En el sector inmobiliario, el cuidado de las propiedades implica algo más que los propios edificios. Una parte vital es gestionar el dinero relacionado con esas propiedades, y eso se llama contabilidad de gestión de propiedades.
Se trata de gestionar los asuntos monetarios de las distintas propiedades, como el alquiler, los gastos y los impuestos. Esto ayuda a garantizar que todo se mantenga equilibrado desde el punto de vista financiero.
La contabilidad de la gestión de propiedades es crucial porque garantiza que todas las transacciones financieras estén en sintonía y se realicen en el momento adecuado. Esto es muy importante porque ayuda a los administradores de propiedades y a los inversores a tomar decisiones acertadas, a utilizar bien los recursos y a mantener sus propiedades saneadas desde el punto de vista financiero.
Sin embargo, esta tarea requiere trabajo. Requiere mucha exactitud y precisión.
Un fallo puede acarrear graves consecuencias, como registros financieros inexactos, gastos excesivos y pérdidas. Por eso es esencial la automatización.
La automatización proporciona a los administradores de propiedades valiosas herramientas para mejorar aún más su gestión del dinero. En este artículo se analizan cinco formas de mejorar la contabilidad de la administración de propiedades mediante la automatización.
¿Qué es la contabilidad de la gestión de propiedades?
La contabilidad de la gestión inmobiliaria es como llevar un diario detallado del dinero que entra y sale de las propiedades. Es una de las funciones fundamentales de un administrador de propiedades.
Al igual que llevas la cuenta de tu dinero de bolsillo, los administradores de propiedades y los propietarios llevan la cuenta del dinero ganado y gastado en edificios y terrenos.
La contabilidad de la gestión inmobiliaria es similar a la contabilidad general. Ayuda a los administradores y propietarios a saber si están obteniendo beneficios o no.
Con registros financieros precisos, pueden tomar decisiones inteligentes sobre cómo utilizar el dinero, ya sea para arreglar cosas, pagar impuestos o hacer mejoras.
En el negocio inmobiliario intervienen varias transacciones. Por ejemplo, los ingresos por alquileres o ventas y los gastos por reparaciones, servicios públicos, impuestos y salarios.
Una contabilidad adecuada de la gestión de la propiedad encaja estas transacciones para ver el panorama general de la salud financiera de la propiedad.
Elementos clave de la contabilidad de gestión inmobiliaria
Facturación
Como en todos los negocios, es necesario enviar facturas a los inquilinos o clientes. En el sector inmobiliario, las facturas y los recibos corresponden al alquiler, los servicios o las ventas. Como administrador de propiedades o propietario, emites facturas a tus inquilinos en las que les indicas cuánto deben pagar.
Importancia de una facturación clara
Una facturación clara facilita que los inquilinos o clientes sepan lo que están pagando.
Imagínate que entregas a tus inquilinos una factura muy confusa. Se rascarán la cabeza preguntándose qué están pagando y se irritarán.
Tu factura debe estar bien detallada. Toda la información vital, desde el nombre de su empresa (incluido el nombre del agente) hasta una descripción de la propiedad, el importe total, etc., debe figurar claramente en la factura.
Como propietario, una facturación clara te ayuda a saber quién ha pagado qué.
Seguimiento de gastos
Se trata de controlar de cerca el dinero que se gasta para mantener las propiedades en buen estado y funcionando sin problemas. Estos gastos se denominan gastos operativos.
Los gastos operativos incluyen las facturas de electricidad y agua, el mantenimiento de fontanería y otros servicios que mantienen la propiedad en funcionamiento. Otros gastos son los impuestos, el seguro de la propiedad, la publicidad, etc.
Para hacer un seguimiento de estos gastos, es esencial clasificarlos por categorías. Te ayudará a saber a qué corresponde cada uno.
Categorizar tus gastos no debería ser tan difícil. Un excelente sistema de gestión de propiedades y contabilidad puede ayudarte a hacerlo en cuestión de segundos.
Al mantener un registro detallado de sus gastos, puedes saber a dónde va tu dinero y si es necesario ajustarlo.
Conciliación bancaria
La contabilidad de la gestión de propiedades también implica cotejar y cuadrar las transacciones registradas con los extractos bancarios.
Así es como se hace un seguimiento de las irregularidades en tus finanzas. Tus extractos bancarios pueden decir una cosa y tus registros internos otra.
