Wie man einen Coworking Space gründet

In einer Welt, in der Coworking die neue Art des Arbeitens ist, mit ca. 3,1 Millionen Coworkern weltweit und mehr als 14 Tausend Coworking Spaces rund um den Globus, ist es nicht verwunderlich, dass Sie jetzt den besten Zeitpunkt für die Gründung eines Coworking Spaces sehen, aber erwägen Sie dieses Geschäft aus den richtigen Gründen?

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Was ist der Grund, warum Sie einen Coworking Space eröffnen wollen? Wollen Sie Profit machen oder von dem sprudelnden kreativen Umfeld profitieren? Es gibt keine richtige oder falsche Antwort, aber ein gutes Verständnis Ihres Geschäftsmodells ist von entscheidender Bedeutung für Ihren Erfolg.

Antworten auf Ihre Vision, Ihr Ziel und Ihr Motiv zu finden, mag zunächst schwierig und etwas abstrakt erscheinen, weshalb der Einsatz eines Tools dabei helfen kann, diese Antworten auf die konstruktivste Weise zu finden.

Das Business Model Canvas ist ein visueller Fahrplan, der Ihnen bei der Beantwortung der Frage hilft, wie Sie Ihr Produkt bereitstellen und Ihre Kunden erreichen wollen, und ein hervorragendes Instrument, um die Hauptfunktionen Ihres Coworking Space zu bestimmen. 

Sind Co-Working Spaces profitabel?

Um es gleich vorweg zu nehmen - die Gründung eines Coworking Space ist nicht nur ein Zuckerschlecken. Tatsächlich sind laut der Global Coworking Survey nur 43 % der Coworking Spaces profitabel, was bedeutet, dass 57 % nachteilig sind.

Das liegt aber nur daran, dass die meisten Leute in das Geschäft einsteigen, ohne alle wichtigen Einnahmequellen von Coworking Spaces zu nutzen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie die Rentabilität eines Coworking Spaces erhöhen können; fast 90 % der Coworking Spaces erwirtschaften einen Gewinn, wenn sie mindestens drei dieser Bedingungen erfüllen..

Privatbüros über Schreibtischen

Etwa jeder neunte Coworking Space vermietet mehr als 60 % seiner Fläche als private Büros. Es gibt eine Verschiebung hin zu Privatbüros, die am häufigsten nachgefragt werden, und zu eigenen Schreibtischen, die ebenfalls benötigt werden.

Nicht alle Mitglieder können in einem offenen Raum arbeiten. Das Coworking- und Büromodell ermöglicht diesen Kunden den Zugang zu einem eigenen Raum.

Vertikale Integration nutzen

Die Idee der vertikalen Integration besteht darin, die Zahl der Transaktionen pro Mitglied zu erhöhen, indem man sich um alle Bedürfnisse der Mitglieder kümmert. Dies können Sie erreichen, indem Sie strategische Partnerschaften und Übernahmen mit Unternehmen eingehen, die die meisten Bedürfnisse Ihrer Kunden abdecken.

Zu den üblichen Zusatzleistungen gehören Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Kinderbetreuung, Spa, Massagesalon, Fitnessbereich, Bildungskurse, Freizeitangebote usw.

Wenn Sie die vertikale Integration nutzen, sollten Sie nicht vergessen, alles zu automatisieren (Buchungen, Zahlungen, Zugang und mehr). So können Sie Geld und Zeit sparen und Ihren Kunden ein besseres Erlebnis bieten.

Langfristig denken

Welche Pläne Sie auch immer in Bezug auf Ihren Coworking Space schmieden, Sie müssen ein langfristiges Bild vor Augen haben, das Sie im Auge behalten sollten.

Statistisch gesehen läuft ein Raum umso besser, je länger er in Betrieb ist. Die zweite Global Coworking Survey zeigt, dass 72 % aller Coworking Spaces nach mehr als zwei Jahren Betrieb rentabel werden.

Beachten Sie, dass es Faktoren gibt, die als wesentliche Elemente für einen profitablen Coworking Space identifiziert wurden. Diese Faktoren sind:

• das Alter des Coworking Space und
• die Anzahl der Mitglieder

Diese beiden Faktoren sind vor allem zeitabhängig.

Wohlhabende Kunden ansprechen

Die Mehrheit der Nutzer von Coworking Spaces sind tatsächlich Freiberufler, aber wenn alle Ihre Mitglieder Freiberufler sind, werden Sie wahrscheinlich nicht viel verdienen und einige der Strategien zur vertikalen Integration, die Sie ausprobieren, werden nicht funktionieren. Und warum? Weil die meisten Freiberufler nicht viel verdienen.

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Das bedeutet, dass Sie Ihr Zielpublikum auf wohlhabende Kunden wie z. B.:

• Startups mit Remote-Teams
• Technologieunternehmen wie Google und Facebook
• Großkonzerne wie Coca-Cola und Nestle.
• Geschäftsinhaber/Manager

Die meisten Mitarbeiter sind froh, die Umgebung zu wechseln und die Flexibilität eines Coworking Space zu erleben. Sprechen Sie diese Art von Unternehmen an, um zu sehen, ob sie ein Satellitenbüro in der Nähe Ihres Coworking Space einrichten möchten, was wiederum Ihre Einnahmen steigern könnte.

Möglichkeiten zur Kostensenkung nutzen

Damit Sie weniger Geld für den Start Ihres Coworking Space ausgeben müssen, können Sie einige der folgenden Punkte berücksichtigen:

• Beginnen Sie Ihr Modell mit einer kleineren Grundfläche.
• Verhandeln Sie mit einem privaten Versicherungsanbieter für Ihr Gewerbeobjekt.
• Verhandeln Sie mit Ihrem Vermieter über eine tilgungsfreie Zeit für die Miete, um Ihre Räumlichkeiten in Betrieb zu nehmen.

