.
La seguridad no es solo una característica; es un compromiso con el bienestar de tus huéspedes.
8. Comunicación constante con los huéspedes
La comunicación constante con tus huéspedes es esencial, desde la reserva hasta la salida. Demuestra que está con ellos en cada paso del camino y esto hará que se sientan más seguros.
Tus huéspedes también se sentirán seguros de sus reservas cuando les envíes confirmaciones y recordatorios.
Los recordatorios puntuales de sus reservas demuestran que estás deseando que lleguen.
En segundo lugar, antes de su llegada, mantenlos informados sobre las últimas ofertas, servicios y eventos de tu establecimiento. Puedes captar su atención con mensajes personalizados, promociones atractivas y consejos de expertos.
El objetivo es mantener a tus huéspedes conectados. Un huésped conectado es un huésped feliz, y un huésped cómodo es su mejor defensor.
9. Formación y desarrollo del personal
El personal de recepción suele ser el primer contacto que la gente tiene con su negocio. Aquí es donde comienza la experiencia de hospitalidad para sus huéspedes.
El personal de recepción es la cara de su establecimiento.
Su papel es muy importante, especialmente en la gestión de reservas.
Importancia de formar adecuadamente al personal de recepción
La primera impresión es importante
El personal de recepción suele ser el encargado de gestionar el proceso de reserva. El proceso de reserva marca la pauta de toda la estancia del huésped.
Por lo tanto, el personal de recepción debe estar debidamente formado para ofrecer un excelente servicio al cliente.
Esto deja un impacto positivo duradero.
Servicio de mayor calidad
Un servicio de calidad es un factor clave que aumenta los ingresos y le hace destacar entre la competencia.
El negocio de la hostelería consiste en demostrar a los clientes que te preocupas por su bienestar.
Un mal servicio al cliente contradice todo lo que representa la hostelería y es imperdonable.
Veamos un ejemplo.
Durante el proceso de reserva, un cliente puede hacer muchas preguntas. Basta con que el personal de recepción tenga la formación adecuada para proporcionarle con paciencia y esmero toda la información útil que necesite.
Eso sí que es un buen servicio de atención al cliente, que los huéspedes no olvidan fácilmente.
Si inviertes en la formación del personal, ellos invertirán en tus clientes. Un excelente servicio de atención al cliente hace que los huéspedes se sientan cómodos y que vuelvan a a ti.
Las estadísticas de Salesforce muestran que el 80% de los clientes afirman que la experiencia que proporciona una empresa es tan importante como lo que ofrece.
10. Agilización del check-in y check-out
Imagínate esto: un huésped llega cansado de su viaje, ansioso por instalarse y experimentar su excepcional servicio. Un check-in sin contratiempos marca la pauta de toda su estancia.
Del mismo modo, una salida sin complicaciones deja una impresión duradera.
Los procesos eficientes no sólo aumentan la satisfacción de los huéspedes, sino que también mejoran la reputación y las calificaciones de su establecimiento.
Cómo agilizar el check-in y check-out
Utilizq el check-in móvil y la comunicación previa a la llegada
Necesitarás el poder de la tecnología para crear una experiencia de check-in y check-out fluida. Con la facturación móvil, los huéspedes pueden agilizar los trámites con unos pocos toques en sus smartphones.
Además, la comunicación previa a la llegada garantiza una cálida bienvenida y prepara el terreno para interacciones personalizadas. Esto hará que los huéspedes se sientan valorados desde el primer momento.
Minimización del tiempo de espera
No hay nada tan doloroso como esperar, especialmente cuando es innecesario. Las largas colas son aún peores.
Para evitar este terrible suceso, céntrate en utilizar sistemas eficientes y personal bien formado.
Los procesos de check-in y check-out deben ser lo más rápidos y libres de estrés posible.
11. Identificar oportunidades de venta
La venta adicional no es sólo un complemento elegante, sino un potenciador de los ingresos. Mostrar tus servicios premium y las mejoras de las habitaciones es una oportunidad para aumentar los beneficios y deleitar a los clientes.
Cuando se trata de ventas adicionales, lo mejor es dotar al personal de los conocimientos adecuados.
Deben saber detectar a los clientes potenciales. No todos los clientes son buenos candidatos para ventas adicionales.
Digamos que un cliente está contento y satisfecho con una oferta, y puedes vender más proponiéndole una oferta similar como complemento adicional.
Por ejemplo, si un cliente dice que está contento con la habitación de hotel de categoría superior que ha reservado, es una buena oportunidad para hacer una venta adicional. El personal puede sugerir tratamientos de spa adicionales o reservas de bufés.
Lo bueno de esto es que se ofrece lo que es relevante para el cliente y además se aumentan los beneficios.
Ambas partes salen ganando.
Tus ventas adicionales tienen que ser valiosas si quieres que los clientes queden encantados. Puedes ofrecer servicios adicionales y mejoras en las habitaciones.
Esto contribuye a que la experiencia sea más agradable y lujosa.
Cómo puede ayudar un sistema de gestión de propiedades
De los consejos eficaces que te hemos dado, el primero y más importante es contar con un sistema de gestión de propiedades (SGP) eficaz. Sin embargo, no todos los software PMS son tan eficaces como dicen ser.
Afortunadamente, aquí es donde entra Booking Ninjas.
No somos cualquier PMS, somos el primer PMS basado en la nube que se ha asociado con Salesforce. Con nuestro software PMS, podrás mejorar tu gestión de reservas y ofrecer una experiencia excepcional.
Es muy fácil de usar y eficaz, ya que te permite realizar reservas rápidas, obtener datos en tiempo real sobre la disponibilidad de habitaciones y simplificar los procesos de check-in y check-out. También tenemos una aplicación móvil que facilita las reservas a tus huéspedes.
Booking Ninjas es más que un PMS. Somos lo que tu negocio necesita para llevarlo al siguiente nivel.
¿Estás preocupado por mejorar tu gestión de reservas? Entonces visita nuestro sitio web o puedes programar una reunión con nosotros.
Estaremos encantados de guiarte a través de todo lo que necesitas saber acerca de nuestro sistema de gestión de propiedades.