Cuando esto ocurre, significa que hay un problema, como una mala gestión de los fondos o un asiento financiero inexacto.
La conciliación bancaria te ayuda a detectar incoherencias entre los documentos. Al encontrarlas, puedes solucionarlas y asegurarte de que tus registros coinciden con los del banco.
Estados financieros
Por último, necesitas documentos escritos que muestren el rendimiento financiero de tu propiedad. Los estados financieros son necesarios a efectos fiscales y de inversión.
Hay tres tipos principales de estados financieros que debe tener: cuenta de resultados, balance y estado de flujo de caja.
Cuenta de resultados
La cuenta de resultados registra todos los ingresos del mes o del año. Contiene todo el dinero que tu propiedad obtiene del alquiler y de otras fuentes.
La cuenta de resultados también se denomina cuenta de pérdidas y ganancias, ya que muestra el rendimiento financiero de la propiedad durante un periodo concreto.
Balance de situación
El balance documenta el activo y el pasivo del inmueble.
Para gestionar una cartera de propiedades, es necesario disponer de un balance detallado. También registra el patrimonio de cada accionista en un momento dado.
El estado del balance muestra información sobre la cantidad total de efectivo disponible y los pasivos que pueden surgir cuando se vende una propiedad.
En el caso de las propiedades comerciales, el balance muestra el valor total de la propiedad y las deudas hipotecarias.
Estado de flujo de caja
Este estado es el informe final sobre la salud financiera de tu propiedad. Es un resumen de los movimientos de tesorería de la propiedad.
El estado de flujo de caja registra lo que entra y lo que sale, tendiendo un puente entre la cuenta de resultados y el balance.
Para comprender mejor las transacciones realizadas durante un periodo determinado, se necesita un estado de flujo de caja. También muestra cómo estas transacciones afectan a las finanzas de la propiedad.
Dado que estos estados financieros son fundamentales, debe ser muy cuidadoso y prestar atención a todos los detalles.
¿Por qué automatizar la contabilidad de la gestión de propiedades?
La contabilidad puede ser compleja, ya que maneja muchos números y cálculos. Es fácil sentirse abrumado.
Sin embargo, también es fácil aburrirse porque uno sigue haciendo las mismas tareas repetitivas durante largas horas.
Afortunadamente, la tecnología lo hace todo más fácil. ¿Por qué ser primitivo cuando puedes hacerte la vida más fácil y sin complicaciones?
Automatización significa utilizar la tecnología para aumentar tu rendimiento. Esto significa que puedes realizar tareas con precisión y obtener resultados más rápidos en poco tiempo. Hay otras razones para automatizar tu contabilidad inmobiliaria.
Menos errores, más eficacia
La contabilidad manual es propensa a errores, especialmente en el cálculo y manejo de números. La automatización reduce el riesgo de estos errores.
Utiliza programas informáticos inteligentes para manejar números y datos. Esto reduce las posibilidades de errores como tareas repetitivas, errores de cálculo y doble entrada, lo que agiliza y facilita el trabajo.
Ahorra tiempo y recursos
En lugar de pasar horas tecleando manualmente los números y organizando los datos, la automatización puede realizar estas tareas en un instante.
Por lo tanto, puedes ahorrar más tiempo y centrarte en otras funciones administrativas críticas.
Además, la automatización de tus tareas contables te proporciona una respuesta más rápida. Obtendrás resultados más rápidos y precisos.
Mejor almacenamiento y recuperación de datos
La contabilidad es compleja, ya que implica mucho papeleo y grandes libros de asientos financieros. Antes de que la tecnología se generalizara, los documentos financieros se guardaban en una caja fuerte o en un viejo armario.
Con el tiempo, estos documentos (papeles) envejecían y se deshacían. En algunos casos, se perdieron en accidentes como incendios.
Los archivos que no se han perdido se guardan en filas y no es fácil acceder a ellos. De hecho, recorrer los montones de registros financieros se convierte en una ardua tarea.
Pero con la automatización, los archivos son más fáciles de almacenar y recuperar. Dentro de cien años, se podrá seguir accediendo a los registros financieros sin ninguna molestia.
Los archivos se almacenan en una base de datos y se pueden recuperar buscando el nombre del archivo u otras etiquetas utilizadas para almacenarlo.
Puedes crear tantos archivos de copia de seguridad como desees en caso de que se borre uno de ellos.