Was müssen Sie beachten, bevor Sie einen Coworking Space eröffnen?

Nachdem nun das Motiv für die Eröffnung Ihres Coworking Space feststeht und die potenziellen (finanziellen und nicht-finanziellen) Gewinne erörtert wurden, ist es an der Zeit, über die praktischen Dinge zu sprechen, die vor der Eröffnung eines Coworking Space zu beachten sind.

Was ist Ihr Zielmarkt?

Welche Arten von Menschen nutzen Coworking Spaces am ehesten?

Wie bereits erwähnt, sind die meisten Nutzer von Coworking Spaces Remote Worker/Freiberufler. Aber Sie könnten Ihren Markt erweitern, um mehr Menschen zu bedienen, einschließlich kleiner Unternehmen/Teams, Firmenkunden, Softwareentwickler und IT-Dienstleistungen, Finanz- und Rechtsdienstleistungen, Marketing- und Werbedienstleistungen.

Die Entwicklung eines Coworking-Marketingplans, der Ihre Dienstleistungen den verschiedenen Nutzertypen vermittelt, ist die beste Lösung, da er Ihnen hilft, Wege für zukünftiges Wachstum zu finden.

Marktforschung und -analyse

Der Weg zur Gründung eines Coworking Space beginnt mit einer umfassenden Marktanalyse. In dieser entscheidenden Phase sollten Sie sich auf eine sorgfältige Marktforschung und -analyse einlassen, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, die den Weg Ihres Vorhabens bestimmen werden.

Beginnen Sie damit, Ihr Zielpublikum zu identifizieren - verstehen Sie ihre beruflichen Bedürfnisse, Vorlieben und die Art der Einrichtungen, die sie ansprechen. Dieses tiefgreifende Verständnis ist ausschlaggebend für die Anpassung Ihres Coworking Space an die unterschiedlichen Anforderungen der potenziellen Mitglieder.

Gleichzeitig sollten Sie die Nachfrage nach Coworking an dem von Ihnen gewählten Standort ermitteln. Erforschen Sie die Dynamik des lokalen Business-Ökosystems, um die Rentabilität Ihres Vorhabens zu ermitteln. Untersuchen Sie die wirtschaftliche Landschaft, Branchentrends und Wachstumsprognosen, um Ihren Coworking Space strategisch zu positionieren.

Eine sorgfältige Analyse der Konkurrenz ist unerlässlich. Ermitteln Sie bestehende Coworking Spaces in Ihrem Zielgebiet, untersuchen Sie deren Angebote, Preismodelle und Mitgliederdemografie. Diese Informationen über die Konkurrenz werden Ihnen nicht nur helfen, Ihre Alleinstellungsmerkmale zu verfeinern, sondern auch Möglichkeiten zur Differenzierung aufzudecken.

Mit einem umfassenden Verständnis des Marktes können Sie ein überzeugendes Wertversprechen für Ihren Coworking Space erarbeiten.

Diese anfängliche Vorarbeit bildet die Grundlage für eine fundierte Entscheidungsfindung in den nachfolgenden Phasen der Standortwahl, der Gestaltung und der Geschäftsstrategie. Im Wesentlichen hängt der Erfolg Ihres Coworking Space von der Gründlichkeit Ihrer Marktforschung und -analyse ab.

Wo sollte Ihr Coworking Space angesiedelt sein?

Wenn Sie einen Coworking Space eröffnen, sollten Sie als erstes daran denken, eine Gemeinschaft von Menschen aufzubauen, die an der Arbeit in einem Coworking Space interessiert sind. Sobald Sie den Bedarf in einem bestimmten Gebiet ermittelt haben, können Sie sich auf die Suche nach dem richtigen Gebäude für Ihren Coworking Space machen.

Beim Coworking geht es vor allem um die Bequemlichkeit, also müssen Sie Dinge wie die Entfernung zwischen Ihrem Coworking Space und dem Wohnort der meisten Ihrer Zielgruppen berücksichtigen und mehr.

Mehr als 80 % der Betreiber entscheiden sich für einen Mietvertrag, weil dadurch einige der mit dem Eigentum verbundenen Belastungen wegfallen, was jedoch oft zu hohen Mietzinssteigerungen führt, wenn es Zeit für eine Erneuerung ist. Die Untervermietung ist eine billigere und bequemere Lösung.

Was sollte Ihr Coworking Space haben?

Unabhängig von der Zielgruppe, die Sie bedienen wollen, sollten die meisten Coworking Spaces über folgende Grundausstattung verfügen :-

• Möbel und Einrichtungsgegenstände
• Internet
• Wi-Fi
• Ethernet-Verkabelung
• Annehmlichkeiten
• Drucker
• Konferenzraum
• Tee, Kaffee und Snacks

Einige Coworking Spaces bieten auch Startup-Ressourcen wie digitale Assets, Coaches, Berater und sogar coole Tools wie 3D-Drucker und andere technische Geräte, zu denen Sie vielleicht nicht immer Zugang haben.

Wie soll der Coworking Space innen gestaltet werden?

Wir sind uns alle einig, dass schöne Dinge sehr wirksam sind, um Menschen anzuziehen. Deshalb ist das Aussehen Ihres Coworking Space fast genauso wichtig wie die angebotenen Dienstleistungen.

Traditionelle Unternehmensbüros experimentieren seit langem mit verschiedenen Layouts auf der Suche nach einer Möglichkeit, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu verbessern. Zum Glück sind Coworking Spaces etwas flexibler und können leicht ein „gemischtes Layout“ aus Privatbüros, Gemeinschaftsbereichen und Gemeinschaftsschreibtischen schaffen, um ein gutes Gleichgewicht zwischen den Bereichen für die Zusammenarbeit und den Schwerpunktbereichen zu schaffen.

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Annehmlichkeiten und Einrichtungen Planung von Einrichtungen und Serviceangeboten

In der dynamischen Landschaft des modernen Arbeitsplatzes haben sich Co-Working-Spaces zu lebendigen Zentren entwickelt, die Zusammenarbeit, Innovation und Gemeinschaft fördern.

Um einen erfolgreichen Co-Working-Space einzurichten, ist eine sorgfältige Planung der Ausstattung und der Einrichtungen unerlässlich. Dabei geht es nicht nur um die Bereitstellung grundlegender Ressourcen, sondern auch um die Schaffung eines Umfelds, das den unterschiedlichsten Bedürfnissen gerecht wird und gleichzeitig das Zusammengehörigkeitsgefühl der Mitglieder fördert.

Die Bedürfnisse der Mitglieder verstehen

Bevor Sie mit der Planung von Einrichtungen und Anlagen beginnen, müssen Sie die besonderen Anforderungen Ihrer Zielgruppe verstehen.

Verschiedene Fachleute, Start-ups und Freiberufler haben unterschiedliche Bedürfnisse, die von privaten Büros bis zu offenen Räumen für die Zusammenarbeit reichen. Führen Sie Umfragen durch, halten Sie Fokusgruppen ab und analysieren Sie Markttrends, um die Vorlieben und Prioritäten Ihrer potenziellen Mitglieder zu ermitteln.

Vielseitiges Design der Arbeitsräume

Einer der grundlegenden Aspekte bei der Planung von Annehmlichkeiten ist die Gestaltung eines vielseitigen Arbeitsbereichs. Erwägen Sie die Einrichtung von Einzelbüros, speziellen Schreibtischen und offenen Bereichen, um ein breites Spektrum an Arbeitsvorlieben zu berücksichtigen.

Achten Sie darauf, dass das Layout fließende Bewegungen fördert und Räume für konzentriertes Arbeiten, Teamarbeit und zwanglose Interaktionen bietet.

Wesentliche Infrastruktur

Eine zuverlässige und effiziente Infrastruktur bildet das Rückgrat eines jeden Co-Working-Spaces. Hochgeschwindigkeits-Internet, sicheres Wi-Fi und fortschrittliche technische Unterstützung sind nicht verhandelbar.

Darüber hinaus tragen Investitionen in ergonomische Möbel, hochwertige Beleuchtung und Schallschutzmaßnahmen zu einem komfortablen und produktiven Arbeitsumfeld bei.

Besprechungsräume für jeden Anlass

Erfolgreiche Co-Working Spaces bieten eine Vielzahl von Besprechungsräumen, die auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Von formellen Sitzungsräumen für Kundenpräsentationen bis hin zu zwanglosen Besprechungsräumen für schnelle Teambesprechungen - die Bereitstellung verschiedener Besprechungsräume erhöht die Gesamtfunktionalität des Arbeitsbereichs.

Gut ausgestattete Küche und Erfrischungsbereiche

Die Schaffung eines Gemeinschaftsgefühls geht oft über arbeitsbezogene Aktivitäten hinaus. Eine gut ausgestattete Küche oder Erfrischungsräume fördern eine zwanglose, soziale Atmosphäre, in der sich die Mitglieder bei Kaffee oder Mahlzeiten austauschen können.

Diese einfachen Annehmlichkeiten können erheblich dazu beitragen, ein starkes Gefühl der Kameradschaft unter den Mitarbeitern zu schaffen.

Gesundheits- und Wellness-Initiativen

Die Integration von Gesundheits- und Wellnessangeboten ist ein wachsender Trend in Co-Working Spaces. Erwägen Sie Fitnesseinrichtungen, Meditationsräume oder Wellnessprogramme, um das ganzheitliche Wohlbefinden Ihrer Mitglieder zu fördern.

Diese Angebote steigern nicht nur die Attraktivität Ihrer Räumlichkeiten, sondern tragen auch zu einer gesünderen und engagierteren Gemeinschaft bei.

Flexibilität bei Ausstattungspaketen

Da verschiedene Mitglieder unterschiedliche Bedürfnisse haben, sollten Sie bei der Zusammenstellung der Annehmlichkeiten flexibel sein.

Ob es sich nun um abgestufte Mitgliedschaftspläne handelt oder um die Möglichkeit für Mitglieder, ihre Annehmlichkeiten individuell zu gestalten, dieser Ansatz stellt sicher, dass jeder Einzelne seine Erfahrungen an seine beruflichen Anforderungen anpassen kann.

Ökologische Nachhaltigkeit

Die Einbeziehung nachhaltiger Praktiken ist nicht nur eine verantwortungsvolle Entscheidung, sondern entspricht auch den Werten vieler moderner Berufstätiger.

Erkunden Sie umweltfreundliche Optionen für Möbel, energieeffiziente Beleuchtung und Initiativen zur Abfallvermeidung, um einen umweltbewussten Co-Working Space zu schaffen.

Regelmäßige Feedback-Schleifen

Nach der Umsetzung Ihres Ausstattungsplans sollten Sie regelmäßige Feedbackschleifen mit Ihren Mitgliedern einrichten.

Dieser ständige Dialog ermöglicht es Ihnen, auf veränderte Bedürfnisse zu reagieren, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und das Gesamterlebnis in Ihrem Co-Working Space kontinuierlich zu verbessern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine gut durchdachte Strategie für die Planung von Ausstattung und Einrichtungen für den Erfolg eines Co-Working-Spaces unerlässlich ist. 

Indem Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitglieder in den Vordergrund stellen, ein vielseitiges und ansprechendes Umfeld schaffen und auf sich entwickelnde Trends reagieren, können Sie einen Raum schaffen, der die Erwartungen Ihrer vielfältigen Gemeinschaft nicht nur erfüllt, sondern übertrifft.