Seguimiento en tiempo real
La automatización te permite supervisar tus datos financieros en tiempo real.
Puedes ver al instante cómo entra y sale el dinero, lo que te permite responder con prontitud a cualquier cambio financiero.
Normalmente, sin automatización, el seguimiento de los datos financieros implica la introducción manual de datos y lleva mucho tiempo. Cuando se obtiene la cifra final, las cifras originales pueden haber cambiado y no se sabe hasta que es demasiado tarde.
Con la automatización, los datos financieros se actualizan automáticamente. Así, puedes ver exactamente cuánto dinero entra por el alquiler y cuánto se ha gastado en mantenimiento.
Escalabilidad
A medida que crecen las carteras de propiedades, la gestión manual de la contabilidad puede resultar abrumadora. La automatización puede gestionar mayores volúmenes de datos y transacciones sin que tengas que aumentar tu esfuerzo.
Por ejemplo, imagina que gestionas unas cuantas propiedades. Gestionar el dinero y hacer un seguimiento de los gastos es manejable hasta cierto punto cuando se hace manualmente.
Sin embargo, a medida que añades más propiedades a tu cartera, el número de transacciones y datos aumenta enormemente.
Sería tedioso estar al día de las distintas finanzas. Automatizar los procesos contables facilita la gestión de todos ellos de una sola vez.
Mejorar la contabilidad de la gestión de propiedades mediante la automatización
Ahora que has visto las diversas razones para automatizar la contabilidad de tu gestión inmobiliaria, lo siguiente que debes saber es cómo automatizarla.
Automatizar no es difícil. Todo lo que necesitas es la información básica y un software fácil de usar.
1. Elegir el software adecuado
La automatización consiste en utilizar la tecnología para simplificar las tareas y maximizar el rendimiento. Por lo tanto, todo comienza con la elección del software adecuado que satisfaga tus necesidades específicas.
Cada negocio inmobiliario es único y tiene sus propias necesidades. Hay varios programas de contabilidad que se adaptan a distintas condiciones.
Por ejemplo, algunos programas son mejores para la contabilidad sencilla, los balances o las cuentas de pérdidas y ganancias.
Lo importante es que el programa que elijas satisfaga las necesidades contables de tu empresa.
Además, el programa de contabilidad debe poder conectarse con el sistema de gestión inmobiliaria. De este modo, cuando se mueve dinero, se hace un seguimiento automático sin ningún esfuerzo.
Lo mejor es adquirir un software que te permita personalizar las cosas para adaptarlas a tus necesidades. Puedes añadir funciones especiales, cambiar la configuración y hacer que funcione como desees.
Con esto, puedes ser más eficiente en la gestión de tus propiedades y el manejo de tus finanzas.
2. Integración y gestión de datos
La automatización trae información de diferentes lugares, como pagos de alquiler, facturas y gastos, y los pone en un lugar organizado. Esto ayuda a evitar confusiones.
Para que la integración funcione, debes elegir un software de gestión de propiedades y contabilidad que ofrezca funciones de integración.
No tienes que buscar demasiado lejos porque Booking Ninjas tiene un sistema de contabilidad integrado que hace que la gestión financiera sea mucho más sencilla. Ofrece funciones de integración y puede conectarse con otras herramientas que utilices.
Para una correcta integración, esto es lo que debes hacer:
- Configura las fuentes de datos: identifica las fuentes de tus datos financieros, como los pagos de alquiler de los inquilinos y las facturas de los gastos de mantenimiento. Tu PMS debe ser capaz de recopilar información de estas fuentes y de otras transacciones financieras.
- Automatiza la entrada de datos: en lugar de introducir datos manualmente en diferentes sistemas, utiliza la automatización para transferir datos automáticamente. Esto implica establecer reglas que indiquen al software dónde colocar determinados tipos de información.
- Utilizar API: las interfaces de programación de aplicaciones (API) son los puentes que permiten que distintos programas informáticos se comuniquen entre sí. Si tu software dispone de API, puede vincular tus herramientas de gestión inmobiliaria y de contabilidad.
- Asigna campos de datos: asegúrate de que los datos de un sistema coinciden con el formato del otro. Por ejemplo, si tu software de gestión inmobiliaria registra los pagos de alquiler de una manera y tu software de contabilidad utiliza un formato diferente, tendrás que asignar estos campos para que los datos puedan entenderse correctamente.