Zu den von Coworking Spaces angebotenen Dienstleistungen gehören die beste Geschäftsausstattung und administrative Unterstützung, so dass Sie Ihren idealen Arbeitsbereich schaffen können - ohne den Overhead. Hier ist eine kurze Liste von Annehmlichkeiten, die Sie anbieten können:

• Lagerung
• Tee/Kaffee
• Post- und Paketservice
• Virtuelle Geschäftsadresse
• Vorratskammer
• Elektrizität/Wartung
• Parken (ungewöhnlich)
• Drucken
• Zugang zu Konferenzräumen
• Rezeption/Wartebereich
• Yoga
• Schlafräume

Wie viel kostet es, einen Coworking Space zu eröffnen?

Sobald Sie einen für Ihre Zielkunden geeigneten Standort gefunden haben, können Sie sich Gedanken über Kosten und Budget machen.

Wenn Sie ein Grundstück gekauft haben, um Ihren Coworking Space zu eröffnen, müssen Sie zusätzliche Kosten wie Bauvorschriften und städtische Genehmigungen berücksichtigen - alles Dinge, die sich schnell zu anderen Kosten summieren können. Die Bestimmung, wie viel Flexibilität und Kontrolle Sie in Ihrem Coworking Space wünschen, wird Ihnen helfen, den besten Kostenansatz zu finden.

Schließlich müssen Sie entscheiden, wie Sie Ihren Coworking Space finanzieren wollen. Werden Sie Ihr eigenes Geld verwenden oder Investoren finden? Sie können auf eine Vielzahl von Finanzierungsquellen zurückgreifen, von lokalen Behörden bis hin zu Personen mit einem Immobilienportfolio, wohlhabenden Freunden und der Familie.

Finanzplanung und Budgetierung

Die Eröffnung eines Coworking Space erfordert eine sorgfältige Finanzplanung und Budgetierung, um langfristige Nachhaltigkeit und Erfolg zu gewährleisten. In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Aspekte des Finanzmanagements ein, die Unternehmer beim Einstieg in die Coworking-Branche berücksichtigen sollten.

Anfangsinvestition:

• Einer der wichtigsten Schritte bei der Finanzplanung für einen Coworking Space ist die Ermittlung der erforderlichen Anfangsinvestition. Dazu gehören die Kosten für die Anmietung oder den Kauf eines geeigneten Raums, die Renovierung oder Anpassung der Innenausstattung sowie die Anschaffung von Möbeln und Geräten. Es ist wichtig, eine gründliche Kostenanalyse durchzuführen, um zu vermeiden, dass der Kapitalbedarf für einen erfolgreichen Start unterschätzt wird.

Betriebliche Kosten:

• Sobald der Coworking Space in Betrieb ist, werden die laufenden Betriebskosten zu einem wichtigen Faktor. Dazu gehören Miete, Nebenkosten, Wartung, Reinigungsdienste und Personalkosten. Eine genaue Schätzung dieser Kosten ist entscheidend für die Festlegung von Mitgliedschaftspreisen, die die Betriebskosten decken und gleichzeitig auf dem Markt wettbewerbsfähig sind.

Mitgliedschaftsmodelle und Preisgestaltungsstrategien:

• Die Wahl der richtigen Mitgliedschaftsmodelle und Preisstrategien ist ein entscheidender Aspekt der Finanzplanung. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Nachfrage auf dem lokalen Markt, die Preisgestaltung der Wettbewerber und das einzigartige Wertversprechen Ihres Coworking Space. Zu den Optionen gehören monatliche Mitgliedschaften, Tagespässe oder sogar spezielle Pläne für Teams oder Unternehmen.

Einnahmeströme

• Die Diversifizierung der Einnahmequellen kann zur finanziellen Stabilität eines Coworking Space beitragen. Zusätzlich zu den Standardmitgliedschaften sollten Sie Möglichkeiten für zusätzliche Dienstleistungen wie die Vermietung von Konferenzräumen, die Ausrichtung von Veranstaltungen oder die Bereitstellung von Premium-Annehmlichkeiten gegen eine zusätzliche Gebühr prüfen. Diese zusätzlichen Einnahmequellen können erheblich zur finanziellen Gesundheit des Unternehmens beitragen.

Prognosen für das Mitgliederwachstum:

• Entwickeln Sie realistische Prognosen für das Mitgliederwachstum im Laufe der Zeit. Ziehen Sie Marketingstrategien, gemeinschaftsbildende Maßnahmen und Netzwerkinitiativen in Betracht, um einen stetigen Zustrom von Mitgliedern zu erreichen. Eine durchdachte Wachstumsstrategie stimmt mit den Finanzprognosen überein und hilft bei der Planung der Skalierbarkeit.

Budgetierung für Marketing und Markenbildung:

• Stellen Sie einen Teil Ihres Budgets für Marketing- und Branding-Initiativen zur Verfügung. Wirksame Werbung ist entscheidend, um potenzielle Mitglieder zu gewinnen und eine starke Markenpräsenz in der Gemeinde zu etablieren. Dies kann Online-Werbung, Veranstaltungen in der Gemeinde und die Zusammenarbeit mit örtlichen Unternehmen umfassen.

Planung für Notfälle:

• Auch wenn Sie Ihre Finanzen noch so sorgfältig planen, können unerwartete Herausforderungen auftreten. Wenn Sie in Ihr Budget einen Fonds für unvorhergesehene Ausgaben einplanen, können Sie Risiken mindern und einen finanziellen Puffer für unvorhergesehene Umstände wie Konjunkturabschwünge oder unerwartete Wartungskosten schaffen.

Technologie-Infrastruktur:

• Investitionen in eine robuste technologische Infrastruktur sind für moderne Coworking Spaces unerlässlich. Dazu gehören Hochgeschwindigkeits-Internet, sichere Zugangssysteme und Tools für die Zusammenarbeit. Diese Investitionen tragen zwar zur Zufriedenheit der Mitglieder bei, sollten aber in die anfänglichen und laufenden Budgets einkalkuliert werden.

Coworking Space Business Plan

Ein Geschäftsplan ist ein Überblick über IhrImmobilienverwaltungsunternehmen und legt die Grundwerte, Strategien und den Wachstumsplan Ihres Unternehmens für die nächste Zukunft fest. Er erläutert Ihre Geschäftsziele und Ihre Strategie, um diese zu erreichen. Er enthält auch Marktforschungsdaten zur Unterstützung Ihrer Pläne.

Coworking Space Businessplan Vorlage herunterladen

Schritte zur Skalierung Ihres Coworking Space

Ihren Coworking Space zu gründen ist eine Sache, ihn auszubauen und auf seine optimale Kapazität zu skalieren ist eine andere. Dies hängt von verschiedenen Faktoren wie Ihrem Team, der Stärke Ihrer Gemeinschaft und Ihren Managementstrategien ab.

Wie verwaltet man einen Coworking Space?

Wenn Sie wissen, wer Ihre Kunden sind und was sie wollen, ist es wichtig, die richtigen Mitarbeiter einzustellen, die mit Ihnen zusammenarbeiten.

Die Anzahl und die Fähigkeiten der Mitarbeiter, die Sie benötigen, hängen von der Größe Ihrer Räumlichkeiten und den von Ihnen angebotenen Dienstleistungen ab, aber hier sind einige Positionen, die Sie in Betracht ziehen sollten:

• Technologie-Experte
• Manager eines Coworking Space
• Rezeptionist
• Community-Manager
• Vermarkter

Aber die Verwaltung eines Coworking Space geht über das Team hinaus, und es ist unmöglich, einen modernen Coworking Space ohne spezielle Verwaltungssoftware zu betreiben. Jeder Betreiber braucht sie, um die Dinge zu organisieren, das Geschäft und die Gemeinschaft zu fördern und die tägliche Nutzung der Einrichtung für die Kunden einfach und effizient zu gestalten. Hier ist eine kurze Liste von Vorteilen, die Sie mit einer großartigen Workspace-Management-Software erhalten:

• Eine einheitliche Mitgliederdatenbank
• Automatisierung von Verwaltungsaufgaben
• Überprüfung der Verfügbarkeit von Räumen in Echtzeit
• Online-Buchung von Büroflächen, Schreibtischen und Besprechungsräumen
• Web- und Mobil-Apps zur Selbstbedienung für Mitglieder
• Check-in für Gäste und digitaler Zugang
• Abrechnung und Fernzahlung
• Externer Verkauf
• Verwaltung von Veranstaltungen
• Kundenbetreuung
• Newsfeed, Mitgliedsvorteile und Werbung für Mehrwertdienste
• Kostenoptimierung und Leistungsüberwachung

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Gemeinschaftsbildung und Vernetzung 

Eine lebendige und engagierte Gemeinschaft ist entscheidend für langfristigen Erfolg. Eine florierende Gemeinschaft zieht nicht nur Mitglieder an, sondern fördert auch die Zusammenarbeit, Innovation und das Gefühl der Zugehörigkeit. Hier finden Sie wichtige Strategien für den Aufbau und die Pflege einer starken Gemeinschaft in Ihrem Coworking Space.

Definieren Sie Ihre Gemeinschaftsvision:

• Bevor Sie mit dem Aufbau einer Gemeinschaft beginnen, sollten Sie eine klare Vision für Ihren Coworking Space formulieren. Verstehen Sie die Werte und Ziele, die die Community-Kultur prägen werden. Richten Sie sich an Tech-Profis, Kreative oder eine Mischung aus verschiedenen Branchen? Die Definition dieser Vision wird Ihnen dabei helfen, Gleichgesinnte zu gewinnen.

Veranstalten Sie Networking-Events:

• Veranstaltungen bieten eine Plattform für Mitglieder, um Kontakte zu knüpfen, Ideen auszutauschen und Beziehungen aufzubauen. Organisieren Sie regelmäßig Netzwerkveranstaltungen, Workshops und Seminare, die auf die Interessen Ihrer Gemeinschaft abgestimmt sind. Diese Veranstaltungen bieten Gelegenheit zur Zusammenarbeit und zum Wissensaustausch und stärken die Bindungen zwischen Ihren Mitgliedern.

Online-Plattformen schaffen:

• Nutzen Sie digitale Tools, um Ihre Gemeinschaft über den physischen Arbeitsbereich hinaus zu erweitern. Richten Sie eine Online-Plattform ein, z. B. ein spezielles soziales Netzwerk oder ein Forum, auf dem die Mitglieder kommunizieren, Ressourcen austauschen und sich über Veranstaltungen auf dem Laufenden halten können. Fördern Sie ein Gefühl der Kontinuität und der Verbundenheit sowohl in der physischen als auch in der virtuellen Welt.

Erleichtern Sie die Vorstellung der Mitglieder:

• Stellen Sie aktiv Mitglieder vor, die gemeinsame Interessen oder sich ergänzende Fähigkeiten haben. Diese persönliche Note kann Kooperationen, Partnerschaften und Freundschaften innerhalb der Gemeinschaft fördern. Ermutigen Sie die Mitglieder, sich zu vernetzen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten, um die Idee zu stärken, dass der Coworking Space nicht nur ein Arbeitsplatz ist, sondern ein Ökosystem der Zusammenarbeit.

Ermutigung zur Mitgestaltung:

• Geben Sie Ihren Mitgliedern die Möglichkeit, zur Coworking-Erfahrung beizutragen. Bitten Sie sie um ihren Beitrag zu Veranstaltungen, Einrichtungen und Gemeinschaftsinitiativen. Mitgestaltung steigert nicht nur die Zufriedenheit der Mitglieder, sondern fördert auch das Gefühl der Eigenverantwortung, so dass sie mehr in den Erfolg des Raums investieren.

Errungenschaften anerkennen und würdigen:

• Würdigen Sie die Leistungen Ihrer Mitglieder, ob privat oder beruflich. Diese Anerkennung kann durch eine einfache Erwähnung in einem Newsletter erfolgen, durch die Ausrichtung von Festveranstaltungen oder sogar durch die Bereitstellung von Räumlichkeiten, in denen die Mitglieder ihre Arbeit präsentieren können. Die Würdigung von Leistungen fördert eine positive und unterstützende Atmosphäre.

Umsetzung von Mentorenprogrammen:

• Richten Sie in Ihrem Coworking Space Mentorenprogramme ein. Erfahrene Mitglieder können Neulinge anleiten und unterstützen, indem sie Erkenntnisse und Fachwissen weitergeben. Mentorenprogramme schaffen ein unterstützendes Umfeld und erleichtern den Wissenstransfer, wodurch die gesamte Kultur der Zusammenarbeit gefördert wird.

Rückkopplungsschleifen:

• Holen Sie regelmäßig Feedback von Ihrer Gemeinschaft ein, um deren Bedürfnisse und Anliegen zu verstehen. Schaffen Sie Kanäle für eine offene Kommunikation und gehen Sie aktiv auf alle Probleme ein, die auftreten. Dies zeigt nicht nur, dass Sie den Input Ihrer Mitglieder schätzen, sondern hilft auch, den Coworking Space kontinuierlich zu verbessern.

Initiativen zur Förderung von Vielfalt und Eingliederung:

• Fördern Sie Vielfalt und Integration in Ihrer Gemeinschaft. Ermutigen Sie eine Mischung von Hintergründen, Branchen und Perspektiven. Dies bereichert das kollaborative Umfeld, fördert die Kreativität und stellt sicher, dass Ihr Coworking Space für Menschen aus allen Gesellschaftsschichten offen ist.

Kontinuierliches Engagement:

• Der Aufbau einer Gemeinschaft ist ein kontinuierlicher Prozess. Bleiben Sie in Kontakt mit Ihren Mitgliedern, hören Sie auf ihre sich verändernden Bedürfnisse und passen Sie Ihre Strategien zum Aufbau einer Gemeinschaft entsprechend an. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Gemeinschaftsinitiativen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie relevant und wirkungsvoll bleiben.

Abschließend lässt sich sagen, dass der Erfolg eines Coworking Space von der Stärke seiner Gemeinschaft abhängt. Indem Sie Verbindungen fördern, die Zusammenarbeit anregen und sich an die sich verändernden Bedürfnisse Ihrer Mitglieder anpassen, können Sie ein dynamisches und unterstützendes Umfeld schaffen, das ein breites Spektrum an Fachleuten anzieht und bindet.

Rechtliche und regulatorische Erwägungen bei der Gründung eines Co-Working Space

Die Eröffnung eines Co-Working-Spaces ist ein aufregendes Unterfangen, das eine sorgfältige Planung erfordert, von der Wahl des richtigen Standorts bis zur Gestaltung eines inspirierenden Arbeitsbereichs. Einer der wichtigsten Schritte auf diesem Weg ist jedoch die Navigation durch die komplexe Landschaft rechtlicher und regulatorischer Überlegungen.

In diesem Abschnitt gehen wir auf die wichtigsten Aspekte ein, die angehende Co-Working-Space-Besitzer beachten müssen, um die Einhaltung der Vorschriften und einen reibungslosen Start zu gewährleisten.

Verständnis von Zoneneinteilung und Genehmigungen

Bevor Sie einen Mietvertrag unterzeichnen oder in eine Immobilie für Ihren Co-Working Space investieren, sollten Sie sich unbedingt über die örtlichen Bebauungsvorschriften informieren. Die Gesetze zur Zoneneinteilung sind von Land zu Land unterschiedlich und können darüber entscheiden, ob ein bestimmter Standort für gewerbliche Zwecke wie einen Co-Working Space geeignet ist.

Die Einschaltung der örtlichen Behörden und die Einholung der erforderlichen Genehmigungen sind von entscheidender Bedeutung, um spätere rechtliche Probleme zu vermeiden. Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen beabsichtigte Nutzung mit den Anforderungen der Zoneneinteilung übereinstimmt, um potenzielle Rückschläge zu vermeiden.

Mietvereinbarungen und Verhandlungen

Zur Sicherung eines geeigneten Standorts für Ihren Co-Working Space gehört auch die Aushandlung von Mietverträgen. Achten Sie genau auf die Bedingungen, da sie sich erheblich auf Ihr Unternehmen auswirken können. Verhandeln Sie Flexibilität für den Fall künftiger Erweiterungen oder Änderungen Ihres Geschäftsmodells.

Ziehen Sie außerdem in Erwägung, sich bei der Prüfung von Mietverträgen rechtlich beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass Sie die Bedingungen und Verpflichtungen vollständig verstehen.

Einhaltung von Bauvorschriften

Die Einhaltung der Bauvorschriften ist unerlässlich, um die Sicherheit Ihres Co-Working-Spaces und seiner Nutzer zu gewährleisten. Arbeiten Sie eng mit Architekten und Bauunternehmern zusammen, um sicherzustellen, dass Design und Layout den örtlichen Bauvorschriften entsprechen.

Brandschutzmaßnahmen, Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen und andere baurechtliche Anforderungen müssen in die Gestaltung und Konstruktion des Raums integriert werden.

Geistiges Eigentum und Markenbildung

Der Schutz der Marke und des geistigen Eigentums Ihres Co-Working-Spaces ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Lassen Sie Ihren Firmennamen und Ihr Logo registrieren, um eine unbefugte Nutzung durch andere zu verhindern.

Wenden Sie sich an Rechtsexperten, um Vereinbarungen zum Schutz Ihres geistigen Eigentums und Richtlinien für das Verhalten der Mitglieder innerhalb des Raums zu erstellen.

Datenschutz und Sicherheit

In Co-Working-Spaces werden aufgrund der gemeinsam genutzten Infrastruktur und technischen Ressourcen häufig sensible Daten verarbeitet. Führen Sie robuste Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen ein, um sowohl Ihr Unternehmen als auch die vertraulichen Informationen Ihrer Mitglieder zu schützen.

Legen Sie klare Richtlinien für die Nutzung, Speicherung und den Schutz von Daten fest und sorgen Sie für die Einhaltung der einschlägigen Datenschutzgesetze.

Beschäftigungs- und Arbeitsgesetze

Wenn Ihr Co-Working Space Angestellte haben wird, machen Sie sich mit den örtlichen Arbeitsgesetzen vertraut.

Stellen Sie sicher, dass Arbeitsverträge, Arbeitsbedingungen und Vergütungspakete den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Es ist wichtig, ein positives und gesetzeskonformes Arbeitsumfeld zu schaffen, um eine gesunde Beziehung zu Ihrem Team zu fördern.

Versicherungsschutz

Ein umfassender Versicherungsschutz ist ein kluger Schritt, um die mit dem Betrieb eines Co-Working-Spaces verbundenen Risiken zu mindern. Ziehen Sie Policen in Betracht, die Sachschäden, Haftpflicht und Betriebsunterbrechung abdecken.

Lassen Sie sich von Versicherungsexperten beraten, um den Versicherungsschutz auf die spezifischen Bedürfnisse und Risiken Ihres Unternehmens abzustimmen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das rechtliche und regulatorische Umfeld für Co-Working-Spaces sehr vielschichtig ist und sorgfältige Überlegungen erfordert.

Wenden Sie sich an Rechtsexperten, die sich auf Gewerbeimmobilien und Wirtschaftsrecht spezialisiert haben, um diese Komplexität effektiv zu bewältigen.

Wenn Sie sich proaktiv mit diesen rechtlichen Aspekten auseinandersetzen, schaffen Sie eine solide Grundlage für den Erfolg und die Nachhaltigkeit Ihres Co-Working-Spaces.

Mehr lesen:Was ist Gemeinschaftsbildung im Coworking: Ein einfacher Leitfaden

Warum scheitern Coworking Spaces?

Laut Deskmag liegt die Misserfolgsquote bei Coworking Spaces bei 10 %, und jeder kann ein Opfer sein. Sogar große Namen wie WeWork haben mit den Herausforderungen von Coworking Spaces gekämpft, aber zum Glück können Sie von ihnen lernen.

Einige Herausforderungen entstehen, wenn Sie Ihren Coworking Space vergrößern, aber hier sind die grundlegenden Gründe, warum die meisten Coworking Spaces kurz nach ihrem Start scheitern.

Falscher Standort

Gemeinschaftsbüros sind in der Regel weniger erfolgreich, wenn sie sich in ländlichen Gegenden befinden. Wie bereits erwähnt, werden sich viele Ihrer potenziellen Kunden nicht für den Standort entscheiden, wenn er nur mit großem Zeitaufwand zu erreichen ist.

Die Einrichtungen rund um einen Coworking Space sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Von Restaurants über Fitnessstudios bis hin zu Parkplätzen - es ist wichtig, einen Ort zu wählen, der über die wichtigsten Einrichtungen in der Umgebung verfügt.

Schlechtes Layout und schlechte Infrastruktur

Wenn Sie bei der Gestaltung Ihres Layouts nicht an Ihre Kunden und deren Arbeitsbedürfnisse denken, schaffen Sie wahrscheinlich eine unvorteilhafte Umgebung für sie.

Eine durchdachte Planung wird viele Fachleute in Ihre Räumlichkeiten bringen. Die Menschen beurteilen einen Ort innerhalb von zwanzig Sekunden, nachdem sie ihn betreten haben, und Ihr Ort könnte übersehen werden, wenn er nicht gut aussieht.

Mangelnde Authentizität

Einige Coworking Spaces versuchen, die Geschäftsmodelle ihrer Konkurrenten zu kopieren, vor allem die von Giganten wie WeWork oder Impact Hub, und haben vor allem deshalb keinen Erfolg, weil sie nicht über die notwendigen Ressourcen verfügen.

Jeder erfolgreiche Raum hat seine Mission und seine Werte und zieht aufgrund dieser Faktoren eine bestimmte Kundschaft an. Definieren Sie Ihre Geschäftsphilosophie, und Sie werden Mitglieder gewinnen, deren Werte mit den Ihren übereinstimmen. Streben Sie immer nach Authentizität.

Tote Gemeinschaft

Beim Coworking geht es vor allem um das Gemeinschaftsgefühl und die Vernetzung. Deshalb ist es wichtig, eine Atmosphäre zu schaffen, die die Zusammenarbeit fördert und die Menschen zusammenbringt. Coworking Spaces, die sich nicht um den Aufbau einer sicheren Gemeinschaft kümmern, bleiben oft auf der Strecke, egal wie viele coole Annehmlichkeiten sie anbieten oder wie schön ihre Räumlichkeiten aussehen.

Nutzung des Property Management Systems 

Die Gründung eines Coworking Space erfordert eine sorgfältige Planung und den strategischen Einsatz von Technologie.Coworking Space Property Management Systeme spielen eine entscheidende Rolle bei der Rationalisierung der Abläufe, der Verbesserung der Erfahrung der Mitglieder und der Gewährleistung des Gesamterfolgs Ihres Unternehmens.

Hier finden Sie einen umfassenden Leitfaden, wie Sie PMS effektiv für Ihren Coworking Space nutzen können.

Effiziente Raumausnutzung:

• Nutzen Sie das PMS, um die Zuweisung von Arbeitsplätzen zu optimieren. Implementieren Sie Funktionen, die eine Echtzeitverfolgung der verfügbaren Schreibtische, Besprechungsräume und Gemeinschaftsbereiche ermöglichen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitglieder den von ihnen benötigten Platz leicht finden und reservieren können, wodurch die Gesamteffizienz Ihrer Coworking-Einrichtung maximiert wird.

Automatisierte Rechnungsstellung und Fakturierung:

• Optimieren Sie Ihre Finanzprozesse durch die Integration automatischer Abrechnungs- und Fakturierungssysteme in Ihr PMS. Diese Funktion ermöglicht die genaue Nachverfolgung von Mitgliedsbeiträgen und zusätzlichen Dienstleistungen und erleichtert nahtlose Transaktionen. Die Automatisierung reduziert den Verwaltungsaufwand und sorgt für einen reibungslosen, fehlerfreien finanziellen Arbeitsablauf.

Verwaltung der Mitgliedschaften:

• Implementieren Sie ein robustes Modul zur Mitgliederverwaltung in Ihrem PMS. Dieses sollte die Aufnahme von Mitgliedern, die Vertragsverwaltung und die Mitgliederdaten abdecken. PMS kann bei der Erstellung einer zentralen Datenbank helfen, die Kontaktdaten, Mitgliedschaftspläne und Rechnungsinformationen enthält. Dies vereinfacht nicht nur die Verwaltungsaufgaben, sondern bietet auch wertvolle Einblicke in die Präferenzen und Nutzungsmuster der Mitglieder.

Zugangskontrolle und Sicherheit:

• Erhöhen Sie die Sicherheitsmaßnahmen durch die Integration von Zugangskontrollsystemen in Ihr PMS. So können Sie den Zugang der Mitglieder zu verschiedenen Bereichen des Coworking Space auf der Grundlage ihrer Mitgliedschaftspläne verwalten. Ob mit Schlüsselkarten, mobilen Apps oder biometrischer Authentifizierung, PMS kann eine sichere und kontrollierte Umgebung für Ihre Mitglieder gewährleisten.

Buchung und Verwaltung von Ressourcen:

• Implementieren Sie ein Ressourcenbuchungssystem in Ihr PMS, um die Reservierung von Tagungsräumen, Veranstaltungsflächen und anderen Annehmlichkeiten zu optimieren. Die Mitglieder sollten in der Lage sein, Ressourcen einfach über das System zu buchen, und das PMS kann Erinnerungen und Benachrichtigungen automatisieren, wodurch Terminkonflikte reduziert und die allgemeine Zufriedenheit der Mitglieder verbessert werden.

Kommunikation und Gemeinschaftsbildung:

• Nutzen Sie die Kommunikationsmöglichkeiten von PMS, um die Interaktion der Mitglieder zu erleichtern. Funktionen wie In-App-Messaging, Community-Foren und Veranstaltungsankündigungen können das Gemeinschaftsgefühl in Ihrem Coworking Space stärken. Ermutigen Sie Ihre Mitglieder, sich über diese integrierten Kommunikationskanäle zu vernetzen, zusammenzuarbeiten und Ideen auszutauschen.

Instandhaltung und Facility Management:

• Nutzen Sie PMS, um Wartungsanfragen und einrichtungsbezogene Aufgaben zu verfolgen und zu verwalten. Dies gewährleistet eine gepflegte und angenehme Arbeitsumgebung für Ihre Mitglieder. Geplante Wartungs-, Reinigungs- und Reparaturarbeiten können über das System effizient koordiniert werden, wodurch Störungen des täglichen Betriebs minimiert werden.

Datenanalyse für die Entscheidungsfindung:

• Nutzen Sie die Möglichkeiten der Datenanalyse in Ihrem PMS, um Einblicke in das Mitgliederverhalten, die Raumnutzung und die Gesamtleistung zu erhalten. Die Analyse dieser Daten ermöglicht es Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die Raumaufteilung auf der Grundlage von Nutzungsmustern zu optimieren und die Dienstleistungen besser auf die Bedürfnisse Ihrer Gemeinschaft abzustimmen.

Integration mit externen Tools:

• Stellen Sie sicher, dass Ihr PMS nahtlos mit anderen wichtigen Tools und Plattformen zusammenarbeitet. Dazu gehören Buchhaltungssoftware, CRM-Systeme und Marketing-Tools. Ein gut integriertes Ökosystem steigert die Gesamteffizienz und verringert den Bedarf an manueller Dateneingabe und -abstimmung.

Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit:

• Wählen Sie ein PMS, das skalierbar ist und sich an künftiges Wachstum anpassen lässt. Wenn Ihr Coworking Space wächst, ist es wichtig, ein System zu haben, das zusätzliche Mitglieder, Räume und Funktionen aufnehmen kann. Ziehen Sie PMS-Lösungen in Betracht, die regelmäßig aktualisiert und erweitert werden, um mit den Branchentrends und den sich entwickelnden Coworking-Anforderungen Schritt zu halten.

Die Zukunft des Coworking

Laut Forbes entwickeln sich Coworking-Spaces zu einer schnell wachsenden Realität, und China ist führend in der Bewegung der gemeinsamen Wirtschaft.

Coworking Spaces sind unglaublich wertvoll für den Aufbau von Gemeinschaften, da sie Networking-Veranstaltungen und Workshops veranstalten können und einen Raum für Begegnungen und Brainstorming bieten.

Die Zukunft des Coworking ist vielversprechend und bietet unendlich viele Möglichkeiten. Von synchronisierten Kalendern bis hin zu interaktiven Dashboards und vielem mehr werden Coworking Spaces die neuesten Technologien bis zum Maximum ausschöpfen.

Coworking ist ein Dauerbrenner und wird sich wahrscheinlich noch weiter ausbreiten, vor allem dank der Millenials und der Generation Z, die bei dem Gedanken an herkömmliche Büroräume erschaudern. Laut Coworking Resources wird die Zahl der Coworking-Spaces weltweit bis 2022 voraussichtlich 25.968 erreichen, was einem Anstieg von 42 % gegenüber 2019 entspricht. Coworking hat die Art und Weise, wie Büroräume genutzt werden, völlig verändert, und es gibt keinen Weg zurück!