- Actualizaciones periódicas: establece un calendario para la actualización de los datos. Puede ser diaria, semanal o cuando sea necesario. La automatización puede ayudar a obtener nuevos datos y actualizar los registros automáticamente.
- Probar y supervisar: después de configurar la integración, pruébala a fondo para asegurarte de que los datos se mueven con precisión. Vigila la integración para asegurarte de que funciona como se espera.
- Forma a tu equipo: si trabajas con un equipo, asegúrate de que todos entienden cómo funciona la integración y cómo solucionar los problemas más comunes.
3. Informes y análisis en tiempo real
Como administrador de propiedades, la automatización te permite ver cómo entra el dinero, por dónde sale y cómo funciona la propiedad desde el punto de vista financiero.
Con información en tiempo real, puedes detectar tendencias con antelación y tomar medidas antes de que las cosas vayan mal. También puedes ajustar los presupuestos, encontrar nuevas formas de ahorrar y mantener la solidez financiera de tus propiedades.
Tu software de contabilidad debe tener una sección de informes en tiempo real que muestre la información financiera más reciente.
A continuación se explica cómo analizar y registrar los informes en tiempo real:
- Comprender los datos: los informes pueden parecer cuadros, gráficos o tablas. Muestran información como ingresos, gastos y salud financiera general. Es fácil entender los datos presentados.
- Detecta tendencias: busca patrones en los datos. ¿Están aumentando los gastos? ¿Se mantienen estables los ingresos por alquiler? Las tendencias te ayudan a ver hacia dónde van las cosas y si es necesario hacer algún ajuste.
- Controla tus objetivos: el informe en tiempo real es una buena forma de controlar tus objetivos financieros. Si has establecido objetivos financieros, puedes ver cómo lo estás haciendo. ¿Cumples tus objetivos? Si no es así, es posible que tengas que ajustar tus estrategias.
- Revisiones periódicas: los informes en tiempo real son más valiosos cuando se revisan con regularidad. Establece un calendario para revisarlos: semanal, mensual o trimestralmente.
4. Interfaz fácil de usar y soporte
Tu software de automatización contable debe tener una interfaz fácil de usar. Debes poder utilizarlo sin sentirse perdido.
Además, el software debe tener recursos de formación, como vídeos y guías. Estos recursos te ayudarán a convertirte en un maestro en el uso del software, haciendo que la contabilidad de la gestión de la propiedad sea una tarea fácil.
Pero los vídeos de formación no son sólo para ti, sino también para tu equipo. Tu equipo de contabilidad puede operar eficientemente el software cuando sea necesario.
5. Escalabilidad y mejora continua
La automatización no es cosa de una sola vez, sino un proceso continuo.
El mundo de la gestión inmobiliaria cambia constantemente. Por lo tanto, es necesario mantenerse al día.
La mejora continua significa que siempre estás buscando formas de hacer que las cosas funcionen aún mejor.
Tal vez encuentres una forma más rápida de cobrar el alquiler o una manera más brillante de hacer un seguimiento de los gastos. Esta mejora facilita aún más la gestión de tu propiedad.
Al mejorar continuamente tus procesos automatizados, te mantienes al día con los últimos y más excelentes métodos.
¿Cómo puede un PMS mejorar la contabilidad de tu gestión de propiedades?
Si estás gestionando un apartamento, un hotel u otras propiedades que requieren múltiples inquilinos o huéspedes, mantener un registro contable actualizado puede llegar a ser muy abrumador.
Un sistema de gestión de propiedades facilita todas tus funciones administrativas como administrador de propiedades.
Con la automatización, se encarga de tareas como el seguimiento de alquiler, el cálculo de los gastos, y la creación de informes - todo sin mover un dedo.
Booking Ninjas es una solución todo en uno para la gestión eficaz de la propiedad. Tiene excelentes características de software de contabilidad que te permiten gestionar tu contabilidad en un solo ecosistema.
No hay necesidad de mover los datos cada vez que quieras almacenar tus registros financieros.
Booking Ninjas es tan fácil de usar que no necesitas ser un experto en tecnología para maximizar su potencial.
Además, Booking Ninjas es un software basado en la nube. Por lo tanto, todos tus datos financieros se almacenan de forma segura y protegida contra el acceso no autorizado.
Como administrador de propiedades o propietario, puedes administrar las finanzas de tu propiedad sin problemas.